Wie ASC 842 Lease Accounting Controllern hilft, strategische Partner zu werden

In den letzten zehn Jahren hat sich die Rolle des Controllers von einer strikten Belastungen und Gutschriften, Compliance und Meldewesen, zu einer deutlich strategischeren Rolle, als unsere aktuelle Umfrage zeigt.Laut den befragten Buchhaltungs- und Finanzfachleuten geben 95 Prozent an, dass die Rolle des Controllers immer strategischer wird, und 69 Prozent sehen sich eher als Risikomanager denn als Berichtsersteller.

Laut einem aktuellen Bericht von Deloitte verbringen die meisten Controller jedoch immer noch 70 Prozent ihrer Zeit mit traditionellen Aufgaben wie dem Abschluss der Geschäftsbücher und der Einhaltung der Rechnungslegungsstandards. Mit ASC 842, der Aktualisierung der Rechnungslegungsstandards für Leasingverträge durch den FASB, haben Controller die perfekte Gelegenheit, ein strategischer Partner zu werden, indem sie enger mit dem Rest des Unternehmens zusammenarbeiten und bessere Prozesse entwickeln.

Wie ASC 842 Leasingverträge neu definiert

Ab 2019 müssen börsennotierte Unternehmen alle Leasingverträge mit einer Laufzeit von 12 Monaten oder länger in die Bilanz aufnehmen. Nichtöffentliche Unternehmen erhalten ein weiteres Jahr. Im Mittelpunkt des neuen FASB-Standards steht eine neue Definition eines Leasingverhältnisses. Ein Leasing wird nun, um den FASB zu paraphrasieren, als eine Vereinbarung definiert, die einem Unternehmen das Recht einräumt, einen materiellen Vermögenswert, der einem anderen Unternehmen gehört, für einen bestimmten Zeitraum zu nutzen. Das bedeutet, dass Betriebsleasingverträge zum ersten Mal in die Bilanz aufgenommen werden, obwohl die Bilanzierung von Kapitalleasingverträgen so ziemlich unverändert bleiben wird wie seit Jahrzehnten. Mit dieser neuen, weit gefassten Definition entdecken Unternehmen mehr Leasingverträge, als sie ursprünglich dachten. Leasingverträge können in Serviceverträge oder Liefervereinbarungen eingebettet werden, in denen das Wort „Leasing“ nicht einmal erwähnt wird. Wenn in einem Vertrag ein bestimmter Vermögenswert erwähnt wird, der zur Erfüllung dieses Vertrags verwendet werden soll, handelt es sich wahrscheinlich um ein Leasing. Hier ist ein Beispiel von Der hervorragende Leitfaden von PWC zu ASC 842:

Ein Autohersteller beauftragt einen Teilehersteller mit der Herstellung von Motorhaubenverzierungen. Der Teilehersteller entwirft und baut eine Matrize in Form des Logos des Autoherstellers. Äußerlich sieht das aus wie ein Liefervertrag. Um diese Vereinbarung zu erfüllen, muss jedoch die benutzerdefinierte Stanze — ein bestimmter Vermögenswert — verwendet werden. In dieser Vereinbarung ist also ein Mietvertrag enthalten.

Suchen Sie zunächst unter jedem Felsen nach versteckten Mietverträgen

Der erste Schritt bei der Implementierung von ASC 842 besteht darin, alle bestehenden Mietverträge Ihres Unternehmens zu identifizieren und die Dokumente zusammenzustellen. Je nach Größe und Reichweite Ihres Unternehmens kann dies eine schwierige Aufgabe sein. Neben den Verträgen, die hilfreicherweise als Leasingverträge gekennzeichnet sind, müssen Sie möglicherweise in Vermögensregistern, Bestellungen, A/V und sogar in der Gewinn- und Verlustrechnung nach Zahlungen suchen, die aussehen, als könnten es sich um Leasingzahlungen handeln. Wenn Sie international tätig sind, benötigen Sie möglicherweise Übersetzungen. Wenn Sie langfristige Mietverträge für Immobilien haben, sind diese Papierdokumente möglicherweise in einem schlechten Zustand. Jetzt benötigt das Buchhaltungsteam die Hilfe der gesamten Organisation, um alle Verträge zu finden, die jetzt als Leasingverträge eingestuft werden könnten. Zumindest benötigen Sie Hilfe von der Beschaffung, der IT, dem Betrieb und der Rechtsabteilung. Sobald Sie alle Verträge gefunden haben, bei denen es sich möglicherweise um Leasingverträge handelt, benötigen Sie fortlaufende Schulungen, um sicherzustellen, dass jeder Leasingverträge in Zukunft identifizieren und sie an die Buchhaltung senden kann, um sie in das System aufzunehmen.

Ich bin kein Buchhalter. Warum sollte ich mich für Rechnungslegungsstandards interessieren?

Ja, der Rest Ihrer Organisation ist vielleicht verrückt, dass die Buchhaltung mit ihnen über FASB und Rechnungslegungsstandards spricht, und Sie werden wahrscheinlich auf Widerstand stoßen, weil niemand zusätzliche Zeit für Ihr Projekt hat. Die Sache ist: Jedem muss beigebracht werden, dass die Art und Weise, wie Geschäfte strukturiert sind, sich nachhaltig auf die Bilanz auswirken kann. Hier ist ein weiteres Beispiel aus dem PWC-Leitfaden zu ASC 842:

Manufacturing Corp trifft mit Warehousing Corp eine Vereinbarung über die Lagerung überschüssiger Lagerbestände für die nächsten drei Jahre. Wenn der Vertrag die Lagerbedingungen so festlegt, dass nur ein Standort in den Lagern von Warehousing Corp den Vertrag erfüllt, handelt es sich um einen Mietvertrag. Wenn es Warehousing Corp freisteht, verschiedene Standorte zu ersetzen und diese Standorte nach Belieben zu ändern, handelt es sich möglicherweise nicht um einen Mietvertrag.

Auch wenn Verträge für diese kleinen Dinge unerheblich erscheinen mögen, stimmen Ihre Prüfer insgesamt möglicherweise nicht zu. Bei der Festlegung von Schwellenwerten für die Wesentlichkeit besteht die Gefahr, dass andere Teile Ihres Unternehmens selbstgefällig werden und Ihnen möglicherweise nicht alle Vereinbarungen zusenden, die Sie sich ansehen müssen.

ASC 842 ist nicht nur ein einmaliger Sprint. Das ist ein Marathon.

Denken Sie daran, dass das Sammeln all Ihrer alten Mietverträge und die Abrechnung erst der Anfang ist. Das Sammeln von Leasingdokumenten, deren Analyse und die Abrechnung werden von nun an Teil Ihres normalen Arbeitsablaufs sein. Und es geht nicht nur darum, Leasingverträge von Anfang an zu identifizieren — Änderungen an Verträgen, die zuvor keine große Sache waren, können jetzt eine Neubewertung auslösen, weshalb ein großer Teil von ASC 842 dafür vorgesehen ist. Nach dem alten Standard fand eine Neubewertung nur statt, als der Mietvertrag selbst geändert wurde. Gemäß ASC 842 können jedoch Änderungen der Umstände oder Schätzungen, die sich auf die Höhe künftiger Leasingzahlungen auswirken, eine Neuberechnung des Barwerts der verbleibenden Leasingzahlungen erforderlich machen. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass jeder, der diese Änderungen autorisieren kann, weiß, dass er die Buchhaltung auf dem Laufenden halten muss.

Excel ist der Aufgabe möglicherweise nicht mehr gewachsen

Sofern Ihr Unternehmen nicht nur über eine Handvoll Leasingverträge verfügt, reichen Tabellen in einem gemeinsamen Laufwerk nicht mehr aus, um den Überblick zu behalten. Erwägen Sie Verwaltungssoftware schließen als Lösung, um all Ihre Verträge, Tilgungspläne und Abstimmungen an einem einzigen Ort zu organisieren, um den Monatsabschluss zu verwalten. Wenn Sie viele, viele Leasingverträge haben, sollten Sie auch Folgendes in Betracht ziehen Software zur Leasingverwaltung um bei der einzigartigen Komplexität von Leasingberechnungen und den zusätzlichen Offenlegungsanforderungen zu helfen. Denken Sie daran: Dies ist eine lebenslange Veränderung für Ihr Unternehmen, daher benötigen Sie eine nachhaltige Lösung. Best-of-Breed-Lösungen sind cloudbasiert und automatisieren nicht nur die Berechnungen für Ihre Finanzen und Journaleinträge, sondern beinhalten auch eine integrierte Dokumentenablage und ermöglichen den Zugriff von Prüfern. Wenn Sie eine Leasingbuchhaltungssoftware in Kombination mit einer Close-Management-Software verwenden, sparen Sie viel Zeit im Vergleich zur alleinigen Verwendung von Excel. Und wenn Sie all Ihre Leasingverträge an einem zentralen Ort speichern, kann jeder in Ihrem Unternehmen die Informationen finden, die er benötigt, wenn er sie benötigt. Wenn Sie eine strategischere Rolle in Ihrem Unternehmen übernehmen, müssen Sie Ihr Verständnis dafür vertiefen, wie die verschiedenen Teile funktionieren, und allen die Daten zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen. Dies ist die perfekte Ausrede, um Ihre Sichtbarkeit als Führungskraft innerhalb des Unternehmens zu verbessern.