So steuern Sie Ihren Shared Service Center-Übergangsprozess

Viele Unternehmen konzentrieren sich auf Ergebnisse, wenn sie über die Umstellung auf ein Shared Service Center (SSC) nachdenken. Und es ist leicht zu verstehen, warum, denn die Effizienzvorteile können erheblich sein.

Untersuchungen haben beispielsweise gezeigt, dass über 80% der SSCs Folgendes bieten Kosteneinsparungen von über 20%, wobei größere Unternehmen noch höhere Einsparungen erzielen. Diese Einsparungen kommen zu den strategischeren, wertschöpfenden Vorteilen hinzu, die SSCs letztendlich bieten können, wie z. B. eine stärkere Prozessautomatisierung und eine verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Bevor die Vorteile eines Shared Service Centers realisiert werden können, müssen Unternehmen jedoch den Prozess der Verlagerung der relevanten Dienste und Geschäftsprozesse vom Hauptsitz an den SSC-Standort durchführen — was eine sorgfältige Planung, Koordination und Änderungsmanagement erfordert.

In diesem Beitrag werden wir Sie durch jede Phase dieses Übergangsprozesses führen — von der Konzeption, Planung und Durchführung des Wechsels zu einem SSC bis hin zur Auswahl einer Technologieplattform wie FloQast, die Ihre Bemühungen langfristig unterstützen kann.

Lass uns anfangen.

Schritt 1: Vision und Planung

Der Wechsel zu einem SSC muss mit einer klaren Vision beginnen, die definiert, was der Wechsel für Ihr Unternehmen bewirken wird, einschließlich der spezifischen Vorteile, die Sie erwarten. Diese Vision wird entscheidend sein, um der Unternehmensleitung ein SSC vorzubringen und die Zustimmung zu dem Projekt zu erhalten.

Du musst über Folgendes nachdenken:

• Anpassung des SSC-Outsourcing-Plans an den bestehenden Geschäftszielen.
• Identifizierung der Dienstleistungen, die ausgelagert werden, z. B. Buchhaltung, Berichterstattung, Beschaffung usw.
• Erfassung und Präsentation von Daten und Kennzahlen, die den Geschäftsszenario für SSC-Outsourcing untermauern.
• Auswahl eines Standorts, der den oben genannten Faktoren entspricht und Outsourcing-Ziele wie Kosteneinsparungen oder regulatorische Effizienz unterstützt.
• Sie haben die Wahl zwischen der Einführung eines vollständigen SSC-Modells oder einem hybriden Ansatz, bei dem einige Funktionen in der Zentrale verbleiben.
• Aufbau eines engagierten SSC-Projektteams mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten.

Schritt 2: Design und Prozessabbildung

Nachdem die Unternehmensleitung grünes Licht gegeben hat, ist es an der Zeit, mit der schweren Arbeit des Outsourcings zu beginnen.

Sie müssen Ihre SSC-Infrastruktur sorgfältig entwerfen, die Technologie- und Personalanforderungen festlegen und die Räumlichkeiten an Ihrem Zielstandort sichern. Während dieses Schritts muss das SSC-Team:

• Führen Sie eine detaillierte Überprüfung der Mitarbeiter, Prozesse und Technologien durch, aus denen die auszulagernden Dienstleistungen bestehen.
• Ordnen Sie diese Prozesse der vorgeschlagenen SSC-Infrastruktur zu.
• Identifizieren Sie Schwächen in der bestehenden Infrastruktur, die beim Übergang zum SSC behoben werden können.
• Beginnen Sie mit einer gründlichen Dokumentation der relevanten Prozesse, um Unterbrechungen und den Verlust von Fachwissen zu vermeiden, sobald der Übergang erfolgt ist.
• Legen Sie KPIs fest, um den Fortschritt und den Erfolg der SSC-Umstellung von einem Ende zum anderen zu bewerten.

Schritt 3: Technologischer Support

Die Effizienzvorteile eines SSC hängen von der Technologie ab, die seine konsolidierten Dienste unterstützt. Zu diesem Zweck müssen Sie eine effektive Softwareplattform identifizieren, auf der Sie Ihre SSC-Infrastruktur und Ihre Workflows aufbauen können, und sicherstellen, dass sie die gewünschten Effizienzvorteile bieten.

Die folgenden Faktoren sollten Ihren SSC-Softwareauswahlprozess Guide:

• Möglichkeiten, Ihre SSC-Infrastruktur zu automatisieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren.
• Nahtlose Integration mit Ihrer SSC ERP-Software.
• Innovationen und Funktionen zur weiteren Steigerung der Effizienz in Ihrem SSC, z. B. Dashboards, Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit, Sicherheitsmaßnahmen und zentrale Dokumentenablage.
• Ein robustes Kontrollframework, das es dem Team in der Zentrale ermöglicht, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Echtzeit aus der Ferne zu überwachen und durchzusetzen.

Technologie des Shared Service Centers für Finanzen

Lassen Sie uns die Technologiefrage im Zusammenhang mit der Finanzfunktion näher erläutern.

Wenn Buchhaltungsdienstleistungen ausgelagert und konsolidiert werden, sollten Unternehmen Faktoren wie Effizienz Monatsabschluss, vernetzte Compliance-Kontrollen, Automatisierung von Abstimmungen, und Prüfungsmanagement bei der Auswahl der SSC-Software.

Zunehmend Transparenz und Rechenschaftspflicht in allen Finanzabläufen sollte auch eine Priorität der SSC-Technologie sein, insbesondere für SSCs, die sich an abgelegenen Standorten im Ausland befinden.

Schritt 4: Change Management

Selbst mit einer soliden Infrastruktur und Technologie müssen Sie die Teams immer noch durch den SSC-Übergangsprozess führen und dabei Schwachstellen und Widerstände gegen Veränderungen angehen.

Diese Reibung äußert sich häufig in der Sorge der Mitarbeiter, beim Wechsel von der Zentrale in eine konsolidierte Serviceumgebung ihre Fähigkeiten oder die Teamautonomie zu verlieren. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass die SSC-Managementteams eine Change-Management-Strategie entwickeln und sich auf die folgenden Prioritäten konzentrieren:

• Kommunizieren Sie die SSC-Übergangspläne so früh wie möglich an die Mitarbeiter — insbesondere an die Teams, deren Rollen sich möglicherweise ändern.
• Einbindung der Mitarbeiter an vorderster Front in den SSC-Designprozess, um der sich entwickelnden SSC-Infrastruktur Relevanz und Mehrwert zu verleihen und interne Widerstände gegen den Übergang zu verringern.
• Klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im SSC, um die betriebliche Effizienz von Anfang an zu optimieren.
• Einrichtung von Onboarding-Programmen und SSC-spezifischen Schulungen für lokale SSC-Mitarbeiter und für diejenigen, die vom Hauptsitz wechseln.
• Zusammenstellung der erforderlichen Schulungsmaterialien und -prozesse.
• Sicherstellen, dass die entsprechende Dokumentation vorhanden ist.

Schrittweise Migration

Viele Organisationen entscheiden sich für eine schrittweise Migration zu ihrem SSC. Dieser Ansatz beinhaltet die Auswahl eines einzigen Pilotprozesses mit geringen Auswirkungen für den Übergang zur SSC-Umgebung vor allen anderen, um die Auswirkungen abzuschätzen, Probleme aufzudecken und die Infrastruktur einem Stresstest zu unterziehen.

Schritt 5: Nach dem Start

Sobald Ihr SSC eingerichtet, in das breitere Unternehmensnetzwerk integriert ist und konsolidierte Dienste anbietet, müssen Sie seine Leistung überwachen, um sicherzustellen, dass es den erwarteten Wert erbringt.

In der Praxis sollten die Prioritäten nach dem Start Folgendes beinhalten:

• Einrichtung regelmäßiger Reviews und Feedback-Sitzungen zwischen der Zentrale und dem SSC.
• Bewertung der SSC-Leistung anhand der vom SSC-Projektteam festgelegten KPIs.
• Nutzung von Analysetools zur Erfassung von Leistungsdaten und Nutzung dieser Erkenntnisse, um zukünftige Entscheidungen zu treffen und SSC-Prozesse zu verfeinern.
• Wir suchen nach Möglichkeiten, SSC-Prozesse weiter zu automatisieren.

Optimieren Sie mit FloQast

Der Übergang zu einem SSC ist keine Formalität, und der endgültige Erfolg Ihres Outsourcing-Projekts kann von den Grundlagen abhängen, die Sie während Ihres Übergangs aufbauen.

Sie können sich diese Arbeit erleichtern, indem Sie sich mit den Möglichkeiten der Automatisierung vertraut machen und eine Technologielösung implementieren, die nicht nur verspricht, das Beste aus dem Live-SSC herauszuholen, sondern auch seine Dienste und Technologien in die bestehende globale Infrastruktur integriert.

FloQast bietet Ihnen diese Option mit einer Suite leistungsstarker Buchhaltungssoftware für Automatisieren und zentralisieren Sie zentrale Finanzabläufe, einschließlich Monatsabschluss, Abstimmungen und Audits. Wir haben geholfen Organisationen auf der ganzen Welt verwalten Sie ihre SSC-Migrationen, bevor Sie ihre ausgelagerten Dienste skalieren und optimieren, um ein neues Maß an Geschäftseffizienz zu erreichen.

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