Hazeldenes : les agents IA redéfinissent les capacités d'une équipe financière agile.

Hazeldenes est un groupe agricole, avicole et de produits de grande consommation (PGC) soutenu par des fonds de capital-investissement, dont les marques sont distribuées par les principaux détaillants australiens. Avec un mandat clair du conseil d'administration visant à trouver un levier opérationnel grâce à la technologie, la direction financière a cherché à maintenir la qualité du reporting tout en réduisant les frais généraux et en améliorant l'expérience de travail de l'équipe.

‍

Plutôt que de présenter l'initiative sous l'angle de la réduction des coûts, l'accent a été mis sur les collaborateurs dont le temps est ainsi libéré. FloQast Transform a été sélectionné car il leur permet de créer et de contrôler leurs propres agents IA de bout en bout, avec une traçabilité à chaque étape. Plusieurs agents sont désormais opérationnels, une feuille de route pour le déploiement d'autres agents est en cours, et l'équipe passe déjà de la préparation des données à la revue stratégique et au partenariat commercial.

‍

Le défi : faire plus avec moins

Le problème était familier à tout contrôleur de gestion. Des comptables qualifiés consacraient une part importante de leur semaine à des tâches manuelles : extraire des données, manipuler des feuilles de calcul, produire des écritures comptables et rapprocher les journaux auxiliaires. Il s'agissait de tâches structurées et répétitives, effectuées selon des cycles hebdomadaires ou mensuels, laissant peu de place aux travaux à plus forte valeur ajoutée dont l'entreprise avait réellement besoin, tels que l'analyse, le partenariat commercial et le traitement des conclusions d'audit qui avaient été reléguées au second plan pendant que l'équipe était occupée à assurer le fonctionnement courant.

‍

L'approche adoptée par la direction financière était délibérée. Les heures comptent, mais ce qui compte le plus, c'est ce que l'équipe peut faire de ce temps retrouvé. Lorsque l'IA prend en charge les tâches répétitives basées sur des règles, les comptables montent en gamme dans la chaîne de valeur. Les préparateurs deviennent des réviseurs, et la qualité du reporting financier s'améliore car les personnes les plus proches des chiffres ont enfin le temps de réfléchir à ce que ces chiffres signifient.

‍

{emphasize}

« Cela libère nos comptables seniors du travail hebdomadaire sur les données — les heures passées à manipuler Excel pour produire des écritures — et les transforme en réviseurs de ce travail. »

— Ben Cirillo, Contrôleur financier du groupe, Hazeldenes

{emphasize|

‍

La solution : des agents IA conçus par des comptables, pour des comptables

Les critères d'évaluation étaient pragmatiques. La solution devait automatiser de véritables processus comptables, et non simplement ajouter des tableaux de bord ou une visibilité sur les workflows, et elle devait être appropriable par l'équipe. Pas de boîte noire, pas de projet de conseil, et un modèle de gouvernance capable de résister à l'examen du conseil d'administration et à l'audit.

‍

FloQast Transform répond à ces exigences. La plateforme est certifiée ISO 42001 et la validation humaine est maintenue tout au long du processus, le comptable restant propriétaire et réviseur du travail.

‍

Le déploiement a donné la priorité aux processus où les agents IA offriraient le retour sur investissement le plus immédiat, c'est-à-dire les tâches les plus fréquemment répétées et les plus structurées. L'automatisation d'une tâche hebdomadaire est plus rentable que celle d'une tâche mensuelle ou trimestrielle ; les workflows à haute fréquence et basés sur des règles strictes ont donc été ciblés en priorité.

‍

{emphasize}

« Nous avons commencé par les gains rapides : les tâches routinières répétées chaque semaine ou chaque mois, dont le processus était cohérent et actuellement effectué par un comptable. Et pour maximiser le retour sur investissement, nous avons ciblé en priorité celles qui étaient les plus fréquentes. »

— Ben Cirillo, Contrôleur financier groupe, Hazeldenes

{emphasize}

‍

Nous avons collaboré avec un comptable dédié de FloQast (FDA) pour co-construire les cinq agents, en définissant la logique du workflow, en cartographiant chaque étape et en testant les résultats des agents avec des données réelles. Les comptables ont apporté leur connaissance des processus, tandis que FloQast a apporté son expertise de la plateforme. Ce modèle de co-construction a permis à l'équipe de comprendre exactement ce que faisait chaque agent dès le premier jour, sans lacune de transfert ni mise en œuvre opaque.

‍

Chaque agent inclut des étapes de révision humaine. Un préparateur reste responsable et un réviseur distinct valide le résultat, préservant ainsi la séparation des tâches. Les contrôles intégrés à chaque workflow assurent une traçabilité complète et permettent au comptable de garder le contrôle à tout moment.

‍

Impact stratégique : une équipe transformée

Les agents en activité permettent à Hazeldenes d'économiser environ 600 heures par an, couvrant les workflows d'allocation, de rapprochement et d'écritures comptables, tant sur des rythmes hebdomadaires que mensuels. D'autres agents sont prévus pour étendre ce modèle aux processus de clôture mensuelle, où la pression temporelle est la plus forte. L'équipe récupère un temps précieux tout au long du cycle de clôture et a pu absorber le turnover naturel sans remplacement, conformément à l'objectif du conseil d'administration de faire plus avec moins, tout en maintenant la qualité des résultats.

‍

‍

Un avantage supplémentaire a été l'impact sur les processus eux-mêmes. La création d'un agent exige une documentation prescriptive de chaque étape, ce qui a forcé l'équipe à examiner des workflows qui fonctionnaient en pilote automatique depuis des années. Les étapes obsolètes ont été supprimées, les données fournies par d'autres équipes ont été rationalisées et les transferts au sein de l'organisation ont été simplifiés. 

‍

Dans une prochaine étape, l'équipe travaille désormais à intégrer des contrôles analytiques directement dans les agents. Ces derniers signaleront les valeurs sortant des plages attendues et mettront en évidence les comptes présentant des soldes nuls inattendus, permettant ainsi de détecter les omissions potentielles avant leur comptabilisation. Ces contrôles offriront aux réviseurs un niveau de confiance supplémentaire et transformeront efficacement chaque agent en un premier niveau de révision.

‍

{emphasize}

« Cela nous a aidés à examiner nos processus à partir de principes fondamentaux et à les reconstruire de zéro. Nous avons même réduit certaines saisies que d'autres équipes devaient nous fournir, ce qui a facilité les choses pour tout le monde. »

— Ben Cirillo, Contrôleur financier groupe, Hazeldenes

{emphasize}

‍

Le changement se manifeste réellement dans la manière dont l'équipe consacre son temps. Les comptables seniors ne sont plus submergés par la manipulation hebdomadaire des données. Ils examinent les résultats des agents, collaborent avec les métiers et traitent les conclusions des contrôles qui avaient été précédemment dépriorisées. La feuille de route pour la phase suivante est déjà en cours d'élaboration, avec un accent particulier sur les processus de clôture mensuelle, et il existe une volonté d'étendre ce modèle au-delà de la finance, vers d'autres fonctions où des workflows structurés et routiniers existent.