AlloVir used FloQast for SAP, to easier information questions and 2 days faster

AlloVir, ein in Massachusetts ansässiges Zelltherapieunternehmen, das sich auf Viruserkrankungen spezialisiert hat, hat sich zum Ziel gesetzt, sein monatliches Close zu modernisieren, um die Effizienz zu verbessern und die Sorgen über fehlende Informationen und manuelles Close Management zu beseitigen. Mit FloQast für SAP S/4HANA Public Cloud AllOvir hat seine Abschluss-Workflows und das Anforderungsmanagement erfolgreich automatisiert, was dazu geführt hat, dass der monatliche Abschluss um zwei Tage verkürzt wurde und zusätzliche Zeit für andere wichtige Projekte gewonnen wurde. Mit einer niedrigen Wesentlichkeitsgrenze, einem kleinen Team und den zu erfüllenden börsennotierten Berichtsstandards Terence Holden, Associate Director of Buchhaltungsvorgänge bei AlloVir, wusste, dass er eine Workflow-Automatisierungsplattform benötigte. Die Frage war, welche? Holden und sein Team entwickelten eine Liste von Anforderungen, um dem schnellen Wachstum und der zunehmenden betrieblichen Komplexität gerecht zu werden: Nahtlose Integration mit SAP S/4HANA Public Cloud, Automatisierung von Informationsanfragen, Workflow-Management zum Monatsabschluss und allgemeine Projektmanagementfunktionen für SOX-Kontrollen und SEC-Einreichungen. „Wir hatten mehrere ausführliche Demos von FloQast und wettbewerbsfähigen Lösungen“, teilte Holden mit. „FloQast zeichnete sich durch Innovation und Anpassungsfähigkeit aus. Es passte besser zu unserer Größe und die integrierte RemIND-Funktion zur Verwaltung von Anfragen war ein großes Verkaufsargument für uns. „Diese Produktfunktionen haben zu sofortigen Vorteilen bei der Amortisierung geführt und Holden und seinem Team ein beruhigendes Gefühl gegeben.

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Die Vorteile von FloQast waren selbst für ein kleineres Team enorm. Es bietet die Möglichkeit, in Echtzeit den Status der Checkliste zu sehen, wer was getan hat und wo die Dinge stehen.“

— Terence Holden, Stellvertretender Direktor für Buchhaltungsvorgänge

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„Wir machen uns keine Gedanken mehr darüber, ob ich den letzten Saldo vom Anbieter habe?“ oder 'Übersehen wir etwas? ' „, teilte Holden mit. „Mit FloQast werden unsere To-Do-Listen jetzt jeden Monat automatisch aktualisiert, wir können den Status in Echtzeit sehen und wir konnten den Zeitraum bis zum Abschluss um zwei Tage verkürzen.“

SAP S/4HANA Cloud Integration und FloQast REMind sorgen für eine schnellere Amortisierung

Holden und sein Team übernahmen die ehrgeizige Aufgabe, gleichzeitig zur SAP S/4HANA Public Cloud zu wechseln, während die FloQAST-Implementierung im Gange war. Mit der Unterstützung der FloQAst-Implementierungsspezialisten verlief alles reibungslos und besser als erwartet. Mit FloQast für SAP S/4HANA Public Cloud, Daten werden automatisch mit FloQast synchronisiert, um Kontoabstimmungen für Bankkonten, Kreditkartenkonten, vorausbezahlte Ausgaben, Rechnungsabgrenzung und andere Hauptbuchkonten zu ermöglichen. Nachdem das AlloVir-Team seine Close-Checklisten zum Monatsende übergeben hatte, kümmerte sich das FloQast-Team um den Rest. „Die Implementierung verlief sehr reibungslos und nahm nur sehr wenig Zeit in Anspruch“, sagte Holden. „Das FloQAst-Team, unser IT-Team und unsere externen SAP-Berater haben gut zusammengearbeitet und dafür gesorgt, dass von Anfang an alles richtig eingerichtet war.“ AlloVir verwendet auch FloQast Remind um automatische Informationsanfragen von externen Anbietern zu planen. ReMind automatisiert die zeitaufwändigen Aufgaben der Informationsanfrage und Nachverfolgung, reduziert Verzögerungen und sorgt für eine schnellere Workflow-Ausführung für das Team. „Unser alter Prozess bestand darin, mehr als 15 E-Mails an verschiedene Anbieter zu senden, und einige antworteten, andere nicht“, sagte Holden. „Ein Tool zu haben, das das automatisch in Echtzeit erledigt, um zu sehen, wer geantwortet hat und wer nicht, das ist definitiv eine große Hilfe für uns.“ FloQast lässt sich direkt in Microsoft Teams integrieren, eine Funktion, auf die Holden und sein Team täglich angewiesen sind, um auf Bewertungsnotizen zu antworten, Befehle für Statusaktualisierungen zu erteilen und Aufgaben abzumelden — alles direkt in Teams, wodurch doppelte Arbeit vermieden wird. „Es ist großartig, die Abstimmungen von FloQast in wichtigen Dateien in Egnyte gespeichert zu haben“, sagte Holden. „Und mit Teams können wir Notizen sehen, Status-Updates erhalten und Aufgaben abmelden, ohne sie ein- und ausschalten zu müssen. Alles wird automatisch aktualisiert.“

Tipps für Teams jeder Größe:

Laut Holden waren die größten Vorteile von FloQast das Vertrauen in die Zahlen und Kontrollen mit der Gewissheit, dass Sie mit den neuesten und genauesten Informationen arbeiten.

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Wenn jemand eine Änderung an einem Kontenabstimmung oder einer SOX-Kontrolle vornimmt, ist es eine große Erleichterung, eine Benachrichtigung zu erhalten, die besagt, dass sich etwas geändert hat“, sagte Holden. „FloQast ändert den Status von grün auf rot, und du musst zurückgehen und erneut signieren. Es ist immer eine gute Sache, sicherzustellen, dass wir Genehmigungen für die neuesten Versionen erhalten.“

- Terence Holden, Stellvertretender Direktor für Buchhaltungsvorgänge

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Die Geschäftsleitung von AlloVir hat Holden und seine Kollegen aufgefordert, nach neuen hochwertigen Projekten zu suchen, nachdem der monatliche Abschluss optimiert wurde. Das Team nutzt die zusätzliche Zeit sinnvoll. „Wir nutzen die zusätzlichen 2-3 Tage, die wir jeden Monat beim Abschluss sparen, um an weiteren SAP-Anpassungen, Budgetanpassungen und der Verwaltung der Kostenrechnung zu arbeiten“, so Holden. Auf die Frage nach Ratschlägen, die er für Buchhaltungsteams haben könnte, die über Close Management nachdenken, äußert sich Holden sowohl praktisch als auch nachdrücklich zu der Entscheidung.