Hazeldenes: KI-Agenten definieren neu, was ein schlankes Finanzteam leisten kann

Hazeldenes ist eine durch Private Equity finanzierte Unternehmensgruppe aus den Bereichen Landwirtschaft, Geflügel und schnelllebige Konsumgüter (FMCG), deren Marken bei großen australischen Einzelhändlern gelistet sind. Mit dem klaren Mandat des Vorstands, durch Technologie operative Hebelwirkungen zu erzielen, setzte sich die Finanzführung das Ziel, die Berichtsqualität bei geringerem Overhead aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Arbeitserfahrung des Teams zu verbessern.

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Anstatt die Initiative als Kostensenkungsmaßnahme zu framen, lag der Fokus auf den Mitarbeitenden, deren Zeit dadurch frei wird. FloQast Transform wurde ausgewählt, weil es dem Team ermöglicht, eigene KI-Agenten von Anfang bis Ende zu erstellen und zu steuern – mit Auditability bei jedem Schritt. Mehrere Agenten sind bereits im Einsatz, eine Roadmap für weitere Agenten ist in Arbeit, und das Team verlagert seinen Schwerpunkt bereits von der Datenaufbereitung hin zur strategischen Analyse und zum Business Partnering.

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Die Herausforderung: Mehr leisten mit weniger

Das Problem dürfte jedem Controller bekannt vorkommen. Qualifizierte Accountants verbrachten einen erheblichen Teil ihrer Woche mit manueller Datenarbeit: Inputs abrufen, Tabellen bearbeiten, Journal Entries erstellen und Nebenbücher abstimmen. Dies waren strukturierte, wiederholbare Aufgaben, die in wöchentlichen oder monatlichen Zyklen abliefen und kaum Raum für die wertschöpfenden Tätigkeiten ließen, die das Unternehmen eigentlich benötigte – wie Analysen, Business Partnering und die Bearbeitung von Kontrollfeststellungen, die vernachlässigt wurden, während das Team mit dem Tagesgeschäft beschäftigt war.

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Die Herangehensweise innerhalb der Finanzführung war bewusst gewählt. Die Stunden sind wichtig, aber noch wichtiger ist, was das Team mit der gewonnenen Zeit anfangen kann. Wenn KI die repetitiven, regelbasierten Aufgaben übernimmt, rücken die Accountants in der Wertschöpfungskette nach oben. Ersteller:innen werden zu Reviewer:innen, und die Qualität der Finanzberichterstattung steigt, weil die Personen, die am nächsten an den Zahlen dran sind, endlich Zeit haben, über die Bedeutung dieser Zahlen nachzudenken.

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„Es entlastet unsere Senior Accountants von der wöchentlichen Datenarbeit – den Stunden, die sie mit der Bearbeitung von Excel-Tabellen für Journal Entries verbringen – und macht sie stattdessen zu Reviewer:innen dieser Arbeit.“

— Ben Cirillo, Group Financial Controller, Hazeldenes

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Die Lösung: KI-Agenten von Accountants für Accountants

Die Bewertungskriterien waren praxisorientiert. Die Lösung musste echte Accounting-Prozesse automatisieren, nicht nur Dashboards oder Workflow-Transparenz hinzufügen, und sie musste etwas sein, das das Team selbst steuern konnte. Keine Blackbox, kein Beratungsprojekt und ein Governance-Modell, das der Prüfung durch den Vorstand und Wirtschaftsprüfer:innen standhalten konnte.

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FloQast Transform erfüllte diese Anforderungen. Die Plattform ist nach ISO 42001 zertifiziert, und der Mensch bleibt durchgehend eingebunden, wobei die Buchhaltung die Verantwortung für die Arbeit behält und diese überprüft.

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Bei der Einführung wurden die Prozesse priorisiert, bei denen KI-Agenten den unmittelbarsten Return on Investment (ROI) liefern würden – also Aufgaben, die häufig wiederholt werden und konsistent strukturiert sind. Die Automatisierung wöchentlicher Aufgaben zahlt sich schneller aus als die monatlicher oder quartalsweiser, weshalb die Workflows mit der höchsten Frequenz und den klarsten Regeln zuerst angegangen wurden.

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„Wir haben mit den einfachsten Aufgaben begonnen – Routinearbeiten, die wöchentlich oder monatlich anfallen, bei denen der Prozess konsistent ist und bisher von einem Accountant durchgeführt wurde. Um den größten ROI zu erzielen, haben wir uns zuerst auf die am häufigsten wiederholten Aufgaben konzentriert.“

— Ben Cirillo, Group Financial Controller, Hazeldenes

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Wir haben gemeinsam mit einem Forward Deployed Accountant (FDA) von FloQast fünf Agenten entwickelt, die Workflow-Logik definiert, jeden Schritt abgebildet und die Ergebnisse der Agenten anhand echter Daten getestet. Die Accountants brachten das Prozesswissen ein, während FloQast die Plattform-Expertise beisteuerte. Dieses Co-Building-Modell bedeutete, dass das Team vom ersten Tag an genau verstand, was jeder Agent tat – ohne Wissenslücken bei der Übergabe und ohne Black-Box-Implementierung.

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Jeder Agent beinhaltet Schritte zur menschlichen Überprüfung. Ein:e Ersteller:in übernimmt weiterhin die Verantwortung, und ein:e separate:r Reviewer:in validiert das Ergebnis, wodurch die Funktionstrennung gewahrt bleibt. Die in jeden Workflow integrierten Controls sorgen für vollständige Nachvollziehbarkeit und stellen sicher, dass der Accountant jederzeit die Kontrolle behält.

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Strategische Auswirkungen: Ein transformiertes Team

Die aktiven Agenten sparen Hazeldenes jährlich etwa 600 Stunden ein und decken Workflows für Zuweisungen, Abstimmungen und Journal Entries sowohl im wöchentlichen als auch im monatlichen Rhythmus ab. Weitere Agenten sind geplant, um das Modell auf Monatsabschluss-Prozesse auszuweiten, bei denen der Zeitdruck am größten ist. Das Team gewinnt wertvolle Zeit im gesamten Close-Zyklus zurück und konnte natürliche Fluktuation auffangen, ohne Stellen nachzubesetzen – ganz im Sinne des Mandats des Vorstands, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen und dabei die Qualität der Ergebnisse beizubehalten.

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Ein zusätzlicher Vorteil waren die Auswirkungen auf die Prozesse selbst. Die Erstellung eines Agenten erfordert eine präzise Dokumentation jedes Schrittes, was das Team dazu zwang, Workflows zu hinterfragen, die jahrelang auf Autopilot gelaufen waren. Veraltete Schritte wurden entfernt, Inputs anderer Teams rationalisiert und Übergaben innerhalb des Unternehmens vereinfacht. 

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Als nächsten Schritt arbeitet das Team nun daran, analytische Prüfungen direkt in die Agenten zu integrieren. Diese kennzeichnen Werte außerhalb der erwarteten Bereiche und machen Konten mit unerwarteten Nullsalden sichtbar, um potenzielle Auslassungen noch vor der Verbuchung zu erkennen. Diese Prüfungen geben Reviewer:innen eine zusätzliche Sicherheit und machen jeden Agenten effektiv zu einem Prüfer der ersten Instanz.

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„Es hat uns geholfen, unsere Prozesse von Grund auf zu hinterfragen und neu aufzubauen. Wir konnten sogar einige Eingaben reduzieren, die andere Teams für uns bereitstellen mussten, was die Arbeit für alle erleichtert hat.“

— Ben Cirillo, Group Financial Controller, Hazeldenes

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Die Veränderung zeigt sich vor allem darin, wie das Team seine Zeit verbringt. Senior Accountants sind nicht mehr mit wöchentlicher Datenmanipulation beschäftigt. Stattdessen prüfen sie die Ergebnisse der Agenten, arbeiten eng mit dem Unternehmen zusammen und bearbeiten Kontrollbefunde, die zuvor vernachlässigt wurden. Die Roadmap für die nächste Phase ist bereits in Entwicklung, mit besonderem Fokus auf den Monatsabschluss. Zudem besteht der Wunsch, das Modell über das Finanzwesen hinaus auf andere Unternehmensbereiche auszuweiten, in denen routinemäßige, strukturierte Workflows existieren.