So bauen Sie ein agiles, digital belastbares Buchhaltungsteam auf

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Wie sieht die Zukunft der Buchhaltungsabteilungen aus? Diese Frage beschäftigt viele Buchhalter. Wir befinden uns immer noch inmitten einer unsicheren Wirtschaft. Und, wie Sie in FloQast's nachlesen können Leitfaden für Controller: Wenn Buchhalter zu träumen wagen, die Branche steht auch vor Herausforderungen:

• Talentknappheit trifft die Buchhaltungsbranche hart. Über 300.000 Buchhalter und Wirtschaftsprüfer haben die Branche in den letzten Jahren verlassen, und die Zahl der Personalvermittler ist gestiegen, einfach weil weniger Talente zur Verfügung stehen.
• Immer mehr Fachleute wissen, dass es bessere Möglichkeiten gibt, Dinge zu erledigen. Und sie spüren nicht die Erfüllung, die sie brauchen, um in ihren Rollen zu bleiben.

Künstliche Intelligenz ist ebenfalls auf dem Vormarsch und verändert die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, grundlegend. Es entsteht eine neue Umgebung, in der Buchhalter proaktiver sein können, wenn sie sich an den Einsatz der neuesten Technologie anpassen.

Zu sagen, es ist viel los alles sofort ist eine Untertreibung. Buchhaltungsabteilungen müssen agil und flink sein, wenn sie auf dem neuesten Stand sein wollen.

Also, wo solltest du anfangen?

FloQast lief als Umfrage auf der Benutzerkonferenz Take Control 2023 und stellte fest, dass 29% der Befragten planen, sich stark auf Prozessverbesserungen zur Bekämpfung von Buchhaltungsengpässen zu konzentrieren — du solltest auch hier anfangen.

Konzentrieren Sie sich auf Kontinuierlich Prozessverbesserungen

Ihre Workflows und Prozesse können entweder Folgendes ermöglichen schlank oder ineffizienter Betrieb. Jede Buchhaltungsabteilung hat Prozesse, die muss optimiert werden.

Was ist das Ziel?

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, um:

• Entfernen Sie unnötige Schritte in Ihren Prozessen
• Mit weniger mehr erreichen (Gibt es eine bessere Zeit als wenn Talent knapp ist?)
• Setzen Sie Talente frei, um an Aufgaben zu arbeiten, die Ihrem Team helfen, sich erfüllter zu fühlen
  

Erinnerst du dich, wie ich erwähnt habe, dass Fulfilment ein großes Thema in der Branche ist? 67% der Befragten im Leitfaden möchten ein Katalysator für Veränderungen in ihrer Organisation sein. Sie können nicht an der Spitze der Branche stehen und transformativ sein, wenn Sie und Ihr Team bei der Ausführung unnötiger, erfüllender Schritte in Ihren Prozessen feststecken und keine skalierbaren Lösungen haben.

Wenn sich dein Talent erfüllter anfühlt, ist es Dose führen zu höheren Retentionsraten. Aktuelle Studien von FloQast und der University of Georgia zeigen, dass unter Buchhaltern ein vorherrschendes Gefühl der Unsicherheit über ihre berufliche Zukunft herrscht. Die Studie zeigt, dass mehr als die Hälfte (53%) der Buchhalter zögern, das nächste Jahr bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber zu bleiben. Darüber hinaus äußerte innerhalb dieser Gruppe ein erheblicher Teil (65%) Zweifel daran, in den nächsten zwei bis drei Jahren auf dem Gebiet der Rechnungslegung weiterzumachen.

In einer Zeit, in der viele Buchhalter sich ihrer Zukunft nicht sicher sind, ist es wertvoller denn je, Talente an sich zu binden. Das bedeutet, dass die Abteilungen großen Wert darauf legen müssen, dass sie sich in ihren Rollen erfüllt fühlen.

Workflow-Automatisierung kann auch helfen - was bedeutet es ist an der Zeit, die Technologie, die Ihnen zur Verfügung steht, zu nutzen.

Nutzen Sie moderne Technologie, um die Effizienz zu steigern und Engpässe zu beheben

Die Technologie entwickelt sich weiter.

Bist du?

Buchhaltungsteams, die die neueste Software und Tools verwenden, können:

• Integrieren Sie die Datenverarbeitung in Echtzeit in ihre tägliche Arbeit
• Automatisieren Sie alltägliche Aufgaben wie das Schließen von Büchern, sodass mehr Zeit für wichtige Aufgaben aufgewendet werden kann, die den organisatorischen Wandel vorantreiben
• Verbessern Sie die Genauigkeit aller Teams

Zukunftssichere Teams müssen Zugriff auf die neuesten Cloud-basierten Technologien sowie auf KI- und Kollaborationstools haben. Dein Team sollte von überall aus zusammenarbeiten können. In der Erkenntnis, dass Sie als Buchhalter möglicherweise nicht immer die besten verfügbaren technologischen Tools kennen, ist es wichtig, Partnerschaften mit vertrauenswürdigen Anbietern und Technologieexperten aufzubauen, die Sie bei der Nutzung von Technologien unterstützen können, die es Ihrer Buchhaltungsabteilung ermöglichen, widerstandsfähig zu werden.

Qualitätsanbieter und vertrauenswürdige Technologieexperten sind zwar unerlässlich, aber vergessen Sie nicht, auch die Ratschläge Ihres Teams in Anspruch zu nehmen. Du musst Feedback fördern, dein Team fragen, was funktioniert und was nicht, und seine Ratschläge als Katalysator für Veränderungen in deiner Abteilung nutzen.

Auf dieser Grundlage sollte eine agile Strategie mit verstärktem Einsatz von KI bei den Änderungen, die Sie vornehmen möchten, im Vordergrund stehen. Die Umfrage von Take Control spiegelt eine breitere Branchenbewegung wider und ergab, dass 60% der befragten CFOs in den USA planen, ihren Einsatz von KI etwas auszuweiten, und 18% planen, ihren Einsatz von KI deutlich zu erhöhen. KI ist nicht einfach ein Schlagwort. Buchhaltungsabteilungen, die relevant und wettbewerbsfähig bleiben wollen, setzen KI in die Praxis um, und das sollten Sie auch.

Es ist klar, dass es bei der Einführung der neuesten Technologie nicht nur darum geht, wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern auch zu einer notwendigen Strategie geworden ist, um die aktuellen Herausforderungen der Belegschaft zu bewältigen. Die Befragten (44% in der zuvor verlinkten Take Control-Umfrage) setzen auf ihren Tech-Stack und ihre Automatisierung, um dem heutigen Personalmangel zu begegnen.

Technologie ist eine der Komponenten für die Schaffung einer widerstandsfähigen Abteilung. Technologie allein macht eine Abteilung jedoch nicht widerstandsfähig. Du kannst und solltest mehr tun. Wie? Schauen wir mal.

Bauen Sie ein belastbares Team auf

Die Verbesserung Ihrer Prozesse und die Einführung neuer Technologien können Ihnen dabei helfen, Ihre Buchhaltungsabteilung zukunftssicher zu machen. Aber wenn Sie wirklich Resilienz aufbauen wollen, muss das bei Ihrem Team beginnen.

Machen Sie es sich zur Priorität, belastbare Mitarbeiter einzustellen und zu fördern, die neugierig, anpassungsfähig und offen für Veränderungen sind. Bieten Sie Ihrem Team die Unterstützung, das Training und die Ressourcen, die es benötigt, um sich weiterzubilden und bei Bedarf weiterzubilden, um seine Widerstandsfähigkeit zu stärken.

Bieten Sie Möglichkeiten für kontinuierliches Lernen und Entwicklung

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich auf ihre berufliche Entwicklung und Weiterbildungsmöglichkeiten zu konzentrieren. Kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung helfen Ihrem Team, über die neuesten Entwicklungen und Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Erwägen Sie neue Möglichkeiten, wie Ihre CPAs ihren CPE verdienen können, z. B. durch FLOQ Akademie. FloqAdemy ist eine meiner Lieblingsmethoden, um CPE zu erhalten, und ich weiß, dass Sie es auch lieben werden.

Ich habe kürzlich mit einem Controller in einem Family Office gesprochen. Sie sagte, eines der Dinge, die sie an der Arbeit für ihr Unternehmen am meisten liebe, ist, dass sie sie zu 110% unterstützen, wenn es darum geht, neue Fähigkeiten zu erlernen. Sie haben kein Problem damit, für ihre Teilnahme an Konferenzen und Veranstaltungen zu bezahlen. Tatsächlich fördern sie es.

Sie sollten dasselbe tun und es Ihrem Team ermöglichen, auf dem neuesten Stand zu sein. Es verschafft Ihnen einen Vorteil und hilft Ihrer Buchhaltungsabteilung, agil zu bleiben.

Fördern Sie funktionsübergreifendes Training

Ein Crosstraining zwischen den Teammitgliedern kann der Buchhaltung in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Zunächst einmal hilft es sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, mehrere Verantwortlichkeiten und Rollen zu übernehmen. Darüber hinaus hilft es Ihnen, ein gut abgerundetes Team aufzubauen, das sich gegenseitig unterstützt.

In Zeiten unvorhergesehener Umstände oder schneller Veränderungen kann sich dein Team anpassen, ohne einen Takt zu verpassen.

Risikomanagement und Compliance nicht aus den Augen verlieren

Sie müssen agil und bereit sein, mit der sich ändernden Landschaft Schritt zu halten, um eine belastbare, zukunftssichere Buchhaltungsabteilung aufzubauen. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Änderungen nicht auf Kosten der finanziellen Sicherheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gehen.

Compliance ist für viele Buchhaltungsabteilungen bereits eine Herausforderung. Die TakeControl 2023 Umfrage von FloQast ergab, dass 24% der Befragten aufgrund der Bandbreite Schwierigkeiten hatten, ihr Compliance-Programm zu optimieren, und 22% hatten Schwierigkeiten, effektive Kontrollen zu entwickeln, die den Vorschriften entsprechen.

Diese Statistiken sollten einige rote Fahnen hissen. Schlechte Einhaltung ist mit hohen Kosten verbunden (buchstäblich) in Form von Bußgeldern, verlorenem Vertrauen der Stakeholder, einem angeschlagenen Ruf und vielem mehr.

Um dieses Hindernis zu überwinden, sollten Sie Risikomanagement und Compliance zu Kernaspekten Ihres agilen Frameworks machen und nach Technologien suchen, die Ihnen helfen können. Eines dieser Dinge aus den Augen zu verlieren, kann erhebliche Folgen haben.

Einpacken

Die einzige Garantie, die wir im Leben haben, ist, dass sich die Dinge ändern werden. Der Aufbau einer belastbaren Buchhaltungsabteilung stellt sicher, dass Sie auf alle Hindernisse vorbereitet sind, die Ihnen in den Weg gestellt werden könnten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern, neue Technologien einführen und sich stark darauf konzentrieren, die Widerstandsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter zu stärken. Vergessen Sie dabei nicht das Compliance- und Risikomanagement aus den Augen, um kostspielige Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, eine zukunftssichere, belastbare Buchhaltungsabteilung zu haben.