Credit Union of Southern California gewinnt wertvolle Kapazitäten für den Monatsabschluss zurück und schafft Echtzeit-Transparenz für Hunderte von Konten

DIE HERAUSFORDERUNG FÜR CU SOCAL

Manuelle Belastungen bei schneller Skalierbarkeit überwinden

Die rasante Entwicklung von CU SoCal – die Organisation verdoppelte ihre Bilanzsumme in knapp vier Jahren – überforderte schließlich die traditionellen Buchhaltungsprozesse des Teams. Als das Transaktionsvolumen stark anstieg, führte die Abhängigkeit von unterschiedlichen Tools wie DocuSign und internen E-Mail-Verläufen zu einem Engpass, der die Effizienz und Transparenz des Teams gefährdete.

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„Was den Bedarf an Automatisierung wirklich auslöste, war die manuelle Belastung durch Kontenabstimmungen und Saldenprüfungen. Wir verließen uns auf DocuSign und E-Mails, was mit unserem Umfang nicht mehr Schritt halten konnte.“

— Ninyus Youkhanneh, VP, Controller:in, CU SoCal

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Für ein milliardenschweres Institut war die manuelle Belastung der Hauptauslöser für Veränderungen. Ohne ein zentralisiertes System gab es keine Möglichkeit, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen oder Probleme zu erkennen, bevor sie eskalierten. Wie Ninyus bemerkte: „Wenn man Hunderte von Konten abstimmt, bieten E-Mails einfach nicht die Transparenz oder die Geschwindigkeit, die für ein milliardenschweres Institut erforderlich sind.“

WIE FLOQAST HILFT

Skalierbare Effizienz erreichen

Angesichts dieser zunehmenden Ineffizienzen prüfte das Team Softwareoptionen, darunter BlackLine und Trintech. FloQast setzte sich als klarer Sieger durch, dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, die auf die Komplexität von Kreditgenossenschaften zugeschnitten ist, und der überragenden Reaktionsfähigkeit seiner Support-Teams.

Eine entscheidende Komponente der Lösung war die Möglichkeit, sich direkt in das ERP-System der Kreditgenossenschaft, Symitar von Jack Henry, zu integrieren. Das Team nutzte FloQast Variance Analysis um einen Live-Feed mit automatisierten Finanzaktualisierungen einzurichten. Diese technische Umstellung ermöglichte es dem Team, sich von mühsamer Dateneingabe abzuwenden und sich auf Analysen auf höherer Ebene zu konzentrieren.

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„Dieser automatisierte Feed hat unseren gesamten Prozess vereinfacht. Er reduzierte den manuellen Arbeitsaufwand jeden Monat um vier bis fünf Stunden, sodass sich das Team auf die Zahlen konzentrieren konnte, anstatt sie mühsam zu suchen.“

— Ninyus Youkhanneh, VP, Controller:in, CU SoCal

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Wie alle Finanzinstitute unterliegt CU SoCal einer strengen behördlichen Aufsicht. FloQast spielte eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung von Compliance-Herausforderungen, indem es Klarheit in die Kontenabstimmungen brachte. Die integrierte Funktion zur Trendanalyse von Abweichungen der Plattform ermöglichte es dem Team, ungewöhnliche Schwankungen frühzeitig im Prozess zu erkennen – eine Fähigkeit, die unerlässlich ist, um potenzielle finanzielle Unstimmigkeiten in einer streng überwachten Branche aufzudecken. Wie Ninyus erklärte: „In FloQast werden Kontenabstimmungen in Echtzeit aktualisiert und erfordern eine Freigabe für den Abschluss. Diese Transparenz eliminiert Verzögerungen bei der Fortschrittsverfolgung und ermöglicht es dem Team, Bedenken zu erkennen und anzugehen, bevor sie eskalieren.“

Die Implementierung wurde von einem FloQast-Team unterstützt, das die einzigartigen Bedürfnisse einer Kreditgenossenschaft priorisierte. Während des RFP-Prozesses beantwortete FloQast jede Frage gründlich und berücksichtigte sogar spezifische Bankanforderungen. Darüber hinaus hat das Team kontinuierliche Updates der Plattform genutzt, wie die Möglichkeit, Varianz-Erklärungen aus Vormonaten in Echtzeit zu übertragen.

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„Der Fokus auf kontinuierliche Weiterentwicklung stellt sicher, dass sich das System an unsere sich ändernden Bedürfnisse anpasst. Das hohe Maß an Professionalität hat uns beeindruckt und FloQast zur ersten Wahl gemacht.“

— Ninyus Youkhanneh, VP, Controller:in, CU SoCal

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DER FLOQAST UNTERSCHIED

Strategische Wirkung und kulturelle Transformation vorantreiben

Die Implementierung von FloQast hat vielfältige Auswirkungen gezeigt, von messbaren Zeiteinsparungen bis hin zu einer vollständigen Transformation der Teamkultur.

Die Kreditgenossenschaft hat erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Effizienz und Compliance erzielt. Durch die Automatisierung der Varianzanalyse und die Optimierung der Monatsabschluss-Checklisten konnte CU SoCal seine Monatsabschluss-Frist von sechs auf fünf Tage verkürzen.Die Präzision des Tools hat auch das Risiko gemindert, indem sichergestellt wird, dass Posten innerhalb der entsprechenden Zeitfenster bearbeitet werden.

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„Wir haben veraltete Posten dank des Abstimmungsposten-Trackers von FloQast innerhalb angemessener Fristen abgeschrieben. Dieses Maß an Effizienz und Compliance-Unterstützung ist in unserem Umfeld wegweisend.“

— Ninyus Youkhanneh, VP, Controller:in, CU SoCal

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Über die technische Genauigkeit hinaus hat FloQast ein effizienteres und eigenverantwortlicheres Buchhaltungsteam gefördert. Indem die Wahrscheinlichkeit verpasster Aufgaben reduziert wurde, hat die Software Kapazitäten für laufende strategische Projekte und Weiterbildung freigesetzt. Die Mitarbeiter:innen können sich nun auf Projektumsetzungen oder andere Prozesseffizienzen konzentrieren, da Abstimmungsposten ohne „Raten“ durch FloQast laufen.

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„FloQast hat dem Team Sicherheit gegeben. Sie müssen nicht mehr unter engen, stressigen Zeitplänen für Kontenabstimmungen und Variance Analysis arbeiten. Diese Art von Stressabbau ist von unschätzbarem Wert.“

— Ninyus Youkhanneh, VP, Controller:in, CU SoCal

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Für CU SoCal sind die Auswirkungen von FloQast unverzichtbar. Durch die Unterstützung skalierbaren Wachstums und die Aufrechterhaltung wichtiger interner Kontrollen hat sich FloQast als vertrauenswürdiger Partner in der Kreditgenossenschaftsbranche erwiesen. Das Fehlen der Lösung wäre in der gesamten Organisation sofort spürbar; wie Ninyus bemerkte: „Wenn FloQast morgen verschwinden würde, würden wir den Unterschied sofort spüren. Die Menge an zusätzlichem Stress, Fehlerrisiko und manuellem Aufwand würde so viel von dem, was wir erreicht haben, zunichtemachen.“