Wie das Finanzteam von Huel die Kontrolle über das Monatsende zurückerlangte

Monatsende mit kleinem Budget

Das Finanzteam von Huel hatte die richtigen Leute. Was sie nicht hatten, war das richtige System.

Month-End lief auf einem Flickenteppich aus Excel-Farbcodierung, Notizbuch-Kritzeleien, Slack-Nachrichten und Speicher. Niemand wusste genau, wo die Dinge standen, wer was tat oder wann eine Aufgabe tatsächlich erledigt war. Kushal Männlich, Leiter der Finanzkontrolle, drückt es unverblümt aus: Das Verfahren war „schlampig“. Er müsste jede Person einzeln fragen, ob ihre Aufgaben erledigt sind. Nicht weil er Mikromanagement betreiben wollte, sondern weil es keine andere Möglichkeit gab, das herauszufinden.

Sofie Scott, Financial Reporting Manager, hat es von der anderen Seite gespürt. Sie beendete eine Aufgabe am zweiten Tag, nur um am sechsten Tag festzustellen, dass sie wegen des Tagebucheintrags einer anderen Person aus dem Versöhnungsprozess geworfen wurde — und niemand hatte es ihr gesagt. Sie verfolgte ihre eigenen Fortschritte in einem Notizbuch und einer Excel-Tabelle und markierte farblich, ob sie die Dinge beendet hatte oder nicht. „Ich würde am Ende des Tages denken, dass ich eine Aufgabe erledigt habe“, sagte sie. „Und ich hatte dieselbe Aufgabe vier oder fünf Mal erledigt.“

Das Ergebnis war fast erschöpft. Sophie scherzt, dass in ihrer wöchentlichen WhatsApp-Gruppe in jedem Update dasselbe stand: „Das Monatsende erledigen“. Kushal verbrachte oft Abende damit, Bilanzen über das ERP-System zu führen, was oft ein paar Stunden dauern konnte, nur um sicherzustellen, dass die Salden ausgeglichen waren. Es gab keine Zeit für Analysen und keine Zeit für Prozessverbesserungen.

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„Es gibt einen nie endenden Zyklus. Wenn man die Monatsende verlängert hat, hat man außerhalb des Monatsendes keine Zeit, Dinge zu verbessern.“

— Kushal Malde, Leiter der Finanzkontrolle

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Mit FloQast die richtige Passform finden

Als das Team einen Wendepunkt erreichte, waren sich Kushal und der Finanzdirektor von Huel einig, dass sie eine spezielle Lösung für das Monatsende benötigten. Eine robuste Plattform, die für einen bestimmten Zweck entwickelt wurde, keine weitere provisorische Problemumgehung. Sie schauten sich an, was verfügbar war, und wandten sich an FloQast. Kushal sagte, die Demo habe sofort geklickt: „Wir waren von dem Tool sofort begeistert.“

Das Team wollte keine schnelle Lösung. Sie wollten etwas, das dem weiteren Wachstum des Unternehmens standhält. Dion Boyle, Manager bei PwC UK, der die Implementierung leitete, erkannte das sofort: „Huel wollte ein paar Jahre lang kein System, das ihnen half. Sie wollten etwas, das ihnen fünf, zehn Jahre lang helfen würde.“

In Zusammenarbeit mit PwC UK ging das Onboarding schnell voran. Das Team hatte ursprünglich eine Inbetriebnahme im April geplant, aber im März waren sie voll einsatzbereit, sodass die gesamte Implementierungszeit weniger als zwei Monate in Anspruch nahm. Kushal, der genug Software-Onboardings hinter sich hatte, um skeptisch zu sein, war überrascht: „Ich hatte Erfahrungen, bei denen die Demo großartig war und das Onboarding dann zu kurz kam, aber bei dieser Gelegenheit war es einfach so reibungslos.“

Die Lücke schließen

Bilanzen, die früher zehn Minuten pro Unternehmen dauerten, dauern jetzt 30 Sekunden. Der Zeitaufwand für die Überprüfung wurde jeden Monat um drei bis vier Stunden reduziert, wodurch im Laufe eines Jahres fast eine ganze Woche eingespart wurde. Das Team schätzt, dass sie allein den Gesamtabschluss zum Monatsende um ein bis zwei Tage verkürzt haben.

Aber die Zeitersparnis ist zweitrangig gegenüber der Art und Weise, wie das Team jetzt zusammenarbeitet. Vor FloQast hatte das Team einfach keine Zeit, sich mit dem „Warum“ hinter den Zahlen zu befassen, bevor Kushal zur Überprüfung kam. Am Ende des Prozesses häuften sich also unweigerlich Fragen. Jetzt hinterlässt sie ihre Analyse als Kommentar in FloQast, bevor er überhaupt mit der Überprüfung beginnt. Benachrichtigungen ersetzten Slack-Nachrichten. Aufgaben fließen automatisch von einer Person zur nächsten. Und weil alles nachverfolgt wird, hat das Team endlich einen echten Audit Trail. Wie Kushal es ausdrückt: „Eine Nachricht auf Slack ist kein wirklich guter Beweis. Jetzt haben wir es direkt von FloQast dokumentiert.“

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„Wir hatten immer die richtigen Leute. Jetzt haben wir das richtige Tool, um die richtige Arbeit zur richtigen Zeit zu erledigen.“

— Kushal Malde, Leiter der Finanzkontrolle

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Zeit, kommerziell zu denken

Mit der Zeit, in der sie sich erholt haben, ist das Team von der reinen Zahlenverarbeitung zu strategischer Arbeit übergegangen, die dem Rest des Unternehmens tatsächlich auffällt. Es gibt genügend Raum, um zu untersuchen, was die Zahlen antreibt, und nicht nur zu bestätigen, dass sie übereinstimmen. Jetzt arbeitet das Team daran, den Kapitalisierungsprozess von Huel zu verbessern, neue Kontrollen einzuführen und mit Teams außerhalb der Finanzabteilung zusammenzuarbeiten.

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„Vorher galten wir als Taschenhalter. Jetzt können wir dem Unternehmen tatsächlich Einblicke geben, wie es seine Ausgaben tätigt, was das unter dem Strich bedeutet und worüber wir in Zukunft nachdenken müssen.“

— Sophie Scott, Leiter der Finanzberichterstattung

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Die Wirtschaftsprüfer von Kushal befassen sich nun mit wichtigen kaufmännischen Fragen: dem „Warum“ hinter den Zahlen, ihrer Bedeutung und den daraus resultierenden Handlungsaufforderungen. Diese Verschiebung war unmöglich, als Versöhnungen jede verfügbare Stunde in Anspruch nahmen.

Jenseits der Nähe

Huel hat am Monatsende nicht aufgehört. Das Team übernahm mehrere FloQAST-Funktionen, darunter KI-Matching, Verwaltung von Journaleinträgen, und Einhaltung — teilweise getrieben von einem unternehmensweiten Vorstoß zur Einführung von KI. „Wenn wir uns Software ansehen, fragen wir die Unternehmen auch nach ihrer KI-Reise und zu ihren Zukunftsvorstellungen“, sagte Kushal. „Was für uns wirklich großartig war, war, dass KI ebenfalls ganz oben auf der Agenda von FloQast steht, und das findet bei uns Anklang.“

Das Finanzteam von Huel sieht bereits die praktischen Vorteile. Die automatische Abgleichfunktion meldet Salden ab, die sich nicht geändert haben, und entfernt Aufgaben, bevor das Team überhaupt anfängt. Und die Kalenderfunktion, die vorhersagt, wann das Monatsende enden wird, gibt dem gesamten Team einen Überblick darüber, was auf dem richtigen Weg ist und was sich hinzieht. „Die Verwendung von FloQast bedeutet, dass wir die KI vorantreiben können“, sagte Sophie. „Sie setzen sich in ihren Tools für KI ein, und das macht das Monatsende einfach effektiver und die Audits effektiver.“

Arbeit und Leben, ausgewogen

Vor FloQast waren späte Nächte Standard — neun oder zehn Uhr enden am Monatsende. Jetzt nutzt das Team das hauseigene Fitnessstudio von Huel, das Wellnesscenter, und verlässt das Büro zu einer angemessenen Zeit.

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„Seit der Implementierung von FloQast habe ich tatsächlich die Zeit, ins Fitnessstudio zu gehen. Ich kann mit meinen Hunden Gassi gehen. Ich kann für einen Marathon trainieren. Es gibt Zeit für andere Dinge und das Leben hat mehr zu bieten als nur ein Monatsende.“

— Sophie Scott, Leiter der Finanzberichterstattung

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Vor einem Jahr war das Monatsende alles. Jetzt ist es nur ein Teil des Jobs. Und das Team hat genug Freiraum, um zu beweisen, dass Finanzen mehr sein können als die Abteilung, die bei Huel den Geldbeutel in der Hand hält.