Ascent Aviation automatisiert Bankauszüge mit FloQast

Ascent Aviation Services mit Sitz in Arizona ist einer der größten Anbieter von Dienstleistungen zur Wartung, Reparatur und Überholung von Flugzeugen (MRO) für Fluggesellschaften, Frachtbetreiber und Leasinggeber weltweit. Als Fehler, Auslassungen und mangelnde Rechenschaftspflicht beim Monatsabschluss zu Verzögerungen führten, wurde FloQast implementiert, um das Problem zu beheben. Mit Checklistenansichten in Echtzeit und automatisierten Abstimmungen für alle Bank- und GL-Konten hat Ascent die Anzahl der Tage bis zum Abschluss um 50 Prozent verkürzt und die Geschwindigkeit, Präzision und Zuverlässigkeit insgesamt verbessert.

Das kannst du sagen. Ascent Aviation Services war bei seinem Monatsschluss im Blindflug. Da es an Transparenz in Bezug auf Aufgaben und Zeitpläne mangelte und Dutzende von Buchungs Hauptbuch und Bankkonten abzugleichen waren, hatte das Buchhaltungsteam mit einem Abschluss zu kämpfen, der zu einem 20-tägigen Prozess geworden war.

Wenn Ascent CFO Neil Holstad trat vor zwei Jahren dem Führungsteam bei. Er recherchierte sofort danach und beschloss, das Problem mit FloQAST-Workflow-Automatisierung zu beheben, um das Close zu organisieren und zu optimieren. Angestellter Accountant Kristine Palm erinnert sich deutlich an die Vorher-Nachher-Erfahrung der Implementierung.

„Unser Close war vor FloQast frustrierend. Wir hatten eine Excel-Sheet, die wir weder sperren noch nachverfolgen konnten, sodass wir von Monat zu Monat nicht sagen konnten, wo wir waren „, sagte Palm. Jetzt verwenden wir FloQast für alles, einschließlich Notizen, Abstimmungen, Dokumentationen und Flussanalysen.“

‍Alicia Wood ist auch ein Accountant im Ascent-Team, der sagte, dass aufgrund des Personalwechsels und der Arbeitsbelastung der vorherige Abschlussprozess ebenfalls nicht nachhaltig war.

„Wir hatten Leute, die die Excel-Sheet nicht nutzten, wir hatten einige Leute, die gegangen sind, und es gab keine Möglichkeit, sich ein genaues Bild vom Fortschritt zu machen“, sagte Wood. „FloQast hat all das geändert, indem es unsere Fortschritte verfolgt und es jedem, der neu ist, leicht gemacht hat, zu lernen.“

Die Integration von FloQast und Trovata optimiert Bank- und Kreditkartenabstimmungen

Nach der Implementierung von FloQast automatisierte Ascent schnell den Abstimmungsprozess für alle Hauptbuchkonten und ermöglichte so die sofortige Aktualisierung der neuesten Testsalden und Transaktionsaufzeichnungen in FloQast. Bankkontenabstimmungen FloQast die Integration von Trovata und haben zu zusätzlichen automatisierten Abstimmungen für Clearing-, Kreditkarten-, zwischenbetriebliche und andere Konten geführt, wodurch das Ascent-Team durch den automatischen Abgleich der Transaktionen viel Zeit sparte.

{emphasize}

FloQast gleicht jetzt automatisch Tausende von Transaktionen auf unseren Hauptbankkonten über den Trovata-Datenfeed in Minuten statt Stunden oder Tagen ab. Wir verwenden es auch für unsere Kreditkartenkonten und andere, und es war eine enorme Zeitersparnis und Erleichterung, diese Konten jetzt auszugleichen und ordnungsgemäß zu schließen.“

- Kristine Palm, Buchhalter

{emphasize}

‍

Wood gefällt auch, dass FloQast flexibel genug war, um die bestehenden Arbeitsabläufe und Präferenzen des Teams zu berücksichtigen und den Change-Management-Prozess komfortabler und natürlicher zu gestalten. Die Produktivität wurde verbessert, während die Lernkurve relativ bescheiden gehalten wurde.

„Wir fügen gerne Journaleintragsnummern und Referenznotizen in die FloQast-Checklistenelemente ein, genau wie wir es in unserem alten Excel-gesteuerten Prozess getan haben. Sie sind also immer da, wenn Sie zurückgehen und sie finden müssen“, sagte Wood. „Wir verwenden Notizen auch, wenn keine Transaktion erforderlich ist, damit wir wissen, dass sie geprüft und nicht vergessen wurden.“

Zusammenfassung der Vorteile: Konsistenz, Zugriff und Zeitersparnis von 10 Tagen

Laut Wood hat FloQast es einfacher gemacht, Dinge zu finden und zu bearbeiten, sodass die Mischung aus hybriden und Remote-Mitarbeitern als Team effizienter arbeiten kann. Ascent hat auch davon profitiert Die Microsoft Teams-Integration von FloQast, das Benachrichtigungen, Aufgaben und Instant Messaging ermöglicht, wenn das Gleichgewicht gestört ist.

„Es ist viel einfacher, zusammenzuarbeiten und auf derselben Wellenlänge zu bleiben“, sagte Wood. „Dank der Teams-Integration ist die Kommunikation schneller, und dank der Dashboards sind wir einander mehr Rechenschaft schuldig.“

Externe Auditoren erhielten ebenfalls Zugang zu FloQast für Dokumentation und Validierung.

„Sie bitten uns immer noch darum, PBC-Dokumente hochzuladen“, sagte Wood. „Aber sie haben Zugang zu FloQast, um alles zu verfolgen oder zu untersuchen, was sie in Bezug auf Konten, Testsalden oder Abstimmungen benötigen.“

{emphasize}

Es wäre schwierig, nach der Verwendung von FloQast zurückzukehren. Es hält uns auf Kurs, unsere Abstimmungen sind genauer und es hilft uns, als Team besser zu arbeiten.“

— Alicia Wood, Buchhalter

{emphasize}

‍

Laut Palm war der größte Gewinn die Zeitersparnis von 10 bis 14 Tagen innerhalb von Tagen bis zum Geschäftsschluss.

„Wir sind jetzt jeden Monat im Durchschnitt in 10 Tagen fertig, und das Jahresende im Dezember waren es ebenfalls 10 Tage“, sagte Palm. „Bei Quick-Close-Monaten erledigen wir es in 6 oder 7 Tagen.“

Wood fasst es so zusammen, als er gefragt wurde, ob er sich jetzt einen Close ohne FloQast vorstellen könnte: „Ich sage nicht, dass sie vier neue Leute einstellen müssten, um uns zu ersetzen, wenn wir FloQast nicht mehr verwenden würden, aber es wäre schwierig, zu dem zurückzukehren, was wir vor der Implementierung von FloQast gemacht haben. Es hält uns auf Kurs, macht unsere Abstimmungen genauer und hilft uns, als Team besser zu arbeiten.“