Enge Automatisierung: Reibungslose Abstimmungen für MFG

Motorkraftstoffgruppe (MFG) ist das größte unabhängige Einzelhandelsunternehmen im Vereinigten Königreich mit 1200 Standorten im ganzen Land. Ursprünglich ein Zusammenschluss kleinerer Tankstellenbetreiber, hat MFG seine Marke und sein Serviceangebot erheblich erweitert: 2024 versorgten die Betreiber von MFG vor Ort Millionen von britischen Autofahrern mit Treibstoff und Ladestationen für Elektrofahrzeuge sowie mit einer riesigen Auswahl an Food-to-Go-Optionen von bekannten Marken wie Greggs, Costa und Subway.

Mehr als ein Jahrzehnt des Wachstums und der Branchenentwicklung haben die Art und Weise verändert, wie MFG seine Bücher verwaltet. Das Buchhaltungsteam sucht ständig nach Optimierungsmöglichkeiten. Im Rahmen dieser Bemühungen wollten die Buchhalter von MFG den Monatsabschluss des Unternehmens überdenken — und so wandten sie sich an FloQast mit einem klaren Ziel vor Augen: Beseitigung manueller Ineffizienz zugunsten automatisierter Geschwindigkeit und Genauigkeit.

Vor FloQast

Bevor es digitale Transformation, die Buchhaltungsfunktion von MFG umfasste mehrere manuelle Prozesse. Aufgrund der Komplexität des Monatsabschlusses des Unternehmens, des erforderlichen Zeitdrucks und der damit verbundenen hohen Liebe zum Detail war Skalierbarkeit jedoch schwer zu erreichen, da das Unternehmen sowohl organisch als auch durch Akquisitionen wuchs.

Insbesondere die Bilanzabstimmungen waren ein wichtiger manueller Bestandteil des Geschäftsabschlusses von MFG. Die Buchhalter von MFG luden Bilanzen manuell in einen speziellen Ordner im Netzwerk hoch und informierten dann ihren Vorgesetzten per E-Mail über den Fortschritt.

Der manuelle Abstimmungsprozess erschwerte es Stakeholdern und Prüfern, die Teamfortschritte in einer ohnehin geschäftigen und unter Druck stehenden Zeit des Monats zu verfolgen. Wenn beispielsweise ein Arbeitsblatt nicht rechtzeitig eingereicht wurde, kann sich die mangelnde Sichtbarkeit auf andere Teammitglieder auswirken und den Abschlussdruck erhöhen. Einer der Hauptgründe für MFG, seinen Abschluss zu automatisieren, bestand darin, diese manuellen Reibungen zu beseitigen und eine Umgebung zu schaffen, in der alle Buchhaltungsnutzer ihre Bilanzabstimmungen zum Monatsende rechtzeitig einreichen konnten.

Die Anzahl der juristischen Personen in der Gruppe (als Ergebnis zahlreicher historischer Akquisitionen) erhöhte die Komplexität weiter. Damit das Management Risiken und Chancen in der Bilanz identifizieren konnte, war ein robusteres System zur Konsolidierung der Bilanzabstimmungen zwischen den Unternehmen erforderlich.

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FloQast hat bei der Vorbereitung und Überprüfung von Bilanzabstimmungen und der Sicherstellung der Vollständigkeit der Finanz-Reporting erheblich Zeit gespart. Es fügt Rechenschaftspflicht und Struktur in einer benutzerfreundlichen Oberfläche hinzu.

Leiter Konzernberichterstattung, MFG

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Vor diesem Hintergrund benötigte MFG rund drei Monate, um eine digitale Buchhaltungsplattform zu recherchieren und auszuwählen. In einer überfüllten und wettbewerbsintensiven Fintech-Landschaft ist die FloQAst-Lösung für engmaschiges Management hat sich als die richtige Wahl herausgestellt.

Implementierung von FloQast

MFG legte Wert auf optimierte Arbeitsabläufe, hohe Sichtbarkeit und verfahrenstechnische Flexibilität und erkannte schnell, dass FloQast zu ihrem Tech-Stack im Bereich Buchhaltung passen würde. Neben automatisierter Genauigkeit und Effizienz bot die Plattform spezifische Vorteile, darunter einfache Implementierung, cloudbasierte NetSuite-Integration und fortlaufender technischer Support.

Der Implementierungsprozess selbst dauerte nur wenige Tage, wobei die täglichen Buchhaltungsprozesse von MFG nur minimal unterbrochen wurden und eine nahtlose Integration in die bestehende Softwareinfrastruktur erfolgte. Der FloQast-Kundensupport war durchgehend verfügbar, um den Buchhaltern von MFG dabei zu helfen, sich an die neue Umgebung zu gewöhnen, technische Fragen zu beantworten und ihre neuen Funktionen auf bestimmte Problembereiche anzuwenden.

Nach der Implementierung konzentrierte sich MFG auf FloQast auf ihre engen Management-Herausforderungen — insbesondere auf die Verschärfung der Bilanzzeitpläne. Das Buchhaltungsteam von MFG hob eine Reihe wichtiger Erfolge nach der Implementierung hervor, darunter die Möglichkeit, den FloQAST-Vollständigkeitsbericht zu verwenden, um NetSuite-Codes zu importieren, Templates zu exportieren und hochzuladen und vor allem das automatisierte Tool für die monatlichen Bilanzabstimmungen zu verwenden.

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Das FloQast-Team war freundlich und professionell und hilft immer gerne, Fragen zu lösen und schnell und effizient Support zu leisten.

Leiter Konzernberichterstattung, MFG

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Die FloQast-Plattform half den Buchhaltern von MFG dabei, unerwartete Bewegungen und verspätete Änderungen zu erkennen. Wenn sich beispielsweise im Rahmen des neuen Systems ein Abstimmungssaldo nach der Einreichung ändert, erhalten die relevanten Beteiligten innerhalb von Sekunden eine automatische E-Mail, in der sie über die Änderung informiert werden.

Einfachere Versöhnungen, bessere Erlebnisse

Neben laufendem technischen Support und einem einfachere, schnellere Bilanzabstimmungen MFG stellte fest, dass sich dieser Prozess auf Teams und Einzelpersonen innerhalb des Unternehmens auswirkt. FloQast ermöglichte es den Buchhaltern von MFG, die volle Verantwortung für ihre monatlichen Zahlen zu übernehmen. Sie hatten einen vollständigen Überblick über die eingehenden Termine und die Möglichkeit, Erinnerungen und andere wichtige Mitteilungen auf Knopfdruck zu versenden.

Durch die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und die Verbesserung des Versöhnungsprozesses hat MFG auch nachgelagerte Leistungen geschaffen. Die Plattform hat die Audit-Workflows von MFG verbessert: Die verbesserte Leistung der monatlichen Abstimmungen hat zu einer besseren Überwachung der Risikobereiche geführt, was dem Unternehmen wiederum geholfen hat, sich besser darauf vorzubereiten Zwischen- und Abschlussprüfungen. In diesem Zusammenhang hat MFG auch die Möglichkeit, externen Prüfern Lesezugriff auf ihre Bücher zu gewähren, um wichtige Informationen während des Audit auszutauschen und Hindernisse für den Abschluss zu beseitigen.

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FloQast hilft dabei, internes Kontrollumfeld nachzuweisen und bietet unseren Prüfern schnellen Zugriff auf wichtige Abstimmungen und Risikobereiche.

Leiter Konzernberichterstattung, MFG

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Die Erfahrung von MFG mit FloQast zeigt die grundlegenden Vorteile der Verbesserung von Komponenten der Finanzfunktion. Unterstützt durch die technischen Möglichkeiten ihrer Software, aber mit einfacheren, effizienteren monatlichen Arbeitsabläufen, ist das Buchhaltungsteam jetzt besser positioniert, um die Risiken und Chancen in der Bilanz zu verstehen und besser darauf vorbereitet zu sein, alle unerwartet auftretenden Herausforderungen zu bewältigen.