Webinar: Best Practices für den Monatsabschluss auf Sage Intacct

Der Monatsende ist für die meisten Buchhaltungsteams oft eine große Herausforderung. Als Team zu arbeiten, um alle Teile zusammenzusetzen — alles unter Zeitdruck — erfordert eine Menge Aufwand, aber mit den richtigen Tools können Buchhaltungsteams ihre Zeit, um die Bücher jeden Monat abzuschließen, erheblich verkürzen.

Es liegt in der Natur der Sache, dass die Teams am Monatsende von der Überprüfung und Anpassung der Salden zur Erstellung genauer und informativer Berichte übergehen müssen, zusammen mit allen dazwischen liegenden Schritten — Konsolidierungen, konzerninterne Eliminierungen, Abstimmungen, Flussanalysen, Anpassung der Journaleinträge usw. FloQast hat vier Säulen für den Monatsabschluss identifiziert: Mitarbeiter, Prozess, Dokumente und Abstimmungen.

Wie passen diese vier Säulen zusammen, um den bestmöglichen Abschluss zu erzielen? Vor Kurzem Blake Oliver diskutierte mit erfahrenen Buchhaltern bewährte Methoden zur Optimierung des Monatsabschlusses in Sage Intacct mithilfe von FloQast Abe Gögel, Direktor von Cordia Partners, Waqas Khalid, Senior Consultant von Cordia Partners, und Joe Stuckel, Stellvertretender Controller bei G2.

Leute

Das erste Element eines erfolgreichen Abschlusses sind die Menschen. Es geht darum, das richtige Team zusammenzustellen und sicherzustellen, dass sie über die Informationen und den Zugriff verfügen, die sie benötigen, sowie über die Tools, um reibungslos zusammenzuarbeiten.

Wenn Ihr Team bereits etabliert ist, besteht die nächste Herausforderung darin, allen zu helfen, auf derselben Wellenlänge zu bleiben und Zugriff auf die richtigen Informationen zu erhalten, damit sie effektiv zusammenarbeiten können. In Sage Intacct hat Abe einen Trick vorgestellt, mit dem Sie Benutzerberechtigungen und Zugriffsrechte einrichten können, damit Ihr Team sieht, was es sehen muss.

„Wir haben festgestellt, dass es zwei Arten gibt, wie Sie Benutzer in Intacct unter dem Gesichtspunkt der Berechtigungen verwalten können. Sie können benutzerbasierte Berechtigungen einrichten, bei denen Sie jede Berechtigung von der Person definieren, was ein sehr manueller Aufwand ist. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Teammitglied bekommen, müssen Sie X Kästchen ankreuzen, um sicherzustellen, dass es die richtigen Berechtigungen hat.

Die Herausforderung dabei ist, dass jeder einzelne Benutzer einzigartig ist. Angenommen, Sie haben zwei Benutzer, die im Wesentlichen dieselbe Rolle innehaben: Sie könnten versehentlich ein Kästchen für einen Benutzer ankreuzen, dieses Kästchen für einen anderen Benutzer ausschließen und es könnten einige sehr große unbeabsichtigte Folgen haben, insbesondere im Hinblick auf die Sichtbarkeit der Daten. Aus diesem Grund verwenden wir rollenbasierte Berechtigungen.

Mit rollenbasierten Berechtigungen können Sie entweder sehr detaillierte Rollen einrichten, z. B. die Berechtigung, eine AP-Rechnung einzusehen. Dann könnten Sie das Konzept des Rollenstapelns verwenden, um immer mehr Gruppen von Berechtigungen hinzuzufügen, die dem Berufsprofil einer Person entsprechen. Auf diese Weise können Sie sehr schnell bestimmte Zugriffsrechte hinzufügen oder entfernen und gleichzeitig sicherstellen, dass diese Person über die entsprechenden Rechte im System verfügt.“

Prozess

Intacct bietet eine Reihe von Möglichkeiten, wie Teams ihre Prozesse innerhalb des ERP rationalisieren können, um manuelle Eingaben und menschliche Fehler zu reduzieren. Waqas teilte einige seiner Favoriten mit:

• Dateneingabeanforderungen konfigurieren: Bestimmte Elemente können für Einträge in Intacct erforderlich sein. Sie können beispielsweise einen Standort für Bürokostenabrechnungen angeben, sodass unvollständige Buchungen nicht gebucht werden können. Journaleinträge können auch so eingestellt werden, dass sie genehmigt werden müssen, bevor sie an die GL gesendet werden.
• Wiederkehrende Journaleinträge: Diese können verwendet werden, um Artikel, die sich jeden Monat wiederholen, automatisch mit den gleichen Beträgen einzugeben, wodurch der Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe reduziert wird.
• Auswendig gelernte Transaktionen: Mit diesen können Sie Transaktionsvorlagen für Transaktionen erstellen, die jeden Monat mit unterschiedlichen Beträgen stattfinden. Die Gehaltsabrechnung ist ein gutes Beispiel — Sie können Ihre Zahlen in eine vorgefertigte Transaktion eingeben, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und Ihre Transaktionen alle zusammenpassen.
• Intacct arbeitet zusammen: Dieses Tool ist hilfreich für die Kommunikation mit Ihrem Team, während Sie gemeinsam am Abschlussprozess arbeiten. Sie können Notizen an Transaktionen anhängen und Benutzer taggen.
• Geplante Berichte: Berichte können so eingestellt werden, dass sie automatisch nach einem Zeitplan ausgeführt und per E-Mail an relevante Benutzer gesendet werden.

Um während Ihres Abschlussvorgangs den Überblick über die Aufgaben zu behalten, insbesondere abteilungsübergreifend, benötigen Sie eine gemeinsame Abschluss-Checkliste. Mit FloQast können Sie alle Abschlussschritte und Abstimmungen an einem Ort sehen, sodass Sie überwachen können, was unvollständig ist und auf wessen Teller es sich befindet.

Dokumentation

Cloud-Speicher vereinfacht das Teilen von Dokumenten. Die Ordnerstruktur in FloQast ist einfach und spiegelt Google Drive wider. Sie können Ordner ganz einfach in Drive ablegen, um sie mit Benutzern außerhalb des Systems, einschließlich Auditoren, zu teilen.

„Wir behalten alle Abstimmungen in der in FloQast integrierten Ordnerstruktur bei“, sagte Stuckel. „Wenn Wirtschaftsprüfer alle unsere Bilanzkonten anfordern, können wir ganz einfach in FloQast gehen, sie einfach abrufen und sie sofort an die Wirtschaftsprüfer senden. Es ist wirklich ein einfacher Prozess.“

Versöhnungen

Amortisationspläne für Vermögenswerte können in Intacct vordefiniert werden, sodass Sie jeden Monat Abstimmungstransaktionen ohne einen separaten Excel-Zeitplan erstellen können. Bankabstimmungen können auch innerhalb der Software vorgenommen werden, wodurch der Zeitaufwand für das Hin- und Herwechseln zwischen Systemen reduziert wird. Mit FloQast können Sie Ihre Abstimmungen ganz einfach nachverfolgen, sodass Sie wissen, dass alles geklärt ist und Sie einen sauberen Monatsabschluss haben.

„Wir empfehlen dringend, Bankabstimmungen innerhalb Ihres bestehenden Buchhaltungssystems durchzuführen“, sagte Waqas. „Wenn Sie sie immer noch in Excel ausführen, ist es definitiv an der Zeit, die Umstellung vorzunehmen.“