Outdoor Living Supply: Von einem 4-wöchigen Abschluss auf unter 10 Tage

DIE HERAUSFORDERUNG FÜR OLS

Das Wachstum überforderte die Buchhaltungsinfrastruktur

Outdoor Living Supply basierte auf einem Modell der schnellen Expansion, durch Partnerschaften mit etablierten lokalen Unternehmen, um lokale Verbindungen zu erhalten und unterstützende Technologien bereitzustellen, um eine nationale Plattform aufzubauen. Als das Unternehmen wuchs, überforderte das Tempo der Akquisitionen schnell die Infrastruktur der Finanzabteilung, wodurch eine immer größere Lücke zwischen dem schnellen Wachstum des Unternehmens und der Geschwindigkeit, mit der die Buchhaltung mithalten konnte, entstand.

In den Anfangsjahren fehlte OLS eine zentralisierte Buchhaltungsfunktion, was dazu führte, dass das Team fragmentierte Prozesse, jahrealte Daten und einen wachsenden Rückstand an operativen Verpflichtungen erbte. Als Heather Sherman als Senior Kostenbuchhalterin dazukam, erkannte sie schnell die Ursachen und machte sich daran, die vom Team benötigten Systeme zu entwickeln. Kritische Bilanzkonten, wie Wareneingang ohne Rechnung (GRNI), waren drei bis vier Jahre lang nicht überprüft worden. Die Dokumentation war über OneDrive und SharePoint verstreut, ohne ein konsistentes System zur Nachverfolgung, wie oder warum Finanzbuchungen vorgenommen worden waren.

Das Risiko war nicht nur operativer Natur. Da die Prozesse nicht in einem zentralisierten System dokumentiert waren, existierte die Begründung für Finanzbuchungen nur in den Köpfen einiger weniger Personen. Verließ ein Teammitglied das Unternehmen, gingen Jahre des Transaktionskontextes mit ihm verloren. Für ein von Private Equity unterstütztes Unternehmen, das unter strenger Beobachtung stand und schnell neue Einheiten akquirierte, war diese Fragilität eine ernsthafte Belastung.

Ohne ein Standard-Framework erhöhte jede Akquisition die Komplexität eines bereits angespannten Abschlusses. Der Prozess war vollständig manuell und stützte sich auf Excel-Sheets, um Aufgaben zu verwalten, Status zu aktualisieren und unterstützende Dokumente zu verfolgen. Ohne Echtzeit-Einblick in den Fortschritt zog sich der Abschluss von zwei auf bis zu vier Wochen hin. Die Audit-Vorbereitung wurde zu einem monatelangen Unterfangen, das von den Teams erforderte, Dateien in mehreren Systemen aufzuspüren.

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„Die Aufgabenverfolgung beschränkte sich auf manuelle Excel-Sheets – die jeden Monat in neue Registerkarten kopiert wurden, wobei alte Notizen gelöscht und Daten manuell aktualisiert wurden. Es war eine zeitaufwändige, fehleranfällige Umgebung, die keinerlei Einblick darüber bot, wo die Arbeit stand oder wer die Daten besaß.“

— Heather Sherman, Senior Kostenbuchhalterin, OLS

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WIE FLOQAST HILFT

OLS baut einen strukturierten, skalierbaren Abschluss auf

OLS erkannte, dass die Lösung dieser Herausforderungen mehr als nur inkrementelle Verbesserungen erforderte. Anstatt Automatisierung auf einen fragmentierten Prozess aufzusetzen, konzentrierte sich das Team auf den Aufbau einer strukturierten Grundlage, die weiteres Wachstum unterstützen und der genauen Prüfung standhalten konnte, die mit einem schnellen Akquisitionsmodell einhergeht.

Dazu implementierte OLS FloQast Close um den Finanzabschluss zu zentralisieren und zu standardisieren. Durch den Wechsel von Excel-Sheets zu einem einzigen System schuf das Team eine klare Quelle der Wahrheit für alle abschlussbezogenen Aktivitäten:

• Aufgaben wurden klar zugewiesen, wobei die Zeitstempel für die Erledigung für das gesamte Team sichtbar waren
• Der Fortschritt wurde in Echtzeit verfolgt und ersetzte das monatliche Ritual des Kopierens von Tabellenblättern
• Begleitdokumente wurden direkt mit jedem Checklistenpunkt verknüpft

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„Technologieaffine Teams entwickeln oft interne Lösungen, indem sie benutzerdefinierte SharePoint-Workflows, Power Automate-Flows und komplexe Excel-Dashboards erstellen. Obwohl funktional, konzentrieren diese Lösungen das Wissen bei einer Person und erfordern ständige Wartung. FloQast bietet eine strukturierte, prüfbare Plattform, die speziell für die Buchhaltung entwickelt wurde – sie stellt von Anfang an ein intuitives System bereit, unterstützt durch die On-Demand-Schulungen von FloQademy, um sicherzustellen, dass Fachwissen geteilt und nicht isoliert wird.“

— Heather Sherman, Senior Kostenrechnerin, Outdoor Living Supply

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Mit dieser strukturierten Grundlage als „Leitplanken“ wandte sich das Team einer seiner hartnäckigsten Herausforderungen zu: einem mehrjährigen Rückstand an nicht abgestimmten GRNI-Transaktionen. Mithilfe von KI-Transaktionsabgleichautomatisierte OLS große Teile des Abstimmungsprozesses. Das Team integrierte Heathers spezialisierte NetSuite SQL-Abfragen in die Matching-Engine von FloQast, um das Problem an der Wurzel zu packen und jahrelang angesammelte Daten innerhalb weniger Wochen zu bereinigen. KI-Variance Analysis fügte eine weitere Ebene der Integrität hinzu, indem sie Anomalien während des Abschlusses in Echtzeit aufdeckte.

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„Bis Anfang 2025 hatten wir FloQast nicht, daher bedeutete die Vorbereitung auf das Audit, Dateien über verschiedene Systeme hinweg zu suchen und sich auf institutionelles Wissen zu verlassen. Unser Controller, Ivan Bisbee, erkannte, dass die Abteilung eine optimierte, zentralisierte Lösung benötigte und nahm Kontakt mit FloQast auf. Diese Entscheidung war ein Wendepunkt.“

— Heather Sherman, Senior Kostenrechnerin, Outdoor Living Supply

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Da der Controller ein hohes Arbeitsaufkommen hatte, übernahm Heather die Verantwortung für die Implementierung: Sie koordinierte sich mit der IT, konfigurierte die Plattform und führte das Team durch die Einführung. Nachdem der Rückstand aufgearbeitet war, nutzte OLS Buchungssatzmanagement um das interne Kontrollumfeld zu stärken. Zuvor erlaubte das ERP-System demselben Benutzer, Buchungen zu erstellen und zu genehmigen – ein Risiko der Funktionstrennung, das JEM systembedingt ausschloss. So erhielt die Accounting Managerin Becky Heins endlich den strukturierten Genehmigungsworkflow, für den sie sich lange eingesetzt hatte. Begleitende Dokumente, einschließlich der zugrunde liegenden Excel-Logik, wurden direkt an jeden Eintrag angehängt und mit spezifischen Checklistenpunkten verknüpft, wodurch ein klarer und nachvollziehbarer Audit Trail entstand.

Da alle Aktivitäten in einem einzigen System verwaltet wurden, konnte die Führung Engpässe identifizieren, Workflows optimieren und den Fokus vom bloßen Abschluss des Monatsabschlusses auf die Verbesserung des Prozessdesigns selbst verlagern.

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DER FLOQAST UNTERSCHIED

Schnellerer Abschluss. Stärkere Kontrollen. Eine skalierbare Grundlage.

Der unmittelbarste Effekt war die Wiedergewinnung von Zeit. Durch die Reduzierung des Abschlusses von bis zu vier Wochen auf unter zehn Tage sparte das Buchhaltungsteam jeden Monat Wochen an manuellem Aufwand ein. Diese Kapazität ist in einem durch Akquisitionen wachsenden Unternehmen von Bedeutung, da sie es dem Team ermöglicht, neue Einheiten ohne einen proportionalen Anstieg des Personalbestands zu integrieren.

Die Audit-Vorbereitung, die einst Monate manuellen Aufwands erforderte, um Dokumente zu finden und zu validieren, ist jetzt erheblich optimierter. Die Zentralisierung von Belegen und die Schaffung eines nachvollziehbaren Audit Trails veränderte die Zusammenarbeit mit externen Prüfer:innen, wodurch Reibungsverluste reduziert und die Kosten für die Jahresabschlussprüfung gesenkt wurden.

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„Das ist es, was ich an FloQast liebe. Es hilft nicht nur bei der Kontenabstimmung – es hilft, bessere Prozesse aufzubauen. Die Frage verlagerte sich von ‚Ist das erledigt worden?‘ zu ‚Ist das richtig konzipiert?‘ Das ist eine grundlegende Veränderung in der Denkweise eines Finanzteams.“

— Heather Sherman, Senior Kostenrechnerin, OLS

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Die Buchhaltungsfunktion hat sich von einer reaktiven Fehlerbehebung zu einem bewussten Prozessdesign entwickelt, wobei eine größere Verantwortung im gesamten Team verteilt ist. Die Teammitglieder wurden ermutigt, ihre eigenen KI-Abgleichsregeln zu erstellen und zu verfeinern, was technische Engpässe verhinderte und dem Team echte Kontrolle über ihre Workflows gab. Da jeden Monat Wochen an Zeit eingespart werden konnten, identifiziert das Team nun Verbesserungsmöglichkeiten bei der Lieferantencodierung und den Leasingdaten, die sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirken.

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„Der wahre Effekt ist nicht nur die Zeitersparnis. Es ist Klarheit. Es ist Zuversicht. Wenn das Fundament stark ist, potenziert sich der Fortschritt.“ 

— Heather Sherman, Leitende:r Kostenbuchhalter:in, OLS

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