Transparenz, klare Kommunikation und Unterstützung: Optimierung des Finanzabschlusses für maximale Effizienz

Trotz zweijähriger Praxis bei Durchführung des monatlichen Finanzabschlussprozesses aus der Ferne, viele Teams haben immer noch mit einer Vielzahl von Problemen zu kämpfen, die mit einem so stark kollaborativen Prozess einhergehen.

Hinzu kommt das schiere Arbeitsvolumen und die Anzahl der Arbeitsstunden, die man braucht, um die Bücher zu schließen — über eine Woche Laut einer Studie von Ventana Research gibt es für rund die Hälfte der Unternehmen zusätzliche Stress- und Komplexitätsebenen für Führungskräfte im Rechnungswesen, die mehr Transparenz benötigen.

Für Scott Quesnel, Senior VP of Finance and Corporate Controller, Wrench Group, ein Unternehmen für Hauswartung und -reparatur, das über 700.000 Kunden Dienstleistungen in den Bereichen HLK, Sanitär, Wasser und Elektrizität anbietet, Sichtbarkeit war ein großes Problem während des monatlichen Finanzabschlussprozesses.

„Ich hatte keinen Einblick in irgendwas“, sagte Quesnel. „Als sich unsere Private-Equity-Firma änderte, durchliefen wir Betriebsmittelabrechnungen und Abrechnungsprozesse. Wenn ich zum Beispiel wissen wollte, was im Prepaid-Modus enthalten ist, müsste ich mich an die lokalen Controller oder CFOs wenden, um diese Informationen zu erhalten. Es war manuell und hat zu viel Zeit in Anspruch genommen.“

Das ist genau das Problem bei einer engen Herangehensweise der alten Schule; jede Information befindet sich in den Händen und im Zuständigkeitsbereich einer anderen Person. Dadurch kann der Abschluss viel länger als nötig dauern und dazu führen, dass bereits Erledigte zwangsweise überprüft werden.

Nach der Integration von FloQast in das ERP des Unternehmens, Sage Intacct, stellte Scott fest, dass FloQast Close bot die Transparenz, die er benötigte, um sowohl den monatlichen Finanzabschlussprozess im Laufe der Zeit zu verbessern als auch den Führungskräften schneller als zuvor Ergebnisse zu liefern.

“Mit der zentralen Sichtbarkeit von FloQast kann ich mich selbst bedienen. Es war ein enorm arbeitssparendes [Tool], und die Genauigkeit und Aktualität sind eingebaut. Ich kann jetzt Informationen über alle unsere Portfoliounternehmen an einem Ort einsehen, ohne auf mehreren lokalen Festplatten verteilt zu sein „, so Quesnel.

Aber natürlich geht es bei einem Great Close um mehr als nur Organisation und Kommunikation. Die Prozesse in jedem Unternehmen sind ein bisschen anders, und Controller benötigen Einblicke in der Prozess selbst um Monat für Monat zu optimieren und zu verbessern. Verwenden FloQast Analyze Controller und CFOs können den Abschluss besser bewältigen, indem sie Lücken und Engpässe lokalisieren, die den Prozess verlangsamen könnten, und agieren eher als Strategen als als Taktiker. Es gibt ihnen auch einen klaren Überblick darüber, wie der Abschluss voranschreitet, und ermöglicht es ihnen, Verbesserungen im Laufe der Zeit von einem Abschluss zum nächsten zu verfolgen.

„Ich reise viel zu unseren verschiedenen Standorten — im In- und Ausland — und kann das Team leiten — vor allem, wenn ich während der Abschlussprozess zum Monatsende — war sehr schwierig“, sagte Jamie Illing, CFO von Proctor U. „Als CFO sehe ich den Großteil der Arbeit erst ganz am Ende des Geschäftsabschlusses. Mit FloQast Analyze kann ich also sehen, wo wir stehen und wie ich helfen kann.“

Während die heutigen Führungskräfte in den Bereichen Rechnungswesen und Finanzen Wir stellen uns größeren Herausforderungen als je zuvor — oft mit begrenzten Ressourcen, aus der Ferne — ein besseres Verständnis der wiederkehrenden Prozesse wie des Monatsabschlusses ist entscheidend, um die Effizienz zu verbessern damit sie sich auf das große strategische Bild konzentrieren können. Mit einem zentralisierten Abschluss und mehr Sichtbarkeit unterwegs sieht das Monatsende besser aus als je zuvor.