Von „Nice-to-Have“ zu „Need-to-Have“: Die FloQAst-Story von ExchangeRight

Wie viele Buchhaltungsleiter Tim Williams, Direktor für Vermögensverwaltung und Senior Controller beim Umtauschrecht, wusste genau, wo sein Team den Druck spürte. Mit einem schnell wachsenden Portfolio von über 1.300 Immobilien in über 80 Unternehmen und einem verwalteten Vermögen von über 6,5 Milliarden US-Dollar sah sich das Buchhaltungsteam von ExchangeRight mit einem großen und wachsenden Volumen manueller Abstimmungen konfrontiert. Trotz des Engagements des Teams zog sich das Monatsabschluss auf zweieinhalb Wochen hin, und die Moral war nicht immun gegen den zunehmenden Druck.

Die traditionelle Route (mehr Leute für mehr Arbeit) war ein Fehlstart. Die Zahlen passten einfach nicht zusammen. „Wir haben jeden Monat fast 2.800 Abstimmungen und über 1.000 Checklistenpunkte verwaltet“, erklärte Tim. „Das Volumen war beträchtlich, aber was mich wirklich beunruhigte, war sicherzustellen, dass wir die Qualität beibehalten und gleichzeitig unser Portfolio um neue Unternehmen und Investitionen erweitern.“ Das Risiko? Burnout, Qualitätseinbußen und ein enger Prozess, der mit dem Wachstumstempo nicht Schritt halten konnte.

Implementierung von FloQast: Die Messlatte höher legen

Jetzt, da sie wussten, was auf dem Spiel steht, haben Tim und sein Team eine Lösung im Visier, die das Blatt wenden könnte. Geben Sie ein: FloQast. Aber selbst die vielversprechendste Software ist nur so gut wie ihr Rollout — wie hat sich die Implementierung entwickelt?

„Was die Implementierung anbelangt, kann ich ehrlich sagen, dass FloQast meine Erwartungen übertroffen hat“, sagte Tim.

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„Das Implementierungsteam von FloQast hat den gesamten Prozess bemerkenswert reibungslos und — selbst für Accountant — überraschend angenehm gestaltet. Unsere stellvertretenden Controller:in und Buchhaltungsmanager sind immer noch hellauf, wenn sie darüber sprechen, wie einfach und sympathisch die Erfahrung war. In etwa einem Monat waren wir voll einsatzbereit, und ich habe ein halbes Dutzend Implementierungen dieser Größenordnung durchgemacht — keine lief so gut wie diese.“

- Tim Williams, Direktor für Vermögensverwaltung und Senior Controller

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Und es ging nicht nur darum, sich einzurichten. Die Vollständigkeitsprüfung von FloQast wurde schnell zu einem festen Bestandteil ihrer neuen Normalität und stellte automatisch sicher, dass jedes Bilanzkonto berücksichtigt wurde. Weniger Händehaltung, weniger Kopfschmerzen und die Gewissheit, dass alles geklärt ist.

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„FloQast hat sich für uns von einem „Nice-to-have“ -Tool zu einem „Need-to-have“ -Tool entwickelt“, bemerkte Tim. „Es ist zu einem zentralen Bestandteil unseres Software-Ökosystems geworden. Das Team betrachtet FloQast nun als einen notwendigen Bestandteil unserer Geschäftstätigkeit, der für die Bewältigung unseres hohen Volumens an Abstimmungen und der Checkliste Monatsabschluss unverzichtbar ist.“

- Tim Williams, Direktor für Vermögensverwaltung und Senior Controller

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Greifbare Ergebnisse: Effizienz und Qualität neu definiert

Die Zahlen sprechen für sich: Innerhalb weniger Wochen verkürzte ExchangeRight seine Abschlusszeit um die Hälfte und erhöhte die Anzahl der Immobilien, die jeder Accountant verwalten konnte, um 30% — ein direktes Ergebnis der verbesserten Effizienz und Kapazität des Teams mit FloQast. Aber diese Kennzahlen kratzen nur an der Oberfläche der größeren Transformation.

Das Team hat Stunden zurückgewonnen, die zuvor durch repetitive, manuelle Arbeit verloren gegangen waren, und diese Energie in strategischere Projekte umgeleitet. Die Ausfallzeiten sanken, das Engagement stieg und der Dominoeffekt reichte weit über die Bilanzen hinaus.

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„Die Qualität unseres Schlages hat sich sowohl wesentlich als auch bemerkenswert verbessert. Ich kann das nicht einfach quantifizieren, aber die positiven Auswirkungen sind klar — jeder, der am Überprüfungsprozess beteiligt ist, kann den Unterschied sehen und spüren.“

- Tim Williams, Direktor für Vermögensverwaltung und Senior Controller

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Das Vertrauen in ihre Zahlen stieg. Der Umsatz blieb niedrig. Und das gesamte Team entdeckte wieder, wie es sich anfühlt, voranzukommen, anstatt nur auf Wasser zu treten.

Die Auswirkungen auf das Geschäft: Zuverlässige Skalierung

Als das Geschäft von ExchangeRight immer komplexer wurde, stiegen die Anforderungen an das Buchhaltungsteam. FloQast hat die Expansion des Unternehmens nicht vorangetrieben, aber es gab dem Team die Tools und die Automatisierung, die es brauchte, um der steigenden Arbeitslast und der Einrichtung neuer Entitäten immer einen Schritt voraus zu sein — ohne ein Detail zu verpassen. Durch die Vereinfachung der Abstimmungen und die Automatisierung der Checklistenverwaltung ermöglichte FloQast dem Team, fast 2.800 Abstimmungen und über 1.000 monatliche Checklisteneinträge effizient abzuwickeln — so dass Burnout weniger zur Schlagzeile wurde und eher der Vergangenheit angehörte.

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„Wir konnten jeden Monat fast 2.800 Abstimmungen und über 1.000 Checklistenpunkte abwickeln und gleichzeitig unsere Abschlusszeit konservativ um 50% verkürzen“, so Tim. „Auch wenn wir unser Portfolio um neue Unternehmen und Investitionen erweitern, halten wir nicht nur Schritt — wir werden besser in dem, was wir tun.“

- Tim Williams, Direktor für Vermögensverwaltung und Senior Controller

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Letztlich ermöglichte FloQast dem Buchhaltungsteam, die steigenden Erwartungen souverän zu erfüllen. Das Team hielt mit der zunehmenden Komplexität Schritt, behielt die Qualität seiner Arbeit bei und vermied den kostspieligen Tribut ständiger Überstunden — ein Gewinn in jeder Hinsicht.

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„FloQast gibt unserem Team die nötige Atempause, um weitere Effizienzsteigerungen zu erzielen“, schloss Tim. „Ohne sie hätten wir weder die Zeit noch die mentale Energie gehabt, um andere wichtige Initiativen zu verfolgen. Das spart uns nicht nur jeden Monat viel Zeit und Intelligenz, sondern ermöglicht es uns auch, uns auf andere wertvolle Aufgaben zu konzentrieren, die wir vorher nicht erledigen konnten.“

- Tim Williams, Direktor für Vermögensverwaltung und Senior Controller

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