Vom Chaos zur Klarheit: Abbildung aktueller Prozesse zur Identifizierung von KI-Möglichkeiten

Das Potenzial künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung ist enorm. Wir steuern auf eine Zukunft zu, in der schnellere Abschlüsse, weniger Fehler und die Finanzteams von sich wiederholenden Aufgaben befreit sind und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Aber von der heutigen Realität in diese KI-gestützte Zukunft zu gelangen, kann sich entmutigend anfühlen. Wie entscheidest du, wo du anfängst? Die Implementierung von KI ohne einen klaren Plan kann zu vergeblicher Mühe und enttäuschenden Ergebnissen führen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umstellung ist ein tiefes Verständnis Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe.

Die Abbildung Ihrer bestehenden Prozesse ist der erste wichtige Schritt zur Identifizierung wirkungsvoller KI-Möglichkeiten. Diese Übung bringt Sie vom Betriebschaos zur Klarheit. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Buchhaltungsfunktion nicht als eine Reihe von getrennten Aufgaben zu betrachten, sondern als ein miteinander verbundenes System. Mit dieser Karte können Sie die Engpässe, Ineffizienzen und sich wiederholenden Arbeiten lokalisieren, die sich perfekt für eine Automatisierung eignen. Dieser Beitrag enthält eine detaillierte Guide zur Abbildung Ihrer aktuellen Prozesse, um das volle Potenzial der KI auszuschöpfen.

Um noch tiefer einzudringen, Schauen Sie sich Ihr KI-Playbook für die Buchhaltung an: Eine schrittweise Anleitung zur Transformation Ihrer Arbeitsabläufe.

Warum Sie vor der Automatisierung eine Abbildung erstellen müssen

Direkt zu einem neuen KI-Tool zu springen, ohne vorher Ihre internen Prozesse zu verstehen, ist wie einen Hochleistungsmotor zu kaufen, ohne zu wissen, in welches Auto Sie ihn einbauen. Es passt vielleicht nicht, es funktioniert möglicherweise nicht und Sie verursachen möglicherweise mehr Probleme als Sie lösen. Die Abbildung Ihrer Workflows bietet mehrere klare Vorteile:

• Sichtbarkeit: Sie erhalten einen transparenten, umfassenden Überblick darüber, wie Ihre Arbeit erledigt wird. Dabei kommen häufig „Schattenprozesse“ oder Problemumgehungen zum Vorschein, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben, aber nicht offiziell dokumentiert sind.
• Identifizieren Sie Ineffizienzen: Die Prozesskartierung zeigt Engpässe, Redundanzen und manuelle Eingriffe auf, die wertvolle Zeit und Ressourcen verbrauchen.
• Datengestützte Entscheidungen: Anstatt zu erraten, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, können Sie einen strukturierten Ansatz verwenden, um die Prozesse mit dem höchsten potenziellen ROI (Return on Investment) zu identifizieren.
• Grundlage für Verbesserungen: Eine klare Prozesslandkarte gilt nicht nur für KI. Es dient als Grundlage für jede Initiative zur Prozessverbesserung und hilft Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren, noch bevor Sie neue Technologien einführen.

Eine schrittweise Anleitung zur Abbildung Ihrer Workflows

Die Abbildung Ihrer aktuellen Prozesse muss nicht kompliziert sein. Ziel ist es, eine klare, visuelle Darstellung zu erstellen, wie eine Aufgabe von Anfang bis Ende erledigt wird. Sie können einfache Tools wie Flussdiagramme, Tabellenkalkulationen oder spezielle Prozessabbildungssoftware verwenden.

Schritt 1: Stellen Sie Ihr Team zusammen und wählen Sie einen Prozess

Stellen Sie zunächst ein kleines, funktionsübergreifendes Team von Personen zusammen, die direkt an dem Prozess beteiligt sind, den Sie abbilden möchten. Dies sollte die Teammitglieder einschließen, die die Aufgaben täglich ausführen, da ihr Wissen vor Ort von unschätzbarem Wert ist.

Wählen Sie zunächst einen einzelnen Prozess aus. Versuchen Sie nicht, Ihre gesamte Buchhaltungsabteilung auf einmal abzubilden. Ein guter Ausgangspunkt ist ein Prozess, der bekanntermaßen zeitaufwändig oder fehleranfällig ist, wie z. B. die Debitoren oder Bankabstimmungen.

Schritt 2: Definieren Sie den Umfang

Definieren Sie klar die Start- und Endpunkte des Prozesses, den Sie abbilden. Wenn Sie beispielsweise Debitoren zuordnen, beginnt der Prozess, wenn eine Rechnung eingegangen ist oder wenn eine Bestellung erstellt wird? Endet es, wenn die Zahlung gesendet wird oder wenn die Zahlung im Hauptbuch abgeglichen wird? Durch die Definition dieser Grenzen bleibt die Kartierung fokussiert und überschaubar.

Schritt 3: Dokumentieren Sie jeden Schritt

Dies ist der Kern der Kartierungsübung. Gehen Sie mit Ihrem Team Schritt für Schritt durch den Prozess und dokumentieren Sie jede Aktion. Sei so detailliert wie möglich.

Stellen Sie für jeden Schritt wichtige Fragen:

• Was passiert? Beschreiben Sie die spezifischen Maßnahmen, die ergriffen werden.
• Wer macht das? Identifizieren Sie die verantwortliche Person oder das verantwortliche Team.
• Welche Tools werden verwendet? Notieren Sie sich alle beteiligten Software, Tabellenkalkulationen oder physischen Dokumente.
• Wie lange dauert das? Schätzen Sie die Zeit, die für jeden Schritt benötigt wird.
• Was sind die Ein- und Ausgänge? Welche Informationen werden benötigt, um den Schritt zu starten, und was wird am Ende produziert?

Schritt 4: Visualisieren Sie den Arbeitsablauf

Nachdem Sie alle Schritte dokumentiert haben, erstellen Sie ein visuelles Ablaufdiagramm. Dadurch ist es viel einfacher, den Arbeitsfluss zu erkennen, Übergaben zwischen Personen zu erkennen und Arbeitsschleifen oder Verzögerungen zu erkennen. Einfache Felder für Aktionen und Diamanten für Entscheidungen können den Prozess effektiv veranschaulichen. Die Visualisierung des Workflows hilft den Beteiligten, den aktuellen Stand schnell zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind.

Evaluierung von Prozessen im Hinblick auf Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz

Mit einer übersichtlichen Landkarte in der Hand können Sie jetzt bewerten, welche Prozesse die besten Kandidaten für die KI-Automatisierung sind. Nicht alle Aufgaben sind gleich. Sie benötigen einen Rahmen, um Ihre Bemühungen zu priorisieren und sich auf die Chancen zu konzentrieren, die die größte Wirkung erzielen.

Identifizierung von Prozessen mit hoher Wirkung

Bestimmte Eigenschaften machen einen Prozess sehr gut für die Automatisierung geeignet. Achten Sie bei der Überprüfung Ihrer Prozesslandkarten auf folgende Aufgaben:

• Repetitiv und hochvolumig: Aufgaben, die häufig und in großen Mengen ausgeführt werden, wie Dateneingabe oder Transaktionsabgleich, sind ideal für KI. Ihre Automatisierung spart viele menschliche Stunden ein.
• Regelbasiert: Prozesse, die mit wenigen Ausnahmen einem klaren Satz vordefinierter Regeln folgen, lassen sich leichter automatisieren. Stellen Sie sich den dreifachen Abgleich in der Debitoren, bei dem eine Rechnung mit einer Bestellung und einem Wareneingangsbericht abgeglichen wird.
• Anfällig für menschliches Versagen: Die manuelle Dateneingabe, das Kopieren und Einfügen zwischen Systemen sowie komplexe Berechnungen sind anfällig für menschliche Fehler. KI kann diese Aufgaben mit nahezu perfekter Genauigkeit ausführen.
• Datenintensiv: Aufgaben, die das Sammeln, Konsolidieren und Validieren von Daten aus mehreren Quellen beinhalten, eignen sich perfekt für KI. Ein KI-Agent kann sich mit verschiedenen Systemen verbinden und die Daten in Sekundenschnelle zusammenführen.

Beispiele für wirkungsvolle Prozesse, die reif für die Automatisierung sind:

• Verbindlichkeiten: Extrahieren von Daten aus Rechnungen, Codieren von Rechnungen auf die richtigen GL-Konten und Weiterleitung zur Genehmigung.
• Bankabstimmungen: Abgleich von Tausenden von Transaktionen zwischen Kontoauszügen und dem Hauptbuch.
• Prüfung der Spesenabrechnung: Überprüfung der Einnahmen anhand der Unternehmenspolitik, um Ausgaben zu kennzeichnen, die nicht den Richtlinien entsprechen.
• Erstellung von Journaleinträgen: Automatische Erstellung von Journaleinträgen für wiederkehrende Rückstellungen, Stundungen und Umlagen.

Priorisierung Ihrer KI-Initiativen

Nachdem Sie potenzielle Kandidaten identifiziert haben, müssen Sie sie priorisieren. Ein einfaches Bewertungssystem, das oft als“ bezeichnet wirdBewertung der Bereitschaft der Agenten„, kann Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Zu den wichtigsten Bewertungskriterien gehören:

• Prozesskomplexität (1-5): Einfachere, regelbasierte Prozesse lassen sich leichter automatisieren. Prozesse wie Rückstellungen, Gehaltsabrechnungen und Abstimmungen folgen oft konsistenten, klar definierten Regeln. KI zeichnet sich durch die Automatisierung dieser Art von Aufgaben aus, wodurch der Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert und Fehler minimiert werden.
• Vorhersagbarkeit der Aufgabe (1-5): Sich wiederholende, konsistente Aufgaben sind ideal für KI. Aufgaben, die jedes Mal denselben Schritten folgen, wie das Generieren von Rechnungen oder das Abgleichen von Konten, eignen sich perfekt für die Automatisierung, da sie nicht viel Variation erfordern.
• Aufgabenvolumen (1-5): Hochvolumige Aufgaben sind bessere Kandidaten für KI. Die Automatisierung eines Prozesses, der 5.000 Mal pro Monat stattfindet, bietet weitaus mehr Wert als die Automatisierung eines Prozesses, der nur fünfmal stattfindet. Wählen Sie die Optionen aus, die die größte Wirkung haben.
• Datenverfügbarkeit (1-5): Saubere, strukturierte Daten sind unerlässlich, damit KI effektiv funktioniert. KI ist auf Daten angewiesen, um Entscheidungen zu treffen. Wenn Ihre Daten unvollständig, inkonsistent oder unstrukturiert sind, kann es sein, dass die KI Schwierigkeiten hat, genaue Ergebnisse zu liefern.
• Ausnahmenhäufigkeit (1-5): Weniger Ausnahmen machen einen Prozess besser für die Automatisierung geeignet. Prozesse mit häufigen Ausnahmen oder Einzelfällen erfordern menschliches Eingreifen, was die Effektivität der KI einschränken kann.

Addieren Sie die Gesamtwerte, um die Automatisierungsanpassung zu beurteilen. Je höher die Punktzahl, desto besser kann ein KI-Tool Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Fazit: Erstellen Sie Ihre Roadmap zur Automatisierung

Der Übergang von chaotischen, undokumentierten Workflows zu einer klaren, KI-gesteuerten Buchhaltungsfunktion ist eine Reise, kein Sprint. Alles beginnt mit dem grundlegenden Schritt der Abbildung Ihrer aktuellen Prozesse. Diese Übung bietet die Klarheit, die Sie benötigen, um nicht mehr zu raten und strategische Entscheidungen darüber zu treffen, wo KI den größten Nutzen bringen kann.

Indem Sie Ihre Arbeitsabläufe visualisieren, wirkungsvolle Automatisierungskandidaten identifizieren und sie auf der Grundlage von Wirkung und Machbarkeit priorisieren, erstellen Sie eine praktische und vertretbare Roadmap. Sie können mit kleinen, überschaubaren Erfolgen beginnen, die Selbstvertrauen stärken und einen klaren ROI nachweisen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Investition in KI ein Erfolg ist, und macht Ihre Buchhaltungsabteilung zu einem effizienteren, genaueren und strategischeren Geschäftspartner.

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