Wie Buchhaltungsabteilungen ihren Unternehmen helfen können, sich auf eine Konjunkturabschwächung vorzubereiten

Shivang Patel ist Direktor für Vertriebstechnik bei FloQast. Nachdem er mehrere Jahre in der Wirtschaftsprüfung bei Armanino und später bei Ruckus Wireless gearbeitet hatte, kam Shivang zu FloQast, wo er vom Account Executive in seine derzeitige Position als Direktor aufstieg.

Laut ADP, der private Sektor hat im September 155.000 Arbeitsplätze geschaffen. Die Arbeitslosigkeit ist mit 3,7% nach wie vor niedrig. Den meisten Indikatoren zufolge boomt die Wirtschaft, aber es besteht weiterhin ein gewisses Maß an Unsicherheit.

Die meisten von uns waren im Jahr 2007 dabei, als die Große Rezession über 18 Monate andauerte — die reinste Hölle. Als Buchhalter sind wir normalerweise die skeptischsten Leute im Team. Unsere Aufgabe ist es, in der Vergangenheit zu leben. Wir analysieren die historischen Daten und vergessen als Letzte die schwierigen finanziellen Zeiten, in denen wir wahrscheinlich diejenigen waren, die die schlechten Finanzprognosen vorgelegt haben. Was die Gemeinkosten angeht, befürchten wir außerdem, dass wir bei sinkenden Umsätzen die Ersten sein werden, die gehen.

Durch die Kombination unserer Rolle im Unternehmen und unserer einzigartigen Sichtweise sind wir in der Lage, unserem Unternehmen bei der Planung eines drohenden wirtschaftlichen Abschwungs zu helfen. Wie helfen Sie Ihrem Unternehmen, sich auf das Unvermeidliche vorzubereiten? Hier sind einige Ideen, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.

Softwaresysteme aufrüsten

Es mag nach einem kleinen Aufwand klingen, aber die Investition in die richtigen Softwarelösungen kann über Erfolg oder Misserfolg einer Buchhaltungsabteilung entscheiden. Ganz gleich, ob es an der fehlenden Bandbreite für die Suche nach den richtigen Systemen lag, oder ob Sie einfach ein verfügbares Upgrade aufschieben, die Software verbessert sich ständig, um die Effizienz zu steigern. Angesichts der Rolle der Buchhaltung innerhalb des Unternehmens können zusätzliche Effizienzsteigerungen mehr sein, als einfach die Bücher früher als erwartet zu schließen. Die Investition ist leichter an Ihr Managementteam zu verkaufen, wenn die wirtschaftlichen Zeiten gut sind und die Mittel leichter verfügbar sind, um sicherzustellen, dass Ressourcen für die eigentliche Umstellung zur Verfügung stehen.

Überprüfen Sie Ihr A/R-Altern

Gehen Sie aggressiv beim Eintreiben alter Forderungen vor — Sie werden die letzte Person sein, die bezahlt wird, wenn Ihre Kunden von einem Abschwung betroffen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie über dokumentierte Inkassoprozesse verfügen, und überprüfen Sie diese auf Effizienz und Konformität. Wenn Sie keine elektronischen Rechnungs- und Zahlungsoptionen anbieten, sollten Sie dies tun. Erinnerungen werden automatisch versendet — das Rad, das am lautesten quietscht, bekommt das meiste Fett. Sogar Krankenhäuser schicken jetzt Rechnungen per SMS mit einem Link zum Bezahlen.

Suchen Sie nach zusätzlicher Kapazität

Haben Sie oder Ihr Team zusätzliche Kapazitäten? Wenn ja, machen Sie sich für das Unternehmen wertvoller, indem Sie mehr tun, als nur die Bohnen zu zählen. Starten Sie ein Projekt, um Finanzkennzahlen zu verfolgen, wichtige Leistungsindikatoren zu implementieren, ein Dashboard zu erstellen und Analysen zur Rentabilität von Produkt- oder Dienstleistungslinien durchzuführen. Haben Sie keine zusätzliche Kapazität? Nun...

Suchen Sie nach Effizienzverbesserungen

Wir haben bereits darüber gesprochen Automatisierung und aktualisiere deine aktuelle Softwareprogramme, aber gibt es noch andere Bereiche, in denen Sie die Effizienz steigern können, um Zeit zu gewinnen und dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten? Ein Ort, an dem Sie nachschauen sollten, ist die Datensatzverwaltung. Duplizieren Sie Archivierungsaufgaben, indem Sie Aufzeichnungen in Papierform führen? Können Sie einen manuellen Genehmigungsprozess in Papierform auf einen elektronischen Workflow mit elektronischen Signaturen umstellen? Gibt es eine Option zur Online-Rechnungszahlung, die nicht nur die Personalkosten senkt, sondern auch Ihre internen Kontrollen verschärft? Können Quittungen von der Person, die die Einkäufe tätigt, gescannt und den Transaktionen beigefügt werden?

Investieren Sie in Automatisierung

Ende letzten Jahres veröffentlichte das Wall Street Journal einen Artikel, in dem der Schuhhersteller Asics detailliert beschrieben wird stützte sich auf Excel-Tabellen um bis vor Kurzem seine Treasury-Funktion zu verwalten. Bei einem Jahresumsatz von über 400 Mrd. Yen und dem Betrieb von mehr als 400 Bankkonten bei 30 Banken scheint das einfach verrückt! Vielleicht gibt es eine Software, die es Ihnen ermöglicht, Excel aufgrund seiner Stärken zu nutzen, aber sich wiederholende Aufgaben zu vermeiden, die Buchhalter wertvolle Zeit kosten.

Nehmen Sie sich diese Woche etwas Zeit, um über diese Ideen nachzudenken und sich einige Ziele zu setzen. Das Beste daran, über Möglichkeiten nachzudenken, wie Sie Ihrem Unternehmen in einem wirtschaftlichen Abschwung helfen können, ist, dass Verbesserungen keine Nachteile haben, wenn der Abschwung niemals eintritt.