Lohnabrechnungen erfolgen alle zwei Wochen. Der Buchungssatz sollte nicht bis zum Monatsende warten.

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden alle zwei Wochen bezahlen, führen Sie mindestens 26-mal pro Jahr eine Lohnabrechnung durch.

Dadurch bleiben zum Monatsabschluss zwei oder drei Abrechnungsläufe unverbucht, und die Lohnabrechnung wird zum letzten offenen Buchungssatz, wodurch die Review-Zeit für alle anderen drastisch verkürzt wird. Ein denkbar unpassender Zustand für eine der größten Positionen in der GuV.

Der Payroll JE Posting Agent von FloQast bringt die Automatisierung von Journal Entries für die Lohnabrechnung in den Close. Als Accounting-KI-Agent – einer der vorkonfigurierten Agenten in FloQast Transform – erfüllt er eine zentrale Aufgabe: Er wandelt ein finales Lohn- und Gehaltsjournal in einen ausgeglichenen, vollständig kontierten Journal Entry (JE) um, den Ihre Reviewer:innen lückenlos nachvollziehen können – bereit zur Verbuchung an dem Tag, an dem die Lohnabrechnung abgewickelt wird. Trotz des Namens verbucht er nichts eigenständig. Eine benannte freigebende Person prüft die Buchung, und die Verbuchung erfolgt manuell durch einen Menschen.

Der Agent auf einen Blick

Der Anwendungsbereich ist bewusst eng gefasst. Ihr Lohnabrechnungsanbieter berechnet weiterhin die Löhne, und der Agent erfasst das Ergebnis, ohne die Berechnungen erneut durchzuführen. Er automatisiert den Journal Entry der Lohnabrechnung, nicht die Lohnabrechnung selbst.

Was in einen Journal Entry der Lohnabrechnung einfließt

Ein Journal Entry der Lohnabrechnung erfasst einen Lohnlauf im Hauptbuch. Er hat zwei Seiten, die ausgeglichen sein müssen.

Was das Unternehmen ausgegeben hat (Soll):

• Bruttolöhne, aufgeschlüsselt nach Abteilung
• Der Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungs-, Medicare- und Arbeitslosenversicherungsbeiträgen
• Jede Sozialleistung, zu der das Unternehmen beiträgt, wie Krankenversicherungspläne oder Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge

Was das Unternehmen nun schuldet (Haben):

• An Mitarbeitende zu zahlende Nettolöhne
• An Steuerbehörden zu zahlende Steuern, einschließlich der von den Mitarbeitenden einbehaltenen Beträge sowie des Arbeitgeberanteils
• Der Gesamtbetrag, der an jeden Sozialleistungsträger zu zahlen ist, unter Zusammenführung des Arbeitnehmeranteils und des Arbeitgeberbeitrags

Einbehaltungen reduzieren den Nettolohn um denselben Betrag, um den sie die Steuer- und Sozialleistungsverbindlichkeiten erhöhen, weshalb beide Seiten ausgeglichen sind. Der Agent erzwingt dies: Er speichert keinen Eintrag, der nicht auf den Cent genau ausgeglichen ist und mit dem Lohnjournal übereinstimmt.

Warum der Journal Entry der Lohnabrechnung auf den Monatsabschluss wartet

Bei jedem Lohnlauf exportiert jemand das Journal, fügt es in eine Vorlage ein, tippt die Hauptbuchkonten aus dem Gedächtnis ein und hofft, dass die Kostenstellen-Zuordnung die Übertragungen des letzten Monats überstanden hat. Die Arbeit ist zu wichtig, um Fehler zu machen, und zu repetitiv, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten – die schlechteste Kombination für Fehler.

Die investierte Zeit ist nur ein Teil des Problems. Was sie nicht bietet, ist Sicherheit. Ihre Reviewer:innen sehen einen fertigen Eintrag, nicht die zugrunde liegenden Zeilen der Mitarbeitenden, daher wird die Überprüfung zu einer Stichprobe: Summe abgleichen, Konten überfliegen, freigeben. Und wenn der/die Wirtschaftsprüfer:in fragt, wie der Eintrag erstellt und geprüft wurde, ist die ehrliche Antwort der Name einer Person.

Deshalb ist Geschwindigkeit allein nicht die Lösung. Ihr Name steht weiterhin auf dem Eintrag. Ein Tool, das die Frage „Wie wurde dieser Eintrag erstellt?“ mit „Das System hat es gemacht“ beantwortet, ist daher schlechter als die Tabellenkalkulation. Der Agent wurde genau für dieses Problem entwickelt: Er legt seine Arbeit offen. So verändert sich derselbe Eintrag:

Wie der Agent einen Journal Entry der Lohnabrechnung erstellt

Sie beginnen mit dem Bericht, den Sie ohnehin exportieren, sowie einer Zuordnungstabelle, die jede:n Mitarbeitende:n einer Abteilung und deren Buchungskonten zuweist. Der Agent führt die Berechnungen für jede:n Mitarbeitende:n einzeln durch, und jede:r muss für sich ausgeglichen sein. Wenn eine Berechnung nicht aufgeht, stoppt der Prozess und benennt die Person sowie den fehlenden Teil. Er behandelt eine unleserliche Zahl niemals als Null, und eine Person, nicht der Agent, verbucht das Ergebnis. In dieser Reihenfolge:

Prüfungen, die der Agent für den Journal Entry der Lohnabrechnung durchführt

Bevor Berechnungen stattfinden, überprüft der Agent das Lohnjournal so, wie es eine sorgfältige Fachkraft tun würde, und zeigt bei jedem Lauf an, was er gefunden hat, einschließlich „nichts Ungewöhnliches gefunden“. Eine Prüfung, die nur warnt, ist keine echte Prüfung; daher stoppen die wichtigen Prüfungen den Prozess. Hier ist ein Beispiel dafür, was die zehn Prüfungen vor der Berechnung und die fünf blockierenden Prüfungen erfassen und was passiert, wenn sie dies tun:

Was Ihr:e Reviewer:in mit jedem Journal Entry für die Lohnabrechnung erhält

Zu jedem Buchungssatz gehört eine entsprechende Prüfungsdatei: eine Excel-Arbeitsmappe, eine für FloQast vorbereitete Importdatei sowie eine FloQast-Abstimmung mit zwei Registerkarten inklusive Freigabezeilen für Ersteller:innen und Reviewer:innen. Der Buchungssatz erfasst die gesamten Personalkosten, einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und aller bezuschussten Nebenleistungen. Jede Vergütungs- und Zusatzleistungsart erhält ein eigenes Konto, damit Provisionen nicht unbemerkt in den Gehältern untergehen und Aufwendungen für die Krankenversicherung nicht jene für die Zahnzusatzversicherung überdecken.

Der Review verlagert sich von der bloßen Nachprüfung der Berechnungen hin zur Entscheidung über eine kurze Liste markierter Punkte. Und wenn ein:e Wirtschaftsprüfer:in Unterlagen anfordert, händigen Sie ein fertiges Dokument aus, anstatt es erst mühsam rekonstruieren zu müssen.

Warum nicht einfach bei der Tabellenkalkulation bleiben?

Die Tabellenkalkulation ist der eigentliche Wettbewerber. Sie ist kostenlos, sie funktioniert, und die Person, die sie erstellt hat, kennt sie in- und auswendig. Sie hinterlässt jedoch keine Nachweise, und das Makro, das sie umschließt, ist an eine einzige Person gebunden und funktioniert nicht mehr, sobald der Anbieter eine Spalte umbenennt. Hier ist ein Vergleich der üblichen Optionen:

Der Unterschied bei FloQast: Das Verfahren ist ein Dokument, das Ihr Team genehmigt und versioniert, und der Agent läuft innerhalb des Close, wo die Abstimmung bereits stattfindet.

Einmal eingerichtet, von Ihnen genehmigt

Die Einrichtung erfolgt in einem strukturierten Interview, das einmalig durchgeführt wird und Abteilungscodes, Vergütungsarten und Leistungskonten, Steuerkonten, Einbehalte sowie unternehmensspezifische Prüfungen abdeckt. Ihre eigenen Regeln, wie z. B. gewerkschaftliche Lohnskalen oder die Genehmigung durch einen Abteilungsleiter, werden jedes Mal angewendet, und jede Prozessänderung erstellt eine neue Version, die von Ihrem Team genehmigt werden muss.

Nichts gelangt ohne Genehmigung in die Bücher. Der Agent bereitet den Journal Entry vor und dokumentiert ihn; für jeden Durchlauf ist eine namentlich genannte Person für die Freigabe erforderlich, die entscheidet, ob er verbucht werden kann. Zudem sind die Grenzen klar definiert: Der Agent berechnet keine Lohnabrechnungen, bildet keine Rückstellungen für unbezahlte Löhne, korrigiert keine Vormonate und führt keine Zahlungen aus. Er ist auf die USA beschränkt, mit einer juristischen Einheit und einer Währung pro Durchlauf.

Wie es in der Praxis aussieht

So beschreibt Emily Childs, VP, Accounting bei Equinox, die Veränderung:

"Jahrelang hatte ich die Sorge, dass unser Lohnabrechnungs-Makro eines Tages einfach ausfallen würde und wir die Lohnabrechnung überhaupt nicht mehr verbuchen könnten. Wir haben ohnehin nur einmal im Monat verbucht; wenn also etwas nicht stimmte, erfuhren wir es erst, nachdem sich bereits zwei oder drei Durchläufe aufgestaut hatten. Jetzt erstellt unser Payroll-Agent den Journal Entry nach jedem Durchlauf, und ich kann die Arbeit dahinter tatsächlich sehen, anstatt nur darauf zu hoffen, dass alles korrekt ist. Diese Sorge ist verschwunden. Ich gehe jetzt mit Antworten in unsere EBITDA-Meetings, nicht nur mit Zahlen."

Probieren Sie dies bei Ihrem nächsten Abschluss aus

Hier ist eine Frage, die Sie Ihrem Team stellen sollten: Wie viele Lohnabrechnungen führen Sie pro Monat durch und erfassen Sie jede einzeln oder fassen Sie diese zum Monatsende zusammen?

Wenn die Antwort „zusammenfassen“ lautet, ist die Lohnabrechnung der letzte offene Punkt zum Monatsende, und ein Fehler beim ersten Durchlauf hatte zwei weitere Durchläufe Zeit, sich zu vervielfachen. Der Payroll JE Posting Agent ist einer der vorgefertigten KI-Agenten, mit denen Sie manuelle Accounting-Workflows mit FloQast Transform automatisieren können. Er bereitet den Buchungssatz vor, legt seine Arbeit offen und wartet auf Ihre Freigabe.

Sehen Sie sich die Demo des Payroll JE Posting Agent on demand an

FAQ zum Journal Entry für die Lohnabrechnung

Was ist ein Journal Entry für die Lohnabrechnung?

Es ist der Journal Entry, der einen Lohnabrechnungslauf im Hauptbuch erfasst. Er hält fest, was das Unternehmen ausgegeben hat (Löhne, Arbeitgebersteuern und Beiträge zu Sozialleistungen) und was es nun schuldet (Nettolöhne, Steuern und Beträge, die an Leistungsträger zu zahlen sind).

Wie oft sollten Sie die Lohnabrechnung erfassen?

Die Erfassung jedes Lohnabrechnungslaufs zum Zeitpunkt seines Auftretens hält die Lohnbuchhaltung zwischen den Monatsabschlüssen aktuell. Probleme werden erkannt, solange der Vorgang noch frisch ist, und der Monatsabschluss wird zu einer Überprüfung bereits erfasster Buchungen.

Berechnet der Agent die Lohnabrechnung?

Nein. Ihr Lohnabrechnungsanbieter berechnet die Lohnabrechnung. Der Agent erfasst das Ergebnis und berechnet niemals Steuern neu.

Kann der Agent automatisch verbuchen?

Nein. Der Agent bereitet den Buchungssatz vor und dokumentiert ihn. Für jeden Durchlauf ist eine namentlich genannte Person für die Freigabe erforderlich, und eine Person nimmt die Verbuchung vor.

Mit welchen Anbietern für die Lohnabrechnung funktioniert es?

Die meisten Anbieter, die ein Standard-Excel- oder CSV-Register exportieren, einschließlich ADP, Workday, Paylocity, Paychex und Sovos. PDFs und Screenshots funktionieren nicht.

Funktioniert es auch bei zweiwöchentlicher Lohnabrechnung?

Ja. Es ist so konzipiert, dass es nach jedem Zahllauf ausgeführt wird, alle zwei Wochen oder nach jedem anderen Zeitplan. Außerplanmäßige Lohnabrechnungen durchlaufen denselben Prozess mit zusätzlichen Prüfungen.

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