Rationalisierung der Finanzabschlussprozesse bei Cubro mit FloQast

Als Paul Schultz seine Rolle als Finanzkontrolleur bei Cubro, einem führenden Anbieter von Gesundheits- und Rehabilitationsprodukten in Neuseeland, antrat, identifizierte er einen wichtigen Bereich, der sein Team zurückhielt — ein ineffizienter Abschlussprozess zum Monatsende. Paul war bestrebt, Agilität und Genauigkeit zu verbessern, und führte sein Team durch eine Phase bedeutender Veränderungen. Dabei nutzte er FloQast, um den Betrieb zu revolutionieren.

Behebung von Engpässen zum Monatsende

Das Finanzteam von Cubro stand vor einer gemeinsamen, aber kritischen Herausforderung — manuellen und zeitintensiven Abschlussprozessen zum Monatsende. Da das Buchhaltungspersonal viel Zeit für Abstimmungen und Verwaltungsaufgaben aufwandte, die keinen Mehrwert hatten, nahm der Abschlussprozess fast die Hälfte der verfügbaren Arbeitstage pro Monat in Anspruch.

„Das Ende des Monats war eine schwierige Zeit für uns“, erklärte Paul. „Wenn die Prozesse nicht effizient waren, hat das das Team unnötig belastet und wir hatten wenig Spielraum, um uns auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Entweder das, oder wir müssten mehr Ressourcen einstellen, was nicht praktikabel war.“

Paul erkannte die Notwendigkeit einer modernen Lösung, die Arbeitsabläufe rationalisieren, die Genauigkeit verbessern und es dem Team ermöglichen würde, sich strategischeren Initiativen zu widmen. Zu diesem Zeitpunkt wandte sich Cubro an FloQast.

Implementierung von FloQast für skalierbare Effizienz

FloQast entwickelte sich schnell zu einer intuitiven und leicht zugänglichen Plattform, die in der Lage war, die Probleme von Cubro zu lösen, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Die Implementierung konzentrierte sich auf die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Standardisierung von Abstimmungen und die Strukturierung des Prozesses zum Monatsende.

„Wir begannen damit, unseren gesamten Abschlussprozess auf einem Whiteboard abzubilden, herauszufinden, wer für jede Aufgabe verantwortlich war, und zu hinterfragen, ob wir die Dinge auf die effizienteste Art und Weise erledigten“, teilte Paul mit. „FloQast hat uns geholfen, Aufgaben voranzubringen und gleichzeitig sicherzustellen, dass wir die Genauigkeit unserer Berichterstattung nicht beeinträchtigt haben.“

Die Plattform bot Nachverfolgung und Transparenz in Echtzeit und ermöglichte es dem Team, den Fortschritt im Auge zu behalten, Engpässe zu identifizieren und Aufgaben nach Bedarf neu zu verteilen. Dieser agile Ansatz beschleunigte nicht nur den Abschlussprozess, sondern förderte auch eine bessere Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit innerhalb des Teams.

Signifikante Zeitersparnis und Genauigkeitsgewinne

Durch die Nutzung der Automatisierungs- und Prozessmanagementfunktionen von FloQast erzielte Cubro bemerkenswerte Ergebnisse. Ihr Zeitplan Monatsabschluss wurde von vier auf nur 2,5 Arbeitstage reduziert, was eine schnellere Berichterstattung und eine zeitnahere Entscheidungsfindung ermöglichte.

„Mit FloQast können wir unsere Konten jetzt schneller schließen und trotzdem eine höhere Genauigkeit und mehr Vertrauen in unsere Berichterstattung erreichen“, bemerkte Paul. „Wir sind nicht mehr mit passenden Transaktionen oder endlosen Abstimmungen beschäftigt. Stattdessen verbringen wir unsere Zeit dort, wo es einen Mehrwert bietet — Daten zu analysieren und das Geschäft voranzutreiben.“

Durch die Einführung der Automatisierung fielen auch viele Routineaufgaben weg, sodass sich die Teammitglieder auf Projekte mit hoher Priorität konzentrieren konnten und die gesamte Buchhaltungsfunktion proaktiver und strategischer wurde.

Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Einer der wichtigsten Vorteile, die Cubro erlebte, war der kulturelle Wandel innerhalb des Finanzteams. Die Einführung optimierter Arbeitsabläufe und Automatisierung förderte eine Denkweise der Effizienz und kontinuierlichen Verbesserung.

Paul betonte: „Es geht nicht nur darum, die Zeitpläne zu verkürzen, sondern auch darum, Vertrauen in die von uns gemeldeten Zahlen aufzubauen. Jetzt wird jedes Bilanzkonto monatlich abgeglichen. Wir verfügen über ein Echtzeit-Tracking, das anzeigt, wenn jemand mit einer Aufgabe im Rückstand ist, sodass wir uns anpassen und einen reibungslosen Betrieb sicherstellen können.“

Dieser systematische Ansatz verschaffte dem Team mehr Transparenz und Widerstandsfähigkeit und stellte die Geschäftskontinuität auch in Zeiten der Abwesenheit oder bei Spitzenaktivitäten sicher.

Finanzfragen zu einer strategischen Rolle erheben

FloQast verbesserte nicht nur die Prozesse, sondern ermöglichte es dem Finanzteam von Cubro, eine strategischere Rolle innerhalb des Unternehmens einzunehmen. Durch die Automatisierung bisher manueller Aufgaben konnte das Team seine Energie wertschöpfenden Aktivitäten widmen, z. B. der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und der Gewinnung von Erkenntnissen.

„Vorher ging es am Monatsende darum, alles zu erledigen“, erklärte Paul. „Jetzt konzentrieren wir uns darauf, dem Unternehmen zeitnahe und genaue Informationen zur Verfügung zu stellen. Wenn wir nur drei Tage nach Monatsende Zahlen melden, sind sie aktuell und umsetzbar. Es ist nicht so, als würde man in eine alte Zeitung schauen.“

Die verbesserte Aktualität und Qualität der Berichterstattung sorgten dafür, dass die Geschäftsleitung von Cubro Entscheidungen auf der Grundlage der neuesten Daten treffen konnte, was die Agilität und Reaktionsfähigkeit im gesamten Unternehmen verbesserte.

Ein zukunftsorientierter Ansatz: KI-Hype und Branchenperspektiven

Die Begeisterung für künstliche Intelligenz ist im Bereich Rechnungswesen unverkennbar, und die Podiumsdiskussion machte deutlich, dass Führungskräfte sowohl gespannt als auch vorsichtig sind, was vor uns liegt. Moderator James Solomon gab den Ton an, indem er auf die weit verbreitete Begeisterung für KI hinwies und betonte, dass „das Interesse an KI derzeit überall ist“, erinnerte das Publikum jedoch daran, dass der wahre Test darin bestehen wird, diesen Hype in echten, praktischen Wert für Finanzteams umzusetzen.

Im Rückblick auf die Diskussion in der Branche räumte Paul ein, dass viele Buchhalter neugierig sind, wie KI ihre Arbeit verändern wird. Er wies darauf hin, dass es zwar unbestreitbar vielversprechend ist, dass neue Technologien jedoch unerlässlich sind, um die tatsächlichen geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen und einen echten Mehrwert für den täglichen Betrieb aufzuzeigen.

Harsha Padiachy, stellvertretende Direktorin bei Deloitte New Zealand, fügte hinzu, dass Unternehmen bei der Einführung von KI-Lösungen strategisch vorgehen müssen. Er betonte die Bedeutung klarer Ziele und kommentierte, dass „das wahre Potenzial von KI in der Buchhaltung erst dann zum Tragen kommt, wenn Unternehmen klar definieren, welche Probleme sie lösen.“ Für Harsha liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, sicherzustellen, dass KI die Prozessverbesserung unterstützt, die Datenqualität verbessert und Risiken sinnvoll managt, anstatt nur der Innovation zuliebe implementiert zu werden.“

Die erfolgreiche Transformation von Cubro mit FloQast ist ein Beispiel für das Potenzial intelligenter Automatisierung und Prozessoptimierung, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Für Paul und sein Team diente die Partnerschaft mit FloQast als Katalysator für Veränderungen und machte aus einem ehemaligen Engpass eine Kernstärke.

Die erfolgreiche Transformation von Cubro mit FloQast ist ein Beispiel für das Potenzial intelligenter Automatisierung und Prozessoptimierung, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Für Paul und sein Team diente die Partnerschaft mit FloQast als Katalysator für Veränderungen und machte aus einem ehemaligen Engpass eine Kernstärke.

„FloQast hat die Art und Weise, wie wir das Monatsabschluss angehen, grundlegend verändert“, sagte Paul. „Es ist nicht nur ein Tool — es ist eine Arbeitsweise, die uns mehr Zeit, bessere Daten und letztlich einen besseren Fokus auf das gibt, was wirklich wichtig ist.“

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