Une comptabilité plus rapide et plus simple : le parcours d'automatisation de GWI.

GWI est une plateforme mondiale d'études de consommation. Il fournit un accès instantané aux données qui représentent les points de vue, les comportements et les intérêts de 3 milliards de consommateurs sur plus de 50 marchés. Fondée en 2009, la société compte aujourd'hui plus de 500 employés répartis dans ses 5 bureaux de Londres, New York, Prague, Athènes et Singapour.

Cette croissance, ainsi que l'élargissement de la clientèle de l'entreprise, ont aggravé les défis comptables mensuels et annuels de GWI et ont incité l'équipe financière à lancer un processus de transformation numérique. Afin de suivre l'évolution d'un environnement professionnel, GWI avait besoin d'une plateforme comptable offrant le même niveau de fonctionnalités tout en rationalisant et en simplifiant les flux de travail complexes.

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Notre fermeture était assez manuelle auparavant. L'un des principaux objectifs de notre équipe était de réduire les jours de fermeture de fin de mois. Nous recherchions donc différentes méthodes d'automatisation. »

— Emmy Gaulter, Directeur financier principal

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Avant FloQast

Avant FloQast, GWI s'appuyait sur un système manuel pour gérer ses livres. Ce système obligeait les membres de l'équipe à créer et à mettre à jour des feuilles de calcul pour chaque nouvelle période comptable, et à communiquer par e-mail pour faciliter la collaboration et la validation. Au fur et à mesure de la croissance commerciale de l'entreprise, ses flux de travail financiers se sont étendus et sont devenus plus complexes, ce qui a rendu les tâches comptables critiques plus longues et plus sujettes à des retards, et a soumis son équipe financière principale de 15 personnes à une pression croissante.

Les GWI Emmy Gaulter, Senior Finance Manager a souligné que la complexité de la clôture de l'entreprise constituait l'un des principaux défis pour ses comptables, notamment en raison des retards qu'entraînerait la modification des chiffres mensuels :

« Il y avait de nombreux documents de travail et différents membres de l'équipe travaillaient sur différents rapprochements. Chaque fois qu'une mise à jour était nécessaire, je devais réexécuter manuellement une balance de vérification pour m'assurer que les soldes étaient corrects avant de la soumettre au responsable des finances. Cela peut prendre beaucoup de temps, surtout le jour de la date limite de fin de mois. »

La collaboration était également difficile dans le cadre de ce système manuel, les équipes chargées des comptes fournisseurs et des comptes clients communiquant les corrections et les révisions apportées aux documents de travail par courrier électronique. Cette approche pourrait entraîner de longues discussions par e-mail, ce qui rendrait plus difficile pour les membres de l'équipe de récupérer des informations importantes.

GWI voulait initialement trouver des outils logiciels pour résoudre ses problèmes manuels, mais s'est rendu compte par la suite qu'une transformation numérique complète serait plus bénéfique - et a donc décidé d'automatiser autant que possible avec une solution de gestion de proximité. L'équipe financière s'est fixé comme objectif précis de réduire son délai de clôture mensuel et a commencé à rechercher les plateformes disponibles afin de bien comprendre ce qui serait possible grâce à l'intégration logicielle.

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Je ne pense pas qu'à l'époque nous ayons réalisé à quel point l'automatisation serait bénéfique, avant de passer en revue les détails avec FloQast.

‍– Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Mise en œuvre de FloQast

Dans un marché saturé, FloQast s'est démarquée de GWI par sa simplicité et ses fonctionnalités générales, mais Emmy a également noté que le soutien fourni par l'équipe FloQast a joué un rôle essentiel dans la décision de GWI d'opter pour la plateforme, et a contribué à rendre le processus de transition « extrêmement fluide ».

Emmy a dirigé la mise en œuvre de GWI FloQast au cours des deuxième et troisième trimestres de 2023. GWI a d'abord déployé la solution de gestion rapprochée de FloQast auprès d'une entité à titre de test, puis a intégré les autres entités au cours de la période suivante.

Avec Gestion de FloQast Close opérationnelle, GWI a intégré davantage d'outils d'efficacité au cours des mois suivants, notamment les fonctionnalités d'amortissement et de rapprochement automatique. L'équipe comptable a depuis intégré davantage de documents de travail et de rapprochement des amortissements pour les petites entités dans le nouveau système, dans le cadre de son objectif d'automatisation autant que possible. Emmy a souligné l'impact de Fonction AutoRec de FloQast sur les rapprochements bancaires, en notant que l'équipe peut désormais mettre à jour les chiffres mensuels en quelques secondes sans avoir à recommencer l'ensemble du processus.

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Cela avait juste l'air très convivial. Cela ressemblait exactement à ce dont nous avions besoin. Nous avons également beaucoup aimé l'équipe. Tu nous as donné plus de temps. Ce sont les principales raisons pour lesquelles nous avons décidé d'opter pour FloQast.

‍– Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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En dehors de la clôture, l'équipe GWI utilise FloQast pour rationaliser la fonction financière par d'autres moyens, notamment en créant des listes de contrôle, en facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe, en intégrant la messagerie instantanée et en augmentant la visibilité et la responsabilisation des tâches et des flux de travail.

Les GWI processus d'audit a également bénéficié de la mise en œuvre de FloQast, avec la suppression d'un processus d'approbation manuel par e-mail au profit d'une fonction de contrôle d'audit automatisée entre préparateur et réviseur. FloQast permet également aux comptables de GWI de télécharger des rapports complets par e-mail à présenter aux auditeurs et de créer des listes de contrôle d'audit spécialisées.

Un processus continu

La simplicité des outils FloQast a intégré la plateforme à la comptabilité quotidienne de GWI et a permis d'obtenir les résultats que l'équipe recherchait, notamment réduction du délai de clôture de 10 à 8 jours. Réfléchissant à ces progrès, Emmy a souligné l'impact de Le support client de FloQast dans le succès de la transformation numérique : « La formation dispensée par FloQast est très claire », a déclaré Emmy. « Vous avez des ressources en ligne. Notre consultant a été formidable. Vous pouvez toujours répondre à un appel. »

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J'ai implémenté de nombreux systèmes dans mes rôles précédents, et FloQast est probablement l'intégration la plus simple que j'ai jamais réalisée. Après la formation, j'ai pu le déployer moi-même auprès de l'ensemble de l'équipe financière.

‍– Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Le parcours d'automatisation de GWI se poursuit et comprend des plans visant à intégrer davantage de flux de travail comptables et à réaliser une clôture encore plus courte. Après avoir transformé une grande partie de la fonction financière quotidienne, Emmy et son équipe souhaitent développer la plateforme FloQast : « Des membres du personnel débutants au vice-président des finances, tout le monde peut en constater les avantages. Nous sommes très intéressés de voir ce que FloQast nous réserve et de savoir si de nouvelles fonctionnalités peuvent nous aider. »