Naviguer dans le processus de transition de votre centre de services partagés

De nombreuses organisations mettent l'accent sur les résultats lorsqu'elles envisagent de passer à un centre de services partagés (SSC). Et il est facile de comprendre pourquoi, car les avantages en termes d'efficacité peuvent être importants.

Par exemple, des recherches ont montré que plus de 80 % des SSC fournissent des économies de coûts de plus de 20 %, les grandes entreprises réalisant des économies encore plus importantes. Ces économies s'ajoutent aux avantages plus stratégiques et à valeur ajoutée que les SSC peuvent finalement apporter, tels qu'une automatisation accrue des processus et une meilleure performance en matière de conformité réglementaire.

Cependant, avant que les avantages des centres de services partagés puissent être réalisés, les entreprises doivent réellement passer par le processus de transfert des services et des processus commerciaux pertinents du siège vers le site du SSC, ce qui nécessite une planification, une coordination et une gestion du changement minutieuses.

Dans cet article, nous allons vous expliquer chaque étape de ce processus de transition, depuis la conception, la planification et l'exécution du passage à un SSC jusqu'au choix d'une plateforme technologique, telle que FloQast, capable de soutenir vos efforts sur le long terme.

Allons-y.

Étape 1 : Vision et planification

Le passage à un SSC doit commencer par une vision claire qui définit ce que le déménagement apportera à votre entreprise, y compris les avantages spécifiques que vous comptez générer. Cette vision sera essentielle pour plaider en faveur d'un SSC auprès de la direction de l'entreprise et obtenir l'adhésion au projet.

Vous devrez réfléchir à ce qui suit :

• Harmoniser le plan d'externalisation de la SSC avec les objectifs commerciaux existants.
• Identifier les services qui seront externalisés, par exemple la comptabilité, les rapports, les achats, etc.
• Collecte et présentation de données et de mesures qui appuient l'analyse de rentabilisation en faveur de l'externalisation de la SPC.
• Choisir un site qui correspond aux facteurs ci-dessus et qui soutient les objectifs d'externalisation, tels que les économies de coûts ou l'efficacité de la réglementation.
• Choisir entre l'adoption d'un modèle SSC complet ou une approche hybride, dans le cadre de laquelle certaines fonctions restent au siège.
• Constituer une équipe de projet dédiée à la SSC avec des rôles et des responsabilités clairement définis.

Étape 2 : Conception et cartographie des processus

Avec le feu vert de la direction, il est temps de commencer le gros du travail que représente l'externalisation.

Vous devrez concevoir méticuleusement votre infrastructure SSC, définir les exigences en matière de technologie et de personnel et sécuriser les locaux sur votre site cible. Au cours de cette étape, l'équipe SSC doit :

• Procéder à un examen détaillé des personnes, des processus et des technologies qui composent les services à externaliser.
• Mappez ces processus sur l'infrastructure SSC proposée.
• Identifier les faiblesses de l'infrastructure existante qui peuvent être éliminées lors de la transition vers le SSC.
• Commencez à documenter de manière approfondie les processus pertinents afin d'éviter toute interruption et toute perte d'expertise une fois la transition terminée.
• Établissez des indicateurs de performance clés pour évaluer les progrès et la réussite de la transition du SSC de bout en bout.

Étape 3 : Support technologique

Les avantages d'un SSC en termes d'efficacité dépendent de la technologie qui alimente ses services consolidés. À cette fin, vous devrez identifier une plateforme logicielle efficace sur laquelle développer votre infrastructure et vos flux de travail SSC, et vous assurer qu'ils offrent les avantages d'efficacité escomptés.

Les facteurs suivants devraient guider le processus de sélection de votre logiciel SSC :

• Opportunités d'automatiser votre infrastructure SSC et de réduire les tâches manuelles.
• Intégration parfaite avec votre logiciel ERP SSC.
• Des innovations et des fonctionnalités pour améliorer l'efficacité de votre SSC, telles que des tableaux de bord, des outils de communication et de collaboration, des mesures de sécurité et un stockage centralisé des documents.
• Un cadre de contrôle robuste qui permet à l'équipe du siège de surveiller à distance et de faire respecter la conformité réglementaire en temps réel.

Technologie des centres de services partagés pour les finances

Examinons la question technologique dans le contexte de la fonction financière.

Lorsque les services de comptabilité sont externalisés et consolidés, les entreprises doivent donner la priorité à des facteurs tels que efficacité rapprochée en fin de mois, contrôles de conformité connectés, automatisation des rapprochements, et gestion de l'audit lors de la sélection du logiciel SSC.

En hausse visibilité et responsabilité sur l'ensemble des flux de travail financiers devrait également constituer une priorité technologique des SSC, en particulier pour les SSC situés dans des régions éloignées à l'étranger.

Étape 4 : Gestion du changement

Même avec une infrastructure et une technologie robustes en place, vous devrez toujours diriger les équipes tout au long du processus de transition de la SSC, en résolvant les problèmes et la résistance au changement.

Ces frictions se manifestent souvent par la crainte des employés de perdre leurs compétences ou l'autonomie de l'équipe lors du passage du siège à un environnement de service consolidé. Dans cette optique, il est essentiel que les équipes de direction de SPC élaborent une stratégie de gestion du changement et se concentrent sur les priorités suivantes :

• Communiquer les plans de transition de SPC aux employés le plus tôt possible, en particulier aux équipes dont les rôles sont susceptibles de changer.
• Impliquer les employés de première ligne dans le processus de conception des SSC afin d'ajouter de la pertinence et de la valeur à l'infrastructure des SSC en développement et de réduire la résistance interne à la transition.
• Définir clairement les rôles et les responsabilités au sein du SSC afin d'optimiser l'efficacité opérationnelle dès le départ.
• Mettre en place des programmes d'intégration et des formations spécifiques à la SSC pour les employés locaux de la SSC et pour ceux qui quittent le siège.
• Assembler le matériel et les processus de formation nécessaires.
• S'assurer que la documentation pertinente est en place.

Migration par étapes

De nombreuses organisations optent pour une migration progressive vers leur SSC. Cette approche implique la sélection d'un processus pilote unique à faible impact pour la transition vers l'environnement SSC avant tout autre processus afin d'évaluer l'impact, de révéler les problèmes et de tester l'infrastructure.

Étape 5 : Après le lancement

Une fois que votre SSC sera établi, intégré à l'ensemble du réseau de l'entreprise et fournira des services consolidés, vous devrez surveiller ses performances pour vous assurer qu'il fournit la valeur escomptée.

Dans la pratique, les priorités après le lancement devraient inclure :

• Mettre en place des examens réguliers et des sessions de feedback entre le siège et la SSC.
• Évaluation du rendement de la SSC par rapport aux indicateurs de performance clés établis par l'équipe de projet de la SSC.
• Tirer parti des outils d'analyse pour saisir les données sur le rendement et utiliser ces informations pour éclairer les décisions futures et affiner les processus de SPC.
• À la recherche d'opportunités pour automatiser davantage les processus SSC.

Optimisez avec FloQast

La transition vers un SSC n'est pas une formalité, et le succès final de votre projet d'externalisation peut dépendre des bases que vous construisez au cours de votre transition.

Vous pouvez vous faciliter la tâche en explorant les possibilités de l'automatisation et en mettant en œuvre une solution technologique qui non seulement promet de tirer le meilleur parti du SSC en place, mais intègre également ses services et ses technologies à l'infrastructure mondiale existante.

FloQast vous offre cette option, avec une suite de puissants logiciels de comptabilité pour automatiser et centraliser les flux de travail financiers de base, y compris la clôture de fin de mois, les rapprochements et les audits. Nous avons aidé organisations du monde entier gérer leurs migrations SSC, avant de développer et d'optimiser leurs services externalisés pour atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité commerciale.

Vous pouvez faire le premier pas dans votre parcours vers la SSC dès aujourd'hui en exploration de la plateforme FloQast ou en réservant une démonstration de nos outils SSC.

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