Comment l'équipe financière de Huel a repris le contrôle de la fin du mois

Fin de mois avec peu de moyens

L'équipe financière de Huel avait les bonnes personnes. Ce qu'ils n'avaient pas, c'était le bon système.

Le mois de fin de mois s'est déroulé sur une mosaïque de codes couleur Excel, de gribouillages dans des blocs-notes, de messages Slack et de mémoire. Personne ne savait exactement où en étaient les choses, qui faisait quoi ou quand une tâche était réellement terminée. Kushal Malde, responsable du contrôle financier, le dit sans ambages : le processus était « nul ». Il devrait demander à chaque personne individuellement si ses tâches étaient accomplies. Non pas parce qu'il voulait faire de la microgestion, mais parce qu'il n'y avait pas d'autre moyen de le savoir.

Sophie Scott, responsable des rapports financiers, l'a ressenti de l'autre côté. Elle terminait une tâche le deuxième jour, pour se retrouver empêchée de la réconciliation le sixième jour à cause d'une entrée de journal écrite par quelqu'un d'autre, et personne ne le lui avait dit. Elle suivait ses propres progrès dans un bloc-notes et une feuille Excel, en codant par couleur si elle avait terminé les choses ou non. « J'arriverais à la fin de la journée et je penserais que j'ai accompli une tâche », a-t-elle dit. « Et j'avais fait la même tâche quatre ou cinq fois. »

Le résultat était proche de l'épuisement. Sophie plaisante en disant que dans son groupe WhatsApp hebdomadaire, chaque mise à jour disait la même chose : « faire la fin du mois ». Kushal passait souvent ses soirées à gérer ses bilans par le biais du système ERP, ce qui pouvait souvent prendre quelques heures juste pour assurer le rapprochement des soldes. Il n'y avait pas de temps pour l'analyse, pas plus que pour l'amélioration des processus.

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« Il y a un cycle sans fin. Lorsque vous avez des fins de mois prolongées, vous n'avez pas le temps d'améliorer les choses en dehors de la fin du mois. »

— Kushal Malde, Responsable du contrôle financier

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Trouver la solution idéale avec FloQast

Lorsque l'équipe a atteint un point critique, le directeur financier de Kushal et Huel a convenu qu'il avait besoin d'une solution de fin de mois dédiée. Une plateforme robuste conçue dans un but précis, et non une autre solution de fortune. Ils ont examiné ce qui était disponible et ont contacté FloQast. Kushal a déclaré que la démo avait immédiatement cliqué : « Nous avons tout de suite adoré l'outil. »

L'équipe ne voulait pas de solution miracle. Ils voulaient quelque chose qui résisterait à la croissance de l'entreprise. Dion Boyle, directeur chez PwC UK, qui a dirigé la mise en œuvre, s'en est immédiatement rendu compte : « Huel n'a pas voulu d'un système qui l'aiderait pendant quelques années. Ils voulaient quelque chose qui les aiderait pendant cinq ou dix ans. »

En collaboration avec PwC UK, l'intégration s'est déroulée rapidement. L'équipe avait initialement prévu une mise en service en avril, mais elle était pleinement opérationnelle en mars, ce qui signifie que le temps total de mise en œuvre a pris moins de deux mois. Kushal, qui avait suivi suffisamment d'intégrations de logiciels pour être sceptique, a été surpris : « J'ai eu des expériences où la démo était excellente et où l'intégration échouait, mais cette fois, tout s'est déroulé sans heurts. »

Combler l'écart

Les bilans qui prenaient autrefois dix minutes par entité prennent désormais 30 secondes. Le temps consacré à l'évaluation a diminué de trois à quatre heures par mois, ce qui a permis d'économiser près d'une semaine complète en un an. L'équipe estime avoir réduit d'un à deux jours le délai de clôture global de fin de mois.

Mais les gains de temps sont secondaires par rapport à la façon dont l'équipe travaille ensemble aujourd'hui. Avant FloQast, l'équipe n'avait tout simplement pas le temps de comprendre le « pourquoi » des chiffres avant que Kushal ne vienne les examiner. Les questions se sont donc inévitablement accumulées à la fin du processus. Maintenant, elle laisse son analyse en commentaire dans FloQast avant même qu'il ne commence à la réviser. Les notifications ont remplacé les messages Slack. Les tâches passent automatiquement d'une personne à l'autre. Et comme tout est suivi, l'équipe dispose enfin d'une véritable piste d'audit. Comme le dit Kushal : « Un message sur Slack n'est pas vraiment une bonne preuve. Maintenant, nous l'avons documenté directement depuis FloQast. »

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« Nous avons toujours eu les bonnes personnes. Nous disposons désormais du bon outil pour effectuer le bon travail au bon moment. »

— Kushal Malde, Responsable du contrôle financier

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Il est temps de penser commercialement

Avec le temps qu'elle s'est rétablie, l'équipe est passée d'une simple analyse de chiffres à un travail stratégique que le reste de l'entreprise remarque réellement. Il y a de la place pour étudier les raisons de ces chiffres, et pas simplement pour confirmer qu'ils concordent. L'équipe travaille actuellement à l'amélioration du processus de capitalisation de Huel, à la mise en place de nouveaux contrôles et à la collaboration avec des équipes extérieures à la finance.

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« Auparavant, nous étions considérés comme des porte-cordons de sac à main. Nous pouvons désormais donner aux entreprises un aperçu de la façon dont elles dépensent, de ce que cela signifie en termes de résultats financiers et de ce que nous devons envisager pour l'avenir. »

— Sophie Scott, Responsable des rapports financiers

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Les comptables de gestion de Kushal abordent aujourd'hui des questions commerciales clés : le « pourquoi » des chiffres, leur signification et les appels à l'action qui en résultent. Ce changement était impossible lorsque les rapprochements consommaient toutes les heures disponibles.

Au-delà de la clôture

Huel ne s'est pas arrêté à la fin du mois. L'équipe a adopté plusieurs fonctionnalités de FloQast, notamment Correspondance entre IA, Gestion des entrées de journal, et Conformité , en partie grâce aux efforts déployés à l'échelle de l'entreprise en faveur de l'adoption de l'IA. « Lorsque nous examinons les logiciels, nous interrogeons également les entreprises sur leur parcours vers l'IA et sur ce qu'elles envisagent pour l'avenir », explique Kushal. « Ce qui était vraiment formidable pour nous, c'est que l'IA figure également en tête des priorités de FloQast, et cela trouve un écho chez nous. »

L'équipe financière de Huel en constate déjà les avantages pratiques. La fonction de rapprochement automatique permet de valider les soldes qui n'ont pas changé et de supprimer des tâches avant même que l'équipe ne commence. Et la fonction calendrier, qui prédit la fin du mois, donne à toute l'équipe une visibilité sur ce qui est en bonne voie et ce qui traîne. « L'utilisation de FloQast nous permet d'aller de l'avant avec l'IA », explique Sophie. « Ils font la promotion de l'IA dans leurs outils, ce qui ne fait que rendre les fins de mois plus efficaces et les audits plus efficaces. »

Équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Avant FloQast, les nuits tardives étaient monnaie courante : les fins de mois se terminaient à neuf ou dix heures. Désormais, l'équipe utilise la salle de sport de Huel, son centre de bien-être, et quitte le bureau à une heure raisonnable.

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« Depuis la mise en œuvre de FloQast, j'ai le temps d'aller à la salle de sport. Je peux promener mes chiens. Je peux m'entraîner pour un marathon. Nous avons le temps de faire autre chose et la vie ne se limite pas à la fin du mois. »

— Sophie Scott, Responsable des rapports financiers

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Il y a un an, tout tournait autour de la fin du mois. Maintenant, ce n'est qu'une partie du travail. Et l'équipe a la capacité de prouver que les finances peuvent être bien plus que le département qui détient les cordons de la bourse à Huel.