Kontenabstimmung: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

In Zusammenarbeit mit den ehemaligen Buchhaltern, die jetzt bei FloQast arbeiten, haben wir beschlossen, einige der wichtigsten Säulen der Buchhaltungsberufe genauer zu betrachten. Kontenabstimmung ist ein entscheidender Prozess, um sicherzustellen, dass die Zahlen in Ihren Finanzunterlagen korrekt sind. Allerdings wird der Abstimmungsprozess in der Buchhaltung in den meisten Kursen kaum vermittelt. Es ist durchaus möglich, eine erfolgreiche Karriere als Buchhalter zu haben, ohne jemals eine einzige Reconciliation in Accounting durchzuführen oder an einem Finanzabschluss teilzunehmen.

Was bedeutet Kontoabstimmung?

Laut Investopädie ist Account Reconciliation „ein Buchhaltungsprozess, bei dem zwei Datensätze verglichen werden, um zu prüfen, ob die Zahlen korrekt sind und übereinstimmen. Die Kontenabstimmung bestätigt auch, dass die Konten im Hauptbuch konsistent, korrekt und vollständig sind.“ Dieser Prozess überprüft die Vollständigkeit Ihrer Finanzdaten.

Der Vergleich zweier Datensätze mag unspektakulär klingen, ist aber ein zentraler Schritt im Abschlussprozess und unerlässlich, um die Integrität der Jahresabschlüsse eines Unternehmens zu gewährleisten. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern, ist Reconciliation Accounting ein unverzichtbarer Bestandteil einer hochwertigen Buchführung.

Die doppelte Buchführung selbst basiert auf einem internen Abgleich. Jeder Buchungseintrag muss gleiche Belastungen und Gutschriften aufweisen. Transaktionen, die den Nettogewinn eines Unternehmens beeinflussen, werden zwischen Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnungskonten aufgeteilt. Das bedeutet, dass Journaleinträge, die Bilanzkonten belasten, können dazu führen, dass sich etwas in der Gewinn- und Verlustrechnung verschiebt. Sind alle Bilanzkonten abgeglichen, entspricht der Nettogewinn dem tatsächlichen Wert.

Glücklicherweise nutzen moderne Buchhalter Automatisierungs- und Account Reconciliation-Tools, die den zeitaufwändigen Prozess des Transaktionsabgleichs erheblich erleichtern. Viele Buchhaltungssysteme und ERPs verfügen über integrierte Module, um Banktransaktionen zu importieren und automatisch mit den Buchungen zu vergleichen.

Warum ist Kontenabstimmung in der Buchhaltung unerlässlich?

Kontenabstimmung ist entscheidend, um die Genauigkeit der Buchhaltungsunterlagen sicherzustellen. Sie ist ein zentraler Bestandteil des Monatsabschlusses, da sie die Korrektheit der Finanzdaten garantiert. Der Bilanzabgleich stellt sicher, dass das Nettoeinkommen korrekt ist. Seit der Einführung von Sarbanes-Oxley (2006) sind Unternehmen verpflichtet, interne Kontrollen zu implementieren, um wesentliche Falschangaben zu verhindern. Regelmäßige Account Reconciliation in Accounting ist eine dieser internen Kontrollen und hilft sogar, Betrug frühzeitig zu erkennen.

Auch für Unternehmen, die nicht unter Sarbanes Oxley fallen, ist ein rechtzeitiger Abgleich von Konten, insbesondere von Barkonten, sinnvoll. Viele kleine Unternehmen verlieren durch Veruntreuung Zehntausende, teilweise sogar Hunderttausende von Dollar. Hätten sie ihre Konten regelmäßig abgeglichen, hätten sie solche Verluste oft verhindern können.

Was sind die Ursachen für Unstimmigkeiten bei der Abstimmung?

Es gibt vier Hauptgründe, warum Kontosalden nicht mit den zugrunde liegenden Unterlagen übereinstimmen: Zeitunterschiede, Irrtümer, fehlende Transaktionen und Betrug.

Zeitunterschiede

Manchmal ist eine Einzahlung oder Zahlung, die in Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst wurde, noch nicht im monatlichen Kontoauszug enthalten. Früher, als Schecks die Hauptmethode für Zahlungen waren, war dies ein deutlich größeres Problem. Heute ist die Kommunikation von Finanztransaktionen nahezu in Echtzeit, sodass Verzögerungen in Minuten oder Stunden und nicht mehr in Tagen oder Wochen gemessen werden.

Irrtümer

Fehler passieren jedem. Vielleicht wurde eine Zahl vertauscht, ein falsches Konto belastet oder eine Formel in Excel falsch berechnet. Auch Bankfehler können auftreten. Ohne regelmäßige Kontenabstimmung Buchhaltung bleiben solche Fehler oft unentdeckt.

Fehlende Transaktionen

‍Manchmal geht eine Buchung durch das Raster. Regelmäßige Account Reconciliation hilft, fehlende Transaktionen zu erkennen und zu korrigieren.

Betrug

Betrug ist ein Risiko, das Buchhalter und Geschäftsinhaber ernst nehmen müssen. Die sorgfältige Prüfung von Reconciliation in Accounting durch unabhängige Personen kann viele Betrugsfälle frühzeitig aufdecken.

Bankabstimmungen können Überziehungskredite verhindern

Stellen Sie sich vor, Sie haben von dem neuesten Modell eines Widget-Polierers für Ihr Unternehmen geschwärmt. Der örtliche Händler bietet Ihnen einen Sonderpreis, und Sie können die Maschine heute für ca. 7.440 € anstatt 11.160 € kaufen. Laut Ihrem Online-Bankkonto, auf das Sie sich verlassen, um Ihren Cashflow zu überwachen, haben Sie ca. 9.300 € verfügbar.

Freudig unterschreiben Sie den Kaufvertrag und holen die Maschine ab. Später am Tag erhalten Sie jedoch eine dringende Nachricht von Ihrer Bank: Ihr Konto ist um 4.650 € überzogen. Wie kann das passieren? Dann erinnern Sie sich an den Scheck über 6.510 €, den Sie letzten Monat an einen Verkäufer ausgestellt haben.

Hätten Sie regelmäßige Bankabstimmungen durchgeführt, wäre Ihnen dieser offene Scheck aufgefallen. Der Kontoabgleich hilft Ihnen nicht nur, Überraschungen wie Überziehungen zu vermeiden, sondern unterstützt Sie auch dabei, Ihren Cashflow genau zu überwachen und sicherzustellen, dass Sie stets genügend Mittel für Ihre Geschäftsanforderungen haben.

So führen Sie einen Kontoabgleich durch

Bevor Sie mit dem Kontoabgleich beginnen, lohnt sich ein kurzer Rückblick auf den Ablauf: Wer sollte die Abstimmung durchführen, was wird abgeglichen und wann sollte der Abgleich erfolgen?

Wer, was, wann?

‍Die beste Person für die Kontenabstimmung Buchhaltung ist jemand, der mit den Arten von Transaktionen vertraut ist, die über ein Konto laufen, aber nicht die Aufzeichnungen selbst erstellt. Neben dem Aspekt der internen Kontrolle, also der Trennung von Aufzeichnungs- und Abgleichspflichten, ermöglicht ein neuer Blick oft, Fehler schneller zu erkennen. In sehr kleinen Organisationen ist dies allerdings manchmal nicht möglich.

Generell sollte jedes Bilanzkonto mit einem signifikanten Saldo regelmäßig abgeglichen werden. Softwarelösungen für den Account Reconciliation wie AutoRec erleichtern den Prozess erheblich: Jedes Konto kann im Handumdrehen abgeglichen werden, und viele Schritte lassen sich sogar automatisieren. Mindestens sollten jedoch Bargeldkonten, Bankdarlehen und Kreditkartenkonten regelmäßig abgestimmt werden. Unternehmen mit mehreren Einheiten müssen im Rahmen des Konsolidierungsprozesses zudem konzerninterne Transaktionen abstimmen.

Je nach Transaktionsvolumen kann der Abgleich monatlich, wöchentlich oder sogar täglich erfolgen. Häufige Abstimmungen bei großen Konten erleichtern den Transaktionsabgleich und helfen, die Kontosalden nahezu in Echtzeit aktuell zu halten. Monatliche Abstimmungen sollten nach Möglichkeit direkt nach Abschluss des Monats durchgeführt werden.

Die vier grundlegenden Methoden für den Kontoabgleich

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Buchhaltungsunterlagen abzugleichen. Die beste Methode hängt von der Art des Kontos ab, das Sie abgleichen möchten. Wenn Sie keine Abstimmungssoftware verwenden, ist der erste Schritt in der Regel, Kontotransaktionen aus Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware in eine Excel-Tabelle zu exportieren.

Abgleich mit Kontoauszug und Kreditkartenabrechnung

Dieser Schritt dient dazu, die Kontensalden für Bankkonten, Kreditkartenkonten oder Kreditauszüge zu überprüfen. Eine Excel-Vorlage für den Bankabgleich kann den Prozess erheblich beschleunigen. Der Startpunkt ist immer das Ende der letzten Versöhnung, daher sollte zunächst geprüft werden, ob der vorherige Abgleich korrekt war. Anschließend kontrollieren Sie die Endsalden der letzten Periode auf ausstehende Zahlungen oder Gebühren und haken diese auf beiden Seiten ab. Danach ordnen Sie die Einträge im Hauptbuch den Transaktionen auf dem Kontoauszug zu, wobei Mengen, Daten und Beschreibungen helfen, alles korrekt zuzuordnen. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Eintrag im Hauptbuch manchmal mehreren Einträgen im Kontoauszug entspricht oder umgekehrt. Abschließend prüfen Sie, ob alle Buchungen korrekt sind, ob zeitliche Unterschiede bestehen oder Bankgebühren und Kreditkartenzinsen noch verbucht werden müssen. Addieren und subtrahieren Sie die Beträge, bis beide Seiten übereinstimmen, um eine vollständige und präzise Kontenabstimmung Buchhaltung sicherzustellen.

Abgleich mit Kontoaktivität

Konten wie vorausbezahlte Ausgaben, aufgelaufene Einnahmen, Verbindlichkeiten oder Forderungen werden abgeglichen, indem die Posten überprüft werden, aus denen sich der Saldo zusammensetzt. Ein gängiges Beispiel ist die Prepaid-Versicherung: Angenommen, die jährliche Versicherungsprämie beträgt 5.580 € und wird am 1. Januar gezahlt. Monatlich werden 465 € verbucht. Am 30. April sollte der Saldo daher 3.720 € betragen (5.580 € − 4 × 465 €). Stimmen die Werte nicht überein, muss ein anpassender Tagebucheintrag erstellt werden, um das Konto korrekt auszugleichen.

Abgleich mit Nebenbuchaktivität

Forderungen, Verbindlichkeiten, Inventar und Anlagevermögen werden häufig in separaten Nebenbüchern oder Zeitplänen erfasst. Um diese Konten abzugleichen, stellen Sie sicher, dass der Saldo des Nebenbuchs mit dem Hauptbuch übereinstimmt.

Abgleich mittels Rollforward

Eigenkapitalkonten werden in der Regel durch einen Rollforward abgeglichen: Beginnend mit dem Endsaldo der Vorperiode addieren Sie alle Erhöhungen und subtrahieren alle Abnahmen, um den aktuellen Endsaldo zu ermitteln.

Versöhnung meistern

Die Versöhnung von Konten ist vielleicht keine der aufregendsten Aufgaben, doch es gibt kaum etwas Befriedigenderes, als Stunden oder sogar Tage damit zu verbringen, ein umfangreiches Konto abzugleichen und die Zahlen perfekt aufeinander abzustimmen. Die zentrale Bedeutung dieser Arbeit liegt darin, sicherzustellen, dass Ihre Finanzdaten korrekt sind – jeder, der mit Finanzinformationen arbeitet, sollte den Abstimmungsprozess beherrschen.

Für kleine Unternehmen oder Konten mit wenigen Transaktionen ist die Abstimmung oft unproblematisch. Bei Konten mit hohem Volumen, wie etwa Bargeldkonten in einem geschäftigen Unternehmen, müssen jedoch Tausende von Buchungen geprüft werden. Diese manuelle Arbeit ist zeitaufwendig, mühsam und fehleranfällig, besonders wenn einige Transaktionen aufgeteilt sind oder auf mehreren Konten erscheinen.

AutoRec eilt zur Rettung

Statt jeden Monat Tage damit zu verbringen, Konten abzugleichen, kann FloQast AutoRec dies in wenigen Minuten erledigen. Die KI-gestützte Software gleicht Transaktionen automatisch ab – egal, ob eins zu eins, eins zu viele oder viele zu viele. Im Gegensatz zu herkömmlichen Abstimmungssystemen müssen Benutzer keine Regeln erstellen oder verwalten. AutoRec lässt sich in wenigen Minuten einrichten, und Sie können Genauigkeitsschwellen definieren, um zu bestimmen, ob Transaktionen exakt oder mit einer leichten Abweichung abgeglichen werden sollen. So sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und stellen eine zuverlässige Kontenabstimmung Buchhaltung sowie eine präzise Account Reconciliation in Accounting sicher.