Efficacité en fin de mois et contrôles renforcés avec FloQast

Une société biopharmaceutique suisse dédiée à la lutte contre les maladies oculaires et à la mise au point de traitements innovants a connu une croissance rapide, la société étant cotée au NASDAQ. Dans le cadre de ce processus, l'équipe financière devait améliorer sa fonction comptable pour gagner en efficacité et répondre aux nouvelles obligations réglementaires. Ils ont trouvé leur solution avec FloQast.

Avant FloQast

L'objectif principal de la société dans le cadre de sa transformation financière était d'optimiser ses performances de fin de mois, au point de terminer sa clôture à temps, chaque mois, selon les normes de qualité les plus élevées.

Avant la transformation avec FloQast, la fonction financière de l'entreprise reposait largement sur des processus manuels et un système de contrôle interne géré via une matrice de risques et de contrôle Excel. L'équipe comptable était relativement petite à cette époque et ne comptait que 10 personnes réparties dans 5 entités. Le processus de conformité exigeait beaucoup de main-d'œuvre pour ces membres de l'équipe, qui ont consacré beaucoup de temps à des tâches telles que le copier-coller dans des feuilles de calcul Excel.

Ces processus manuels compliquaient le suivi du travail des équipes comptables externes et limitaient également la visibilité de la direction sur le processus de clôture et l'environnement de contrôle plus large.

Compte tenu de la croissance rapide de l'entreprise et de ses aspirations à une introduction en bourse au NASDAQ, un nouveau cadre de conformité était essentiel. Cette décision a nécessité le respect de normes de conformité plus strictes, notamment Conformité aux normes SOX.

C'est dans cette optique que l'équipe de direction s'est rendu compte que l'entreprise avait besoin d'un logiciel de contrôle interne capable d'améliorer son processus de contrôle de nombreuses manières, notamment en améliorant visibilité des contrôles en fin de mois. L'équipe a entamé le processus de sélection d'une plateforme logicielle pour atteindre cet objectif.

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Nous étions cotés au NASDAQ, il était donc devenu nécessaire de disposer d'un outil qui nous aiderait à respecter nos exigences de conformité. Mais nous réfléchissions également à une gestion des clôtures mensuelles et trimestrielles, nous voulions donc un outil intégrant toutes ces opérations.

Responsable des contrôles internes

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En approfondissant le processus de recherche, l'équipe financière a compilé une liste restreinte de six fournisseurs de logiciels comptables d'Europe et des États-Unis. FloQast a été ajouté tardivement, mais s'est immédiatement démarqué de la foule grâce à ses capacités de gestion rapprochée exceptionnelles. De plus, il reliait les contrôles de conformité directement à ces activités connexes et autorisait même un accès à des auditeurs tiers pour plus d'efficacité.

L'intégration parfaite de la gestion étroite et de la gouvernance, des risques et du contrôle (GRC) a fait la différence, en élevant FloQast au-dessus de la concurrence et en incitant l'équipe de direction à poursuivre la mise en œuvre.

Mise en œuvre de FloQast

Compte tenu de l'importance que les acheteurs de conformité et d'audit interne accordent à la gestion des risques, FloQast a aidé l'entreprise à exécuter un processus de transformation numérique simple et rapide, avec un minimum de temps d'arrêt ou d'interruption des services en cours. FloQast a également fourni un avantage précieux en matière de gestion du changement au cours de ce processus grâce à un système de support technique complet et à la collaboration de l'entreprise avec CFGI, société de conseil mondiale et partenaire de FloQast.

Leur responsable des contrôles internes a souligné la contribution des experts de FloQast à chaque étape de la transformation. Avant la mise en œuvre, par exemple, les membres de l'équipe de FloQast ont travaillé avec les comptables de l'entreprise pour piloter l'intégration des nouveaux outils, déterminer leur efficacité et expliquer comment ils amélioreraient les flux de travail internes, y compris lors des audits.

Dans cette optique, le principal défi lors de la transition était d'aider l'équipe à abandonner sa dépendance à une feuille de calcul unique et à adopter une plate-forme entièrement documentée et centralisée avec internal controls and maturations.

Ces problèmes de gestion des risques ayant été résolus et malgré la nécessité de coordonner les activités de cinq entités, la transition de l'entreprise vers la plateforme FloQast a pris moins de deux mois.

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Les membres de l'équipe FloQast nous ont beaucoup aidés tout au long de la mise en œuvre, notamment en définissant les avantages que nous retirerions de la plateforme au fur et à mesure de notre croissance. Tout ce qu'ils avaient promis a été livré.

Responsable des contrôles internes

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Alors que FloQast a apporté les améliorations de contrôle dont l'entreprise avait besoin pour son lancement public, l'équipe de Diana a également découvert qu'il y aurait des avantages significatifs pour le process de clôture de fin de mois.

Par exemple, la visibilité fournie par FloQast signifie que les membres de leur équipe ont désormais une vision beaucoup plus claire des progrès de fin de mois et peuvent voir qui est surchargé et quelles échéances peuvent être menacées. Cela signifie également que leurs responsables passent moins de temps à rechercher des mises à jour et peuvent consacrer leur attention et leur expertise avec plus d'efficacité pendant les périodes comptables de haute pression.

Le responsable des contrôles internes a noté que, pour de nombreux membres de l'équipe, FloQast est devenu un élément essentiel du travail quotidien, les activités étant directement liées à la clôture de fin de mois et aux responsabilités statutaires de l'entreprise.

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Chaque activité que l'équipe comptable doit effectuer est enregistrée dans FloQast et directement liée à un contrôle afin que nous puissions nous assurer qu'elle est effectuée. C'est essentiel au parcours de l'entreprise.

Responsable des contrôles internes

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La conformité se poursuit

FloQast a transformé les fonctions financières et de conformité de l'entreprise et de l'aide relever les défis du processus d'inscription en bourse.

Au-delà de l'impact sur les flux de travail de fin de mois, FloQast a également rendu les audits plus efficaces en ouvrant aux auditeurs un accès sécurisé à la documentation et aux preuves de contrôle. Cette augmentation comprenait des Conformity requirements to the SOX 404 (b), avec des outils permettant des évaluations plus approfondies des risques, une documentation plus complète et des tests de contrôle plus approfondis.

FloQast est bien plus qu'une simple solution logicielle ; c'est une plateforme fondamentale qui permet l'évolutivité, la transparence et la confiance réglementaire. Alors que l'entreprise continue de croître et que les exigences de conformité comptable augmentent, FloQast est appelée à jouer un rôle central dans la fonction financière de l'entreprise.

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FloQast est de loin notre solution logicielle la plus innovante. Il est difficile d'imaginer notre fonction financière et notre environnement de contrôle sans eux, car ils font partie intégrante de la façon dont nous faisons les choses.

Responsable des contrôles internes

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