Outdoor Living Supply : De 4 semaines pour la clôture à moins de 10 jours

LE DÉFI POUR OLS

La croissance a dépassé l'infrastructure comptable

Outdoor Living Supply a été construite sur un modèle d'expansion rapide, s'associant à des entreprises locales établies pour préserver les liens locaux et fournir une technologie de soutien afin de développer une plateforme nationale. Mais à mesure que l'entreprise prenait de l'ampleur, le rythme des acquisitions a rapidement dépassé l'infrastructure du service financier, créant un fossé grandissant entre la rapidité de la croissance de l'entreprise et la capacité de la comptabilité à suivre le rythme.

Au cours de ses premières années, OLS manquait d'une fonction comptable centralisée, laissant l'équipe hériter de processus fragmentés, d'années de données vieillissantes et d'un arriéré croissant de dette opérationnelle. Lorsque Heather Sherman a rejoint l'entreprise en tant que Comptable Analytique Senior, elle a rapidement identifié les causes profondes et s'est attelée à la conception des systèmes dont le service avait besoin. Des comptes de bilan critiques, tels que les Marchandises Reçues Non Facturées (MRNF), n'avaient pas été examinés depuis trois à quatre ans. La documentation était dispersée sur OneDrive et SharePoint, sans système cohérent pour suivre comment ou pourquoi les écritures financières avaient été effectuées.

Le risque n'était pas seulement opérationnel. Parce que les processus n'étaient pas documentés dans un système centralisé, le raisonnement derrière les écritures financières ne vivait que dans la tête de quelques individus. Si un membre de l'équipe partait, des années de contexte de transaction partaient avec lui. Pour une entreprise soutenue par du capital-investissement, soumise à un examen minutieux et acquérant de nouvelles entités à un rythme soutenu, cette fragilité était un sérieux handicap.

Sans cadre standard, chaque acquisition aggravait la complexité d'une clôture déjà tendue. Le processus était entièrement manuel, s'appuyant sur des feuilles de calcul pour gérer les tâches, mettre à jour les statuts et suivre la documentation justificative. Sans visibilité en temps réel sur l'avancement, la clôture s'étendait de deux semaines à quatre semaines. La préparation de l'audit devenait un effort de plusieurs mois, exigeant des équipes qu'elles retrouvent des fichiers dans plusieurs systèmes.

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« Le suivi des tâches se limitait à des feuilles de calcul manuelles, copiées dans de nouveaux onglets chaque mois, avec les anciennes notes supprimées et les dates mises à jour manuellement. C'était un environnement chronophage et sujet aux erreurs qui n'offrait aucune visibilité sur l'état d'avancement du travail ou sur la personne responsable des données. »

— Heather Sherman, Comptable Analytique Senior, OLS

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COMMENT FLOQAST AIDE

OLS construit une clôture structurée et évolutive

OLS a reconnu que la résolution de ces défis nécessitait plus qu'une amélioration progressive. Plutôt que de superposer l'automatisation à un processus fragmenté, l'équipe s'est concentrée sur la construction d'une base structurée qui pourrait soutenir une croissance continue et résister à l'examen minutieux qu'implique un modèle d'acquisition à grande vitesse.

Pour ce faire, OLS a mis en œuvre FloQast Close pour centraliser et standardiser la clôture. En abandonnant les feuilles de calcul pour un système unique, l'équipe a établi une source de vérité claire pour toutes les activités liées à la clôture :

• Les tâches étaient clairement attribuées, avec des horodatages de réalisation visibles par toute l'équipe
• La progression était suivie en temps réel, remplaçant le rituel mensuel de copie d'onglets
• La documentation justificative était directement liée à chaque élément de la liste de contrôle

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« Les équipes férus de technologie développent souvent des solutions internes, créant des workflows SharePoint personnalisés, des flux Power Automate et des tableaux de bord Excel complexes. Bien que fonctionnelles, ces solutions concentrent les connaissances chez une seule personne et nécessitent une maintenance constante. FloQast offre une plateforme structurée et auditable, conçue spécifiquement pour la comptabilité, fournissant un système intuitif dès le premier jour, soutenu par la formation à la demande de FloQademy pour garantir que l'expertise est partagée plutôt que cloisonnée. »

— Heather Sherman, Comptable analytique senior, Outdoor Living Supply

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Avec cette base structurée servant de « garde-fous », l'équipe s'est attaquée à l'un de ses défis les plus persistants : un arriéré pluriannuel de transactions GRNI non rapprochées. En utilisant la correspondance de transactions IA, OLS a automatisé de larges portions du processus de rapprochement. L'équipe a intégré les recherches SQL NetSuite spécialisées de Heather dans le moteur de correspondance de FloQast pour agir en amont du problème, éliminant des années de données accumulées en quelques semaines. L'analyse des écarts IA a ajouté une couche d'intégrité supplémentaire en détectant les anomalies pendant la clôture en temps réel.

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« Nous n'avons pas eu FloQast avant début 2025, donc la préparation de l'audit impliquait de rechercher des fichiers dans différents systèmes et de s'appuyer sur les connaissances institutionnelles. Notre contrôleur, Ivan Bisbee, a reconnu que le service avait besoin d'une solution rationalisée et centralisée et a contacté FloQast. Cette décision a changé la donne. »

— Heather Sherman, Comptable analytique principal, Outdoor Living Supply

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Le contrôleur de gestion ayant une charge de travail exigeante, Heather a pris en charge la mise en œuvre : coordination avec l'informatique, configuration de la plateforme et accompagnement de l'équipe dans son adoption. Une fois le retard résorbé, OLS a utilisé Gestion des écritures de journal pour renforcer les contrôles internes. Auparavant, l'ERP permettait au même utilisateur de créer et d'approuver des écritures, un risque de non-séparation des tâches que JEM a éliminé de par sa conception, offrant enfin à Becky Heins, la responsable comptable, le flux de travail d'approbation structuré qu'elle réclamait depuis longtemps. Les documents justificatifs, y compris la logique Excel sous-jacente, étaient joints directement à chaque écriture et liés à des éléments spécifiques de la liste de contrôle, créant ainsi une piste d'audit claire et traçable.

Toutes les activités étant gérées dans un seul système, la direction a pu identifier les goulots d'étranglement, affiner les flux de travail et passer de la simple clôture à l'amélioration de la conception du processus lui-même.

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LA DIFFÉRENCE FLOQAST

Clôture plus rapide. Contrôles renforcés. Une base conçue pour évoluer.

L'impact le plus immédiat a été le temps récupéré. En réduisant la clôture de quatre semaines à moins de dix jours, l'équipe comptable a libéré des semaines d'effort manuel chaque mois. Cette capacité est importante pour une entreprise qui se développe par acquisition, car elle permet à l'équipe d'intégrer de nouvelles entités sans augmentation proportionnelle des effectifs.

La préparation de l'audit, qui nécessitait autrefois des mois d'effort manuel pour localiser et valider la documentation, est désormais considérablement plus rationalisée. La centralisation des documents justificatifs et la création d'une piste d'audit traçable ont modifié la relation de travail avec les auditeurs externes, réduisant les frictions et diminuant les coûts d'audit de fin d'année par la même occasion.

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« C'est ce que j'aime chez FloQast. Il ne vous aide pas seulement à rapprocher les comptes, il vous aide à construire de meilleurs processus. La question est passée de « Est-ce que cela a été fait ? » à « Est-ce que cela est conçu de la bonne manière ? » C'est un changement fondamental dans la façon de penser d'une équipe financière. »

— Heather Sherman, Comptable analytique principal, OLS

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La fonction comptable est passée du nettoyage réactif à la conception intentionnelle des processus, avec une plus grande appropriation répartie au sein de l'équipe. Les membres ont été encouragés à créer et à affiner leurs propres règles de rapprochement basées sur l'IA, ce qui a évité les goulots d'étranglement techniques et a donné à l'équipe une véritable autonomie sur ses flux de travail. Avec des semaines de temps libérées chaque mois, l'équipe identifie désormais des opportunités d'amélioration dans le codage des fournisseurs et les données de location qui ont un impact direct sur le résultat net.

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« Le véritable impact ne se limite pas au temps gagné. C'est la clarté. C'est la confiance. Quand les fondations sont solides, les progrès se multiplient. » 

— Heather Sherman, Comptable analytique senior, OLS

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