Vollständige und zeitnahe Jahresabschlüsse sind das mächtigste strategische Instrument für jedes Unternehmen. Sie helfen Geschäftsinhabern dabei, den Fortschritt bei der Erreichung ihrer Ziele zu messen, und sie sind unerlässlich, um eine genaue Cashflow-Prognose für die Zukunft durchzuführen.

Überraschenderweise führen jedoch nur sehr wenige kleine Unternehmen in ihrer Buchhaltungssoftware einen formellen Monatsabschluss durch. Es ist verständlich: Die meisten Kleinunternehmer konzentrieren sich darauf, ihr Unternehmen zu führen. Um Ihre Finanzen als effektives Planungs- und strategisches Instrument nutzen zu können, müssen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Bücher abschließen. Lass uns lernen wie.

Was bedeutet das Schließen der Bücher in QuickBooks?

In Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung wird aufgezeichnet, was in einem bestimmten Zeitraum passiert.. Das bedeutet, dass die Salden in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung auf Null gesetzt werden müssen, damit die nächste Periode neu beginnen kann. Dies geschieht, indem Sie die Bücher schließen: Die Salden auf Ihren Einnahmen- und Ausgabenkonten werden auf die Gewinnrücklagen in der Bilanz übertragen.

Wenn Sie das Jahresende in Intuit QuickBooks festlegen, löscht das Programm automatisch alle Einnahmen- und Ausgabenkonten und überträgt den Saldo des Nettoergebnisses an die Gewinnrücklagen, wenn Ihr Geschäftsjahr endet. Also es sieht aus wie Ihre Bücher sind geschlossen, aber das ist kein formeller Abschlussprozess. Dies ist nur eine Neugestaltung der Buchhaltung für das nächste Jahr. Jeder, der Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei hat, kann im letzten Monat oder Jahr etwas ändern. Möglicherweise erfahren Sie es erst, wenn Ihr CPA Ihre Steuererklärung erstellt.

In diesem Fall kann sich Ihr Einkommen gegenüber der Vorperiode ändern, wodurch der Saldo der einbehaltenen Gewinne beeinträchtigt wird. Wenn das Eigenkapital nicht korrekt berechnet wird, muss Ihr Buchhalter die Abweichungen ausfindig machen, bevor er Finanzdaten ausstellen oder Ihre Steuererklärung erstellen kann. Dies bedeutet zusätzliche Arbeit für Ihren CPA, was in der Regel zusätzliche Gebühren bedeutet. Und im Falle einer Prüfung werden Sie und Ihr Buchhalter versuchen herauszufinden, warum Ihre Bücher nicht mit Ihrer Steuererklärung oder den Finanzdaten übereinstimmen, die Sie an die Bank geschickt haben.

Wenn Sie die Bücher formell schließen, sind Ihre Zahlen in Stein gemeißelt. Jeder, der versucht, eine Änderung an der Kreditorenbuchhaltung oder einem anderen Konto vorzunehmen, wird zumindest eine böse Warnung erhalten. Wenn Sie die Best Practices befolgen und ein Passwort für den Anmeldeschluss festlegen, können ohne dieses Passwort keine Änderungen vorgenommen werden.

Wie schließt man Einträge in QuickBooks?

In QuickBooks werden Abschlusseinträge automatisch vorgenommen, wenn Sie entweder die Bücher offiziell schließen oder wenn der Kalender in Ihr nächstes Geschäftsjahr übergeht. Es gibt keine tatsächlichen Transaktionen für das Schließen von Einträgen. Wenn Sie sich die Kontodetails für Gewinnrücklagen ansehen, sehen Sie in jeder Abschlussbuchung das Datum und den Saldo des auf die Gewinnrücklagen überwiesenen Nettogewinns. Aus diesem Grund überspringen Buchhalter in QuickBooks häufig einen formellen Jahres- oder Monatsabschluss. Aber wenn Sie Ihre Bücher solide abschließen wollen, müssen Sie einen engen Prozess entwickeln.

Was sind die Schritte in QuickBooks zum Abschluss eines Geschäftsjahres?

Egal, ob Sie die Bücher zum Monatsende oder zum Jahresende schließen, der Vorgang ist derselbe. Eine bewährte Methode besteht darin, dies durchzuführen vor Sie teilen Ihre Jahresabschlüsse mit anderen oder gewähren Ihrem Buchhalter Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Konten

1. Melden Sie sich als Master- oder Unternehmensadministrator bei QuickBooks an.
2. Sammeln Sie alle ausstehenden Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen und geben Sie sie alle ein.
3. Stimmen Sie alle Ihre Konten mit Ihrem Abschlussdatum ab. Bankabstimmungen umfassen Kreditkarten, Bankkonten und alle Kredite.
4. Erfassen Sie alle Journaleinträge, um Abschreibungen zu erfassen oder um alle Ihre Konten periodengerecht abzugleichen.
5. Vergleichen Sie Ihren tatsächlichen Lagerbestand mit dem Saldo in Ihrem Hauptbuch. Möglicherweise müssen Sie einen Tagebucheintrag vornehmen, um Ihr Inventar an den aktuellen Stand anzupassen.
6. Überprüfen Sie Ihre Konten und stellen Sie sicher, dass alles angemessen aussieht. Vergleichen Sie Ihre aktuelle Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit Ihren Jahresabschlüssen aus der Vorperiode und prüfen Sie, ob es große Schwankungen gibt, die Sie untersuchen müssen.

Sobald Sie alle Ihre Zahlen festgenagelt haben, können Sie die Bücher schließen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Schlusstermin für den letzten Tag Ihres Geschäftsjahres festlegen, nicht für den ersten Tag des nächsten Jahres. Der Vorgang ist etwas unterschiedlich, je nachdem, ob Sie QuickBooks Desktop oder QuickBooks Online verwenden. Daher gehen wir diese Abschlussprozesse separat durch.

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Online

1. Gehe zu Einstellungen (das Zahnrad in der Ecke) und wähle Konten und Einstellungen.
2. Wählen Sie den Tab Erweitert aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt Buchhaltung die Option Bearbeiten aus.
4. Wählen Sie das Kontrollkästchen „Bücher schließen“ aus.
5. Geben Sie ein Einsendeschluss ein.
6. Wählen Sie die Option Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen, wenn Sie ein Passwort anfordern möchten, bevor Änderungen am geschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Desktop:

1. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Einstellungen“.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Unternehmenseinstellungen auf Datum/Passwort festlegen.
3. Geben Sie das Einsendeschluss ein.
4. Wählen Sie die Option Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen, wenn Sie ein Passwort anfordern möchten, bevor Änderungen am geschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Was passiert, wenn Sie in QuickBooks ein Abschlussdatum festlegen?

Das Festlegen eines Abschlussdatums verhindert, dass andere Änderungen an früheren Perioden vornehmen. Dies kann versehentlich passieren, wenn jemand eine Korrektur an einer Rechnung aus dem letzten Jahr vornimmt oder ein falsches Datum für eine Ausgabe eingibt.

Viele Inhaber kleiner Unternehmen bitten ihren QuickBooks Proadvisor oder ihren CPA, den formellen Abschlussprozess (und alle damit verbundenen Schließverfahren) durchzuführen und der einzige zu sein, der das Schließkennwort kennt. Dies ist am sichersten und verhindert, dass unbefugte Änderungen vorgenommen werden.

Wie kann ich Änderungen verfolgen, die nach dem Schließen von Büchern in QuickBooks Online vorgenommen wurden?

Selbst mit Passwortschutz ist es immer noch möglich, Änderungen an QuickBooks vorzunehmen, nachdem Sie die Bücher offiziell geschlossen haben. Das ist gut so — manchmal entdeckt man übersehene Dinge, die im Vorjahr hätten gemeldet werden sollen, oder Fehler in den Einträgen. Oder vielleicht stellt Ihr CPA fest, dass kein Journaleintrag zur Erfassung von Verbindlichkeiten vorgenommen wurde. Diese Änderungen sollten jedoch nicht leichtfertig vorgenommen werden.

Aus diesem Grund verfolgt QuickBooks diese Änderungen in einem Ausnahmebericht. Den Bericht „Ausnahmen vom Einsendeschluss“ finden Sie unter Berichte. In diesem Bericht werden alle Transaktionen angezeigt, die am oder vor dem Abschlussdatum datiert wurden und nach dem Abschlussdatum erstmals aufgezeichnet oder geändert wurden. Dieser Bericht zeigt das Datum und die Uhrzeit der einzelnen Änderungen sowie den Namen des Benutzers, der diese Änderung vorgenommen hat.

Wenn Sie die Bücher schließen, ziehen Sie einen Schlussstrich in den Sand und erhalten Sie solide Zahlen, mit denen Sie für die Zukunft arbeiten können. Mit besseren Zahlen können Geschäftsinhaber bessere Entscheidungen treffen. Und ist das nicht der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens?