Favoriser l'agilité financière : comment Jaguar Land Rover a transformé ses opérations financières

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Jaguar Land Rover (JLR), l'une des entreprises automobiles les plus emblématiques du monde, exerce ses activités à une échelle mondiale massive. Avec 28 entités juridiques réparties dans 22 pays et plus de 1 000 employés des services financiers, l'entreprise était confrontée à une opération comptable fragmentée et extrêmement complexe. JLR recherchait une solution pour gérer son long processus de clôture et éliminer des milliers de tâches manuelles.

En mettant en œuvre FloQast, JLR a non seulement acquis une visibilité sans précédent sur ses opérations financières, mais a également établi une base rationalisée qui permet à l'équipe financière d'influencer l'entreprise de manière proactive.

Faire face à l'échelle et à la complexité mondiales

Avant FloQast, l'équipe financière de JLR était confrontée à d'importants silos régionaux et à des processus manuels, d'où la nécessité d'une gestion du changement efficace. La technologie a permis une plus grande visibilité, mais c'est l'état d'esprit de croissance de l'équipe et son engagement à apporter des changements qui ont transformé la façon dont les choses étaient faites. Pour parvenir à la cohérence dans cinq régions, il a fallu de nouveaux outils et une volonté de remettre en question les anciennes méthodes de travail.

Michael Mills, ancien directeur des opérations financières chez JLR, a hérité d'une clôture exténuante de 15 jours. L'équipe traitait jusqu'à 2 000 entrées de journal manuelles chaque trimestre, chacune nécessitant une saisie, une révision et une vérification manuelles. Ce décalage signifiait qu'au moment où le service financier a synthétisé les données, la fenêtre dont disposait l'entreprise pour agir en conséquence était déjà fermée.

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« Nous avons simplement eu un réel manque de transparence, un véritable manque de visibilité sur ce qui se passait sur terre. Nous faisions plus de 2 000 entrées de journal manuelles à la fin du trimestre. Chacune d'entre elles nécessite une saisie manuelle, des révisions manuelles, des vérifications manuelles. »

— Michael Mills, Ancien directeur des opérations financières

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Mettre en lumière les processus fragmentés

Pour Michael et l'équipe financière, l'obtention d'une véritable visibilité reposait autant sur une gestion du changement efficace et l'adoption d'un état d'esprit axé sur la croissance que sur la technologie. FloQast a fourni les outils, mais c'est la volonté de remettre en question les vieilles habitudes et de susciter un changement culturel qui a rendu possible les progrès.

Au lieu de déployer immédiatement des automatisations complexes et rigides, JLR a utilisé FloQast pour examiner, remettre en question et simplifier ses flux de travail existants. L'objectif était d'abord de maîtriser les activités fondamentales.

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« Tu ne peux pas combattre ce que tu ne peux pas voir. FloQast nous aide à identifier les arbres, à comprendre ce qui se passe réellement, puis à nous attaquer au problème. »

— Michael Mills, Ancien directeur des opérations financières

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Transformer les heures en minutes

Une fois une visibilité claire établie, JLR a commencé à découvrir d'énormes inefficacités. L'un des exemples les plus frappants est une tâche quotidienne de rapprochement de trésorerie gérée par une équipe de services partagés offshore en Inde.

Auparavant, un comptable téléchargeait un PDF depuis la banque et passait de six à huit heures à cocher et à lier manuellement les rubriques. En normalisant et en optimisant ce processus grâce à ses nouveaux flux de travail, JLR a considérablement réduit le temps requis de 8 heures à 10 minutes.

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En appliquant cet état d'esprit du « progrès par rapport à la perfection » dans l'ensemble du département, JLR a obtenu des résultats significatifs et mesurables :

• Des gains de temps considérables : Le temps de rapprochement des paiements quotidiens est passé de 8 heures à moins de 10 minutes.
• Élimination des tâches fastidieuses : Des centaines d'entrées de journal manuelles ont été complètement éliminées une fois que l'équipe a eu la visibilité nécessaire pour constater qu'elles n'apportaient aucune valeur ajoutée.
• Cycle de fermeture plus rapide : L'équipe met activement en œuvre une feuille de route visant à réduire sa clôture de 15 jours à une clôture de trois jours très efficace.
• Contrôles renforcés : L'organisation financière a fait preuve de beaucoup plus de force et de rigidité au sein de son cadre de contrôle.

Une nouvelle ère de financement stratégique

Aujourd'hui, les progrès de JLR sont motivés autant par une gestion du changement efficace et un état d'esprit axé sur la croissance que par la technologie. FloQast a apporté la transparence et l'efficacité nécessaires, mais c'est l'engagement actif de l'équipe financière en faveur du changement et de l'amélioration continue qui a rendu possible une véritable transformation.

En libérant des milliers d'heures auparavant perdues à cocher et à lier manuellement, l'équipe financière de JLR produit désormais des résultats lorsque l'entreprise peut encore agir en conséquence.

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« FloQast nous donne le temps et les ressources nécessaires pour libérer notre équipe afin qu'elle puisse influencer les décisions, raconter l'histoire qui se cache derrière les chiffres et réellement faire avancer l'entreprise. »

— Michael Mills, Ancien directeur des opérations financières

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