Des états financiers complets et actualisés constituent l'outil stratégique le plus puissant pour toute organisation. Ils aident les propriétaires d'entreprise à mesurer les progrès réalisés par rapport à leurs objectifs, et ils sont essentiels pour réaliser une projection précise des flux de trésorerie pour l'avenir.

Étonnamment, très peu de petites entreprises effectuent une clôture de fin de mois officielle dans leur logiciel de comptabilité. C'est compréhensible : la plupart des propriétaires de petites entreprises se concentrent sur la gestion de leur entreprise. Pour utiliser vos finances comme un outil de planification et de stratégie efficace, vous devez adopter un rythme régulier de clôture de vos comptes. Découvrons comment faire.

Que signifie fermer les livres dans QuickBooks ?

Vos comptes de résultat suivent ce qui se passe au cours d'une période donnée. Cela signifie que les soldes de vos comptes de résultat doivent être remis à zéro pour que la prochaine période puisse repartir à zéro. Cela se fait en fermant les comptes : les soldes de vos comptes de revenus et de dépenses sont transférés aux bénéfices non répartis du bilan.

Lorsque vous définissez la fin de l'année dans Intuit QuickBooks, le programme met automatiquement à zéro tous les comptes de revenus et de dépenses et transfère le solde du bénéfice net aux bénéfices non répartis à la fin de votre année fiscale. Donc ça ressemble à vos livres sont fermés, mais il ne s'agit pas d'un processus de clôture officiel. Il s'agit simplement d'une réinitialisation de la comptabilité pour l'année prochaine. Toute personne ayant accès à votre fichier QuickBooks peut y accéder et y apporter des modifications au cours du mois ou de l'année précédents, et il se peut que vous ne le sachiez pas avant que votre CPA ne prépare votre déclaration de revenus.

Si cela se produit, cela peut modifier vos revenus de la période précédente, ce qui entraîne une réduction du solde des bénéfices non répartis. Lorsque les capitaux propres ne progressent pas correctement, votre comptable devra détecter les écarts avant de pouvoir émettre des états financiers ou préparer votre déclaration de revenus. Cela signifie un travail supplémentaire pour votre CPA, ce qui entraîne généralement des frais supplémentaires. Et, en cas d'audit, vous et votre comptable aurez du mal à comprendre pourquoi vos livres ne correspondent pas à votre déclaration de revenus ou aux données financières que vous avez envoyées à la banque.

La fermeture officielle des livres inscrit vos chiffres dans la pierre. Toute personne qui essaie de modifier les comptes fournisseurs ou tout autre compte recevra au moins un mauvais avertissement. Si vous suivez les meilleures pratiques et que vous définissez un mot de passe pour la date de clôture, aucune modification ne pourra être apportée sans ce mot de passe.

Comment clôturer les entrées dans QuickBooks ?

Dans QuickBooks, les écritures de clôture sont effectuées automatiquement lorsque vous clôturez officiellement les livres ou lorsque le calendrier passe à votre prochain exercice financier. Il n'y a pas de transactions réelles pour la clôture des inscriptions. Si vous examinez les détails du compte pour les bénéfices non répartis, vous verrez chaque inscription de clôture avec la date et le solde du bénéfice net transféré aux bénéfices non répartis. C'est pourquoi les comptables omettent souvent une clôture officielle de fin d'année ou de fin de mois dans QuickBooks. Mais si vous voulez effectuer une clôture solide de vos comptes, vous devrez développer un processus de clôture.

Quelles sont les étapes de QuickBooks pour clôturer un exercice financier ?

Que vous fermiez vos comptes à la fin du mois ou à la fin de l'année, le processus est le même. L'une des meilleures pratiques consiste à effectuer cette opération avant vous partagez vos états financiers avec n'importe qui ou vous donnez à votre comptable l'accès à votre fichier QuickBooks.

Étape 1 : Vérifiez vos comptes

1. Connectez-vous à QuickBooks en tant qu'administrateur principal ou administrateur de l'entreprise.
2. Rassemblez toutes les factures, dépenses et paiements impayés, et saisissez-les tous.
3. Réconciliez tous vos comptes avec votre date de clôture. Les rapprochements bancaires comprennent les cartes de crédit, les comptes bancaires et tous les prêts.
4. Enregistrez toutes les écritures de journal pour enregistrer l'amortissement ou pour obtenir tous vos comptes selon la méthode de la comptabilité d'exercice.
5. Comparez votre solde d'inventaire réel au solde de votre grand livre général. Vous devrez peut-être créer une entrée de journal pour ajuster votre inventaire à celui réel.
6. Passez en revue vos comptes et assurez-vous que tout semble raisonnable. Comparez votre bilan et votre compte de résultat actuels à vos états financiers de la période précédente et voyez s'il y a des fluctuations importantes que vous devez étudier.

Une fois que vous avez établi tous vos chiffres, vous êtes prêt à fermer les comptes. Assurez-vous de fixer la date de clôture pour le dernier jour de votre année fiscale, et non pour le premier jour de l'année suivante. Le processus est un peu différent selon que vous utilisez QuickBooks Desktop ou QuickBooks Online. Nous allons donc passer en revue ces processus de fermeture séparément.

Étape 2 : Fermez vos livres dans QuickBooks Online

1. Accédez à Paramètres (l'engrenage dans le coin) et sélectionnez Comptes et paramètres.
2. Sélectionnez l'onglet Avancé.
3. Dans la section Comptabilité, sélectionnez Modifier.
4. Cochez la case Fermer les livres.
5. Entrez une date de clôture.
6. Sélectionnez l'option Autoriser les modifications après avoir affiché un avertissement et saisi un mot de passe si vous souhaitez avoir besoin d'un mot de passe avant de pouvoir modifier la période de fermeture. C'est vivement recommandé.

Étape 2 : Fermez vos livres dans QuickBooks Desktop :

1. Dans le menu Edition, choisissez Préférences.
2. Dans l'onglet Préférences de l'entreprise, cliquez sur Définir la date/le mot de passe.
3. Entrez la date de clôture.
4. Sélectionnez l'option Autoriser les modifications après avoir affiché un avertissement et saisi un mot de passe si vous souhaitez avoir besoin d'un mot de passe avant de pouvoir modifier la période de fermeture. C'est vivement recommandé.

Que se passe-t-il lorsque vous définissez une date de clôture dans QuickBooks ?

La définition d'une date de clôture empêche les autres d'apporter des modifications aux périodes précédentes. Cela peut se produire accidentellement, lorsqu'une personne apporte un ajustement à une facture de l'année dernière ou saisit une date erronée pour une dépense.

De nombreux propriétaires de petites entreprises demandent à leur QuickBooks Proadvisor ou à leur CPA d'effectuer le processus de clôture officiel (et toutes les procédures de clôture connexes) et d'être le seul à connaître ce mot de passe de fermeture. C'est la solution la plus sûre et elle empêche quiconque d'apporter des modifications non autorisées.

Comment suivre les modifications apportées après la fermeture de livres dans QuickBooks Online ?

Même avec la protection par mot de passe, il est toujours possible d'apporter des modifications à QuickBooks après avoir officiellement fermé les livres. C'est une bonne chose. Parfois, vous découvrez des éléments oubliés qui auraient dû être signalés l'année précédente ou des erreurs dans les entrées. Ou peut-être que votre CPA remarque qu'aucune entrée de journal n'a été faite pour cumuler les comptes fournisseurs. Mais ces changements ne doivent pas être apportés à la légère.

C'est pourquoi QuickBooks suit ces modifications dans un rapport d'exception. Vous trouverez le rapport sur les exceptions à la date de clôture sous Rapports. Ce rapport affichera toutes les transactions datées à la date de clôture ou avant qui ont été enregistrées pour la première fois ou qui ont été modifiées après la date de clôture. Ce rapport indique la date et l'heure de chaque modification ainsi que le nom de l'utilisateur qui l'a effectuée.

Fermer les livres trace une ligne dans le sable et vous donne des chiffres solides sur lesquels travailler pour l'avenir. Avec de meilleurs chiffres, les propriétaires d'entreprise peuvent prendre de meilleures décisions. Et n'est-ce pas là la clé du succès de votre entreprise ?