Effizienz und stärkere Kontrollen zum Monatsende mit FloQast

Ein schweizerisches biopharmazeutisches Unternehmen, das sich der Bekämpfung von Augenerkrankungen verschrieben hat und wegweisend für innovative Behandlungen ist, verzeichnet ein schnelles Wachstum. Das Unternehmen ist an der NASDAQ notiert. Im Rahmen dieses Prozesses musste das Finanzteam seine Buchhaltungsfunktion verbessern, um die Effizienz zu steigern und neue regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Sie haben ihre Lösung mit FloQast gefunden.

Vor FloQast

Das Hauptziel des Unternehmens bei der Umsetzung einer Finanztransformation bestand darin, die Leistung zum Monatsende zu optimieren — bis zu dem Punkt, dass der Abschluss jeden Monat pünktlich und nach höchsten Qualitätsstandards abgeschlossen wurde.

Vor der Transformation mit FloQast stützte sich die Finanzabteilung des Unternehmens stark auf manuelle Prozesse und ein internes Kontrollsystem, das über eine Excel-Risiko- und Kontrollmatrix verwaltet wurde. Das Buchhaltungsteam war zu dieser Zeit relativ klein und bestand aus nur 10 Personen, die auf 5 Unternehmen verteilt waren. Der Compliance-Prozess war für diese Teammitglieder arbeitsintensiv, da sie viel Zeit mit Aufgaben wie dem Kopieren und Einfügen in Excel-Tabellen verbrachten.

Diese manuellen Prozesse machten es schwierig, die Arbeit der externen Buchhaltungsteams zu überwachen, und schränkten auch den Einblick des Managements in den Abschlussprozess und das umfassendere Kontrollumfeld ein.

Angesichts des schnellen Wachstums des Unternehmens und der angestrebten Börsennotierung an der NASDAQ war ein neuer Compliance-Rahmen unerlässlich. Dieser Schritt erforderte die Einhaltung strengerer Compliance-Standards, darunter SOX-Konformität.

Vor diesem Hintergrund erkannte das Führungsteam, dass das Unternehmen eine interne Kontrollsoftware benötigte, die seinen Kontrollprozess auf vielfältige Weise verbessern würde, insbesondere durch Verbesserungen Sichtbarkeit der Kontrollen zum Monatsende. Das Team begann mit der Auswahl einer Softwareplattform, um dieses Ziel zu erreichen.

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Wir wurden an der NASDAQ notiert, daher wurde es notwendig, ein Tool zu haben, das uns bei der Erfüllung unserer Compliance-Anforderungen helfen würde. Wir dachten aber auch über ein monatliches und vierteljährliches Abschlussmanagement nach, also wollten wir ein Tool, das all diese Abläufe integriert.

Leiter für interne Kontrollen

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Das Finanzteam erläuterte den Forschungsprozess und stellte eine Auswahlliste von sechs Anbietern von Buchhaltungssoftware aus Europa und den USA zusammen. FloQast kam erst spät hinzu, hob sich aber sofort von der Masse ab, da es herausragende Funktionen für ein enges Management bot. Darüber hinaus verknüpfte es Compliance-Kontrollen direkt mit diesen engen Aktivitäten — und ermöglichte sogar den Zugriff von externen Prüfer:in, um die Effizienz zu erhöhen.

Die nahtlose Integration von Management und Unternehmensführung, Risiko und Kontrolle (GRC) machte den Unterschied aus. FloQast hob sich von der Konkurrenz ab und veranlasste das Führungsteam, die Implementierung voranzutreiben.

FloQAst-Implementierung

Angesichts der Bedeutung, die Käufer aus den Bereichen Compliance und interne Audit dem Risikomanagement beimessen, half FloQast dem Unternehmen dabei, einen unkomplizierten und schnellen digitalen Transformationsprozess durchzuführen — mit minimalen Ausfallzeiten oder Unterbrechungen der laufenden Dienstleistungen. FloQast bot während dieses Prozesses auch einen wertvollen Vorteil im Change Management, dank eines umfassenden technischen Supportsystems und der Zusammenarbeit des Unternehmens mit globales Beratungsunternehmen und FloQast-Partner, CFGI.

Ihr Internal Controls Manager hob den Beitrag hervor, den die FloQAST-Experten in jeder Phase der Transformation geleistet haben. Vor der Implementierung arbeiteten die Teammitglieder von FloQast beispielsweise mit den Buchhaltern des Unternehmens zusammen, um die Integration neuer Tools zu steuern, zu ermitteln, wie viel Effizienz sie bieten würden, und zu erklären, wie sie die internen Arbeitsabläufe verbessern würden, auch bei Audits.

Vor diesem Hintergrund bestand die größte Herausforderung während der Umstellung darin, dem Team zu helfen, sich von seiner Abhängigkeit von einer einzigen Excel-Sheet zu lösen und hin zu einer vollständig dokumentierten und zentralisierten Plattform mit ausgereifte, automatisierte internes Kontrollumfeld.

Nachdem diese Risikomanagementprobleme gelöst waren und trotz der Notwendigkeit, sich zwischen fünf Unternehmen zu koordinieren, dauerte die Umstellung des Unternehmens auf die FloQast-Plattform weniger als zwei Monate.

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Die FloQast-Teammitglieder haben uns während der gesamten Implementierung sehr geholfen, einschließlich der Festlegung, was wir von der Plattform profitieren würden, wenn wir wachsen würden. Alles, was sie versprochen hatten, wurde geliefert.

Leiter für interne Kontrollen

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FloQast lieferte zwar die Verbesserungen der Steuerung, die das Unternehmen für seinen Börsenstart benötigte, doch Dianas Team stellte auch fest, dass sich daraus erhebliche Vorteile für die Abschlussprozess Monatsabschluss.

Zum Beispiel bedeutet die Transparenz, die FloQast bietet, dass ihre Teammitglieder jetzt einen viel klareren Überblick über den Fortschritt zum Monatsende haben und sehen können, wer überlastet ist und welche Termine möglicherweise gefährdet sind. Dies bedeutet auch, dass ihre Manager weniger Zeit damit verbringen, Updates zu verfolgen und ihren Fokus und ihr Fachwissen in Zeiten mit hohem Buchhaltungsdruck effizienter einsetzen können.

Der Leiter der internen Kontrollen stellte fest, dass FloQast für viele Teammitglieder zu einem unverzichtbaren Bestandteil der täglichen Arbeit geworden ist. Die Aktivitäten stehen in direktem Zusammenhang mit dem Monatsabschluss und den gesetzlichen Verpflichtungen des Unternehmens.

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Jede Aktivität, die das Buchhaltungsteam ausführen muss, wird in FloQast protokolliert und direkt mit einer Steuerung verknüpft, sodass wir sicherstellen können, dass sie erledigt wird. Das ist wichtig für die Reise, auf der sich das Unternehmen befindet.

Leiter für interne Kontrollen

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Fortlaufende Einhaltung

FloQast hat die Finanz- und Compliance-Funktionen des Unternehmens transformiert und ihm geholfen den Herausforderungen des Börsennotierungsprozesses begegnen.

Neben den Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe zum Monatsende hat FloQast auch Audits effizienter gemacht, indem es den Prüfer:in einen sicheren Zugriff auf Dokumentation und Kontrollnachweise eröffnet hat. Diese Erhöhung beinhaltete spezifische SOX 404 (b) -Konformitätsanforderungen, mit Tools zur Unterstützung tieferer Risikobewertungen, einer gründlicheren Dokumentation und strengerer Kontrolltests.

FloQast ist mehr als nur eine Softwarelösung; es ist eine grundlegende Plattform, die Skalierung, Transparenz und regulatorisches Vertrauen ermöglicht. Da das Unternehmen weiter wächst und Die Anforderungen an die Einhaltung der Rechnungslegung steigen, FloQast wird voraussichtlich eine zentrale Rolle in der Finanzfunktion des Unternehmens spielen.

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FloQast ist mit Abstand unsere innovativste Softwarelösung. Sie ist aus unserer Finanzfunktion und unserem Kontrollumfeld kaum wegzudenken, weil sie so wichtig für die Art und Weise ist, wie wir Dinge erledigen.

Leiter für interne Kontrollen

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