Förderung der finanziellen Agilität: Wie Jaguar Land Rover seine Finanzabläufe transformierte

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Jaguar Landrover (JLR), eines der bekanntesten Automobilunternehmen der Welt, ist auf globaler Ebene tätig. Mit 28 juristischen Personen in 22 Ländern und über 1.000 Mitarbeitern im Finanzbereich sah sich das Unternehmen mit einem fragmentierten und hochkomplexen Rechnungswesen konfrontiert. JLR suchte nach einer Lösung, um seinen langwierigen Abschlussprozess zu bewältigen und Tausende manueller Aufgaben zu eliminieren.

Durch die Implementierung von FloQast hat JLR nicht nur einen beispiellosen Einblick in seine Finanzabläufe gewonnen, sondern auch eine optimierte Grundlage geschaffen, die es dem Finanzteam ermöglicht, das Geschäft proaktiv zu beeinflussen.

Auf globaler Ebene und Komplexität zurechtkommen

Vor FloQast sah sich das Finanzteam von JLR mit erheblichen regionalen Silos und manuellen Prozessen konfrontiert, weshalb ein effektives Change Management von entscheidender Bedeutung war. Die Technologie ermöglichte eine größere Sichtbarkeit, aber es waren die Wachstumsmentalität und das Engagement des Teams, Veränderungen voranzutreiben, die die Art und Weise, wie Dinge erledigt wurden, veränderten. Um die Konsistenz in fünf Regionen zu erreichen, waren neue Instrumente und die Bereitschaft erforderlich, die alten Arbeitsweisen in Frage zu stellen.

Michael Mills, ehemaliger Direktor für Finanzoperationen bei JLR, erbte einen anstrengenden 15-tägigen Börsenschluss. Das Team verarbeitete vierteljährlich bis zu 2.000 manuelle Journaleinträge, die jeweils manuell eingegeben, überprüft und verifiziert werden mussten. Diese Verzögerung bedeutete, dass zu dem Zeitpunkt, an dem die Finanzabteilung die Daten synthetisierte, das Zeitfenster, in dem das Unternehmen darauf reagieren konnte, bereits geschlossen war.

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„Wir hatten einfach einen echten Mangel an Transparenz, einen echten Mangel an Transparenz darüber, was in aller Welt vor sich ging. Wir haben am Quartalsende über 2.000 manuelle Tagebucheinträge gemacht. Jedes davon erfordert manuelle Eingaben, manuelle Überprüfungen, manuelle Überprüfungen.“

— Michael Mills, Ehemaliger Direktor der Finanzabteilung

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Fragmentierte Prozesse ins Rampenlicht rücken

Für Michael und das Finanzteam ging es bei der Erzielung echter Sichtbarkeit ebenso um effektives Change Management und eine wachstumsorientierte Denkweise wie um Technologie. FloQast stellte die Tools zur Verfügung, aber es war die Bereitschaft, alte Gewohnheiten in Frage zu stellen und den kulturellen Wandel voranzutreiben, die Fortschritte ermöglichte.

Anstatt sofort komplexe und starre Automatisierungen einzusetzen, nutzte JLR FloQast, um die bestehenden Arbeitsabläufe zu untersuchen, herauszufordern und zu vereinfachen. Ziel war es, zuerst die grundlegenden Aktivitäten zu meistern.

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„Du kannst nicht kämpfen, was du nicht siehst. FloQast hilft uns, den Wald vor lauter Bäumen zu sehen, zu verstehen, was tatsächlich passiert, und es dann in Angriff zu nehmen.“

— Michael Mills, Ehemaliger Direktor der Finanzabteilung

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Aus Stunden werden Minuten

Nachdem eine klare Übersicht hergestellt war, begann JLR, massive Ineffizienzen aufzudecken. Eines der markantesten Beispiele war ein täglicher Bargeldabgleich, der von einem Offshore-Shared-Service-Team in Indien erledigt wurde.

Bisher lud ein Accountant ein PDF von der Bank herunter und verbrachte sechs bis acht Stunden damit, Einzelposten manuell anzukreuzen und zu binden. Durch die Standardisierung und Optimierung dieses Prozesses durch ihre neuen Workflows reduzierte JLR den Zeitaufwand drastisch von bis zu 8 Stunden auf 10 Minuten.

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Durch die Anwendung dieser Denkweise „Fortschritt vor Perfektion“ in der gesamten Abteilung erzielte JLR signifikante, messbare Ergebnisse:

• Drastische Zeitersparnis: Die tägliche Zeit für den Bargeldabgleich sank von bis zu 8 Stunden auf unter 10 Minuten.
• Eliminierung von Busywork: Hunderte von manuellen Journaleinträgen wurden vollständig eliminiert, sobald das Team den Überblick hatte und feststellte, dass sie keinen Mehrwert hatten.
• Schnellerer Abschlusszyklus: Das Team arbeitet aktiv an einer Roadmap, um den 15-Tage-Clodown auf einen hocheffizienten Drei-Tages-Abschluss zu reduzieren.
• Stärkere Kontrollen: Die Finanzorganisation etablierte innerhalb ihres Kontrollrahmens eine viel stärkere und starrere Struktur.

Eine neue Ära der strategischen Finanzen

Heute wird der Fortschritt von JLR sowohl durch effektives Change Management und eine wachstumsorientierte Denkweise als auch durch Technologie vorangetrieben. FloQast sorgte für die erforderliche Transparenz und Effizienz, aber erst das aktive Engagement des Finanzteams für Veränderungen und kontinuierliche Verbesserungen ermöglichte eine echte Transformation.

Das Finanzteam von JLR spart Tausende von Stunden ein, die zuvor durch manuelles Ankreuzen und Abbinden verloren gegangen sind, und liefert jetzt Ergebnisse, wenn das Unternehmen noch darauf reagieren kann.

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„FloQast gibt uns die Zeit und die Ressourcen, um unserem Team Zeit und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit es Entscheidungen beeinflussen, die Geschichte hinter den Zahlen erzählen und das Unternehmen wirklich voranbringen kann.“

— Michael Mills, Ehemaliger Direktor der Finanzabteilung

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