efficiency steigern: The compliance success of Oregon Tool with FloQast

Wann Michael Mansfield verbunden Oregon-Werkzeug, ein weltweit führendes Unternehmen in der Herstellung von Präzisionsschneidwerkzeugen, stellte 2021 als Direktor für Rechnungswesen schnell fest, dass die komplizierten Abläufe des Unternehmens, die auf zahlreiche Unternehmen in Nordamerika und international verteilt waren, ein Tool zur Verbesserung der Arbeitsweise des Buchhaltungsteams erforderten.

Obwohl das Unternehmen eine BlackLine-Implementierung mit der gebotenen Sorgfalt durchführte, um den Bedarf zu decken, verzichtete Mike auf eine Pause bei allen Entscheidungen, bis er und sein Team die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse des Teams in einem neuen Licht beurteilen konnten, bevor er die Suche nach einem Tool wieder aufnahm rationalisieren Sie Ihre Finanzprozesse, verbessern Sie die Transparenz und stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften sicher.

„Anfangs gab es von unseren Private-Equity-Partnern Widerstand gegen FloQast“, erinnert er sich. „Sie neigten zu großen Markennamen wie BlackLine, obwohl die Implementierungskosten und jährlichen Gebühren höher waren. FloQast hat uns mit einigen anderen Portfoliounternehmen verbunden, und sie schwärmten davon, FloQast zu verwenden. Dies hat dazu beigetragen, unseren CAO zu überzeugen, der sich nachdrücklich für den Verkauf der Idee an unsere Private-Equity-Partner einsetzte, und wir haben beschlossen, mit FloQast weiterzumachen.“

Seit der Implementierung von FloQast hat Oregon Tool seine Finanzprozesse weltweit erheblich verbessert und so für mehr Transparenz, Effizienz und Kontrolle gesorgt. Diese Transformation hat die Abläufe rationalisiert und den Verwaltungsaufwand in ihren globalen Unternehmen reduziert.

Bekämpfung des dezentralen Finanzmanagements

Die vielfältigen Aktivitäten von Oregon Tool in mehreren Regionen stellten die Verwaltung von Finanzabschlüssen, Abstimmungen und internes Kontrollumfeld vor Herausforderungen. Die dezentralen und manuellen Prozesse, die Excel-Tabellen verwendeten, führten zu Ineffizienzen, Problemen mit der Versionskontrolle und mangelnder Transparenz der regionalen Abläufe.

„Vor FloQast hatte unser Buchhaltungsteam Probleme mit Excel-Tabellen zur Nachverfolgung von Abstimmungen, Aufgabenlisten und internes Kontrollumfeld“, erinnert sich Mike. „Wir hatten Probleme mit der Versionskontrolle, Dezentralisierung und hatten keinen Einblick in andere Standorte. Personelle Veränderungen führten zu Wissensverlust und verpassten Aufgaben. Die Implementierung von FloQast hat unseren Betrieb erheblich verbessert, da wir eine einzige Informationsquelle bereitgestellt haben, und wir freuen uns darauf zu sehen, wie FloQast unseren Teams sonst noch helfen kann.“

Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die seine Finanzprozesse integriert, die Transparenz verbessert und die wachsenden Geschäftsanforderungen erfüllt. FloQast bot die Tools an, um diese Prozesse effektiv zu zentralisieren und zu rationalisieren.

„FloQast war fantastisch darin, unsere Buchhaltungsabläufe zu zentralisieren und die Kommunikation zu rationalisieren“, sagte Mike. „Die Transparenz, die es durch Echtzeit-Dashboards bietet, ermöglicht es uns, den Fortschritt zu überwachen, Hindernisse umgehend zu beheben und sicherzustellen, dass keine Aufgaben übersehen werden. Dies hat den Verwaltungsaufwand minimiert und unseren Abschlussprozess erheblich verbessert, sodass er effizienter und kohärenter geworden ist.“

Verbesserung der Compliance und Kontrolle mit FloQast

Die Annahme von FloQast-Konformitätsmanagement Das Modul erwies sich als wegweisend für Oregon Tool. Die Integration internes Kontrollumfeld in den täglichen Betrieb verbesserte ihre Prüfungsbereitschaft und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

„Die Aufrechterhaltung konsistenter Kontrollen in unseren globalen Betrieben war eine große Herausforderung. Wir haben uns auf gemeinsame Tabellen verlassen, in denen Benutzer ihre Kontrollen protokollieren und Notizen hinterlassen konnten, was zu Ineffizienzen und verpassten Aufgaben führte. Es war schwierig, die Einhaltung der Vorschriften nachzuverfolgen, und jeder Standort hatte seinen eigenen Prozess.

Dieser Übergang von manuellen Tabellenkalkulationen zu einem automatisierten System vereinfachte die Kontrollzertifizierungen und verbesserte die Transparenz zwischen internationalen Teams. Die Möglichkeit, Kontrollen in Geschäftsprozesse einzubetten, half dem Team auch dabei, Aufgaben für die Ausführung wichtiger Kontrollen zu priorisieren. Die benutzerfreundliche Oberfläche von FloQast ermöglichte eine schnelle Einführung und optimierte Compliance-Prozesse.

„FloQast hat die Art und Weise, wie Oregon Tool internes Kontrollumfeld verwaltet, verändert. Durch die Integration des Compliance Management in unseren Close Management-Prozess stellen wir sicher, dass die Kontrollverfahren in Echtzeit eingehalten werden. Diese nahtlose Integration hat uns Zeit und Ressourcen gespart, da keine rückwirkenden Kontrollprüfungen erforderlich sind. Jetzt können sich unsere Teams mühelos anmelden, ihre Kontrollen steuern und sie in einem zentralen System zertifizieren. Dieser optimierte Ansatz verbessert die Übersicht und Konsistenz unserer Compliance-Prozesse, während die kontinuierlichen Verbesserungen der Plattform ihren Wert kontinuierlich steigern.“

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FloQast hat die Art und Weise, wie Oregon Tool internes Kontrollumfeld verwaltet, verändert. Durch die Integration des Compliance-Managements in unseren Close Management-Prozess stellen wir sicher, dass die Kontrollverfahren in Echtzeit eingehalten werden. Diese nahtlose Integration hat uns Zeit und Ressourcen gespart, da keine rückwirkenden Kontrollprüfungen mehr erforderlich sind.“

— Mike Mansfield, CPA (Inaktiv)

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FloQast statt BlackLine wählen: Eine strategische Entscheidung

Ursprünglich zog Oregon Tool BlackLine in Betracht, befand es jedoch als kostspielig und für seine Geschäftsanforderungen wahrscheinlich übertrieben. Nachdem sie nach Alternativen gesucht und positive Rückmeldungen von Kollegen in ihrem Private-Equity-Portfolio erhalten hatten, entschieden sie sich für FloQast.

„Ich habe BlackLine in früheren Unternehmen ausgiebig verwendet, und es fühlte sich starr und überhaupt nicht benutzerfreundlich an“, sagte Cindy Hau, Leiterin der Unternehmensbuchhaltung. „In BlackLine sind Sie bei der Art der Dinge, die Sie eingeben können, sehr eingeschränkt, wohingegen es in FloqAst einfach viel dynamischer ist. Sie können Notizen hinzufügen, Personen taggen und Workflows erstellen, und es ist einfach viel interaktiver.“

Letztlich haben sich die einfache Implementierung, die benutzerfreundliche Oberfläche und die Benutzerfreundlichkeit von FloQast durchgesetzt.

„FloQast bot eine Einfachheit und Effizienz, die BlackLine nicht bieten konnte“, sagte Mike. „Wir waren nicht an einer sechsmonatigen Implementierung interessiert und uns auf externe Berater verlassen. Mit FloqAST fanden wir eine Plattform, die schnell implementiert werden konnte — nur ein paar Wochen mit minimalem IT-Aufwand — und die uns die Möglichkeit gab, weiterhin Excel für unsere Abstimmungen zu verwenden, was für unser Team unerlässlich war. Alles sicher auf OneDrive zu speichern und die volle Kontrolle über unsere Daten zu behalten, ohne dass umfangreiche Integrationen erforderlich sind, ist enorm. Die Einrichtung neuer Abstimmungen war unkompliziert und die Benutzeroberfläche war intuitiv, sodass unsere globalen Teams sie problemlos anwenden konnten.“

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FloQast bot eine Einfachheit und Effizienz, mit der BlackLine nicht mithalten konnte. Wir waren nicht an einer sechsmonatigen Implementierung interessiert und hatten kein Interesse daran, uns auf externe Berater zu verlassen. Mit FloqAST haben wir eine Plattform gefunden, die schnell implementiert werden konnte — nur ein paar Wochen mit minimalem IT-Aufwand — und die uns die Möglichkeit gab, weiterhin Excel für unsere Abstimmungen zu verwenden, was für unser Team unerlässlich war.“

— Mike Mansfield, CPA (Inaktiv)

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Strategische Vorteile für von Private Equity unterstützte Unternehmen

FloQast bot Unternehmen, die von Private Equity unterstützt werden, strategische Vorteile, indem es die finanzielle Transparenz und die betriebliche Effizienz verbesserte. Oregon Tool verzeichnete erhebliche Verbesserungen bei den standardisierten Prozessen, die Wachstum und Skalierbarkeit förderten.

‍„FloQast war für Oregon Tool von entscheidender Bedeutung, um robuste internes Kontrollumfeld aufrechtzuerhalten und die Anforderungen unseres Aktienpartners an quasi-börsennotierte Unternehmen zu erfüllen. Es hat unsere Compliance-Prozesse rationalisiert und die Aufsicht verbessert und unseren vierteljährlichen Überprüfungs- und Berichtspflichten Rechnung getragen.“

Nutzung von FLOQademy für kontinuierliches Lernen

Ein besonderes FloQAst-Angebot, das Mike für hilfreich hält, ist FLOQ Akademie, das Lernportal von FloQast, das FloQAST-Produktkurse und Zertifizierungen sowie CPE/CPD-Inhalte auf Abruf anbietet.

„Bevor ich mich mit der Implementierung von Vorschriften beschäftigte, habe ich mich intensiv mit der FloQademy Schulung befasst, um sicherzustellen, dass wir die Grundlagen richtig einrichten“, sagte er. „Es war wichtig, das Compliance-Modul und sein Framework gründlich zu verstehen, was uns half, die Implementierung reibungslos durchzuführen. Auch nach der ersten Einrichtung nutze ich FLOQademy weiterhin, um über neue Funktionen auf dem Laufenden zu bleiben und mein Verständnis dafür zu vertiefen, wie Automatisierung und Kontrollverknüpfung unsere Prozesse verbessern können.“

Obwohl Mike ein inaktiver CPA ist, gab er an, dass er daran arbeitet, seine Lizenz wieder zu aktivieren. Die umfangreichen CPE-Inhalte, die über FLOQademy verfügbar sind, waren besonders wertvoll, da er daran gearbeitet hat, seine beruflichen Bildungsanforderungen zu erfüllen.

„Es ist auch eine großartige Ressource für CPE, vor allem, wenn ich daran arbeite, meine CPE-Anforderungen auf dem neuesten Stand zu halten“, sagte er. „Es gibt eine Menge CPE-Inhalte, aber wie viel davon steht in direktem Zusammenhang mit meinem Alltag? Oft lautet die Antwort „sehr wenig“, aber Sie tun es, weil Sie das CPE benötigen. Ich bin voreingenommen gegenüber FlowAdemy, weil es in Bezug auf die FloQast-Plattform so nützlich ist, aber der CPE-Inhalt ist auch relevant und ansprechend.“

Cindy ging noch einen Schritt weiter und merkte an, dass die Bibliothek mit produktbezogenen Inhalten sehr hilfreich ist, um über neue FloQast-Updates und -Funktionen auf dem Laufenden zu bleiben und neuen Teammitgliedern beim Einstieg zu helfen.

„Es ist wichtig, dass ich über neue Funktionen auf dem Laufenden bleibe“, sagte sie. „Die zeitnahen Updates von FloqAdemy stellen sicher, dass unser Team gut darauf vorbereitet ist, FloQast effektiv zu nutzen, was es zu einem großartigen Tool für Onboarding und kontinuierliche Schulungen macht.“

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FloQast war für Oregon Tool von entscheidender Bedeutung, um robuste internes Kontrollumfeld aufrechtzuerhalten und die Anforderungen unseres Aktienpartners an quasi-börsennotierte Unternehmen zu erfüllen. Es hat unsere Compliance-Prozesse rationalisiert und die Aufsicht verbessert und unseren vierteljährlichen Überprüfungs- und Berichtspflichten Rechnung getragen.“

— Mike Mansfield, CPA (Inaktiv)

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