De « bon à avoir » à « indispensable » : l'histoire de FloQast d'ExchangeRight

Comme de nombreux responsables de la comptabilité, Tim Williams, directeur de la gestion des actifs et contrôleur principal à Droit d'échange, savait exactement où son équipe se sentait pressée. Avec un portefeuille en pleine expansion de plus de 1 300 propriétés réparties dans plus de 80 entités et plus de 6,5 milliards de dollars d'actifs sous gestion, l'équipe comptable d'ExchangeRight a dû faire face à un volume important et croissant de rapprochements manuels. Malgré le dévouement de l'équipe, la fin du mois a duré deux semaines et demie, et le moral n'a pas été à l'abri de la pression croissante.

L'itinéraire traditionnel (plus de monde pour plus de travail) a échoué. Les chiffres ne s'additionnaient tout simplement pas. « Nous gérions près de 2 800 rapprochements et plus de 1 000 éléments de liste de contrôle chaque mois », explique Tim. « Le volume était important, mais ce qui me préoccupait vraiment, c'était de m'assurer que nous maintenions la qualité tout en continuant à ajouter de nouvelles entités et de nouveaux investissements à notre portefeuille. » Le risque ? Un épuisement professionnel, une baisse de la qualité et un processus serré qui n'a pas pu suivre le rythme de la croissance.

Mise en œuvre de FloQast : placer la barre plus haut

Maintenant qu'ils connaissaient les enjeux, Tim et son équipe ont jeté leur dévolu sur une solution qui pourrait inverser la tendance. Entrez : FloQast. Mais la qualité des logiciels les plus prometteurs dépend de leur déploiement. Alors, comment s'est passée la mise en œuvre ?

« En ce qui concerne la mise en œuvre, je peux honnêtement dire que FloQast a dépassé mes attentes », a déclaré Tim.

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« L'équipe de mise en œuvre de FloQast a rendu l'ensemble du processus remarquablement fluide et, même selon les normes comptables, étonnamment agréable. Nos contrôleurs adjoints et nos responsables de la comptabilité sont toujours aussi enthousiastes lorsqu'ils parlent de la facilité et de la convivialité de l'expérience. En un mois environ, nous étions complètement opérationnels, et j'ai effectué une demi-douzaine d'implémentations de cette envergure, mais aucune ne s'est aussi bien déroulée. »

- Tim Williams, Directeur de la gestion des actifs et contrôleur principal

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Et il ne s'agissait pas simplement de s'installer. Le contrôle d'exhaustivité de FloQast est rapidement devenu un élément essentiel de leur nouvelle norme, garantissant automatiquement la comptabilisation de chaque compte de bilan. Moins de prise en main, moins de maux de tête et la certitude que tout était couvert.

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« FloQast est passé d'un outil « agréable à avoir » à un outil « indispensable » pour nous », a noté Tim. « C'est devenu un élément essentiel de notre écosystème logiciel. L'équipe considère désormais FloQast comme un élément nécessaire de nos opérations, essentiel pour gérer notre volume élevé de rapprochements et les éléments de notre liste de contrôle de clôture de fin de mois. »

- Tim Williams, Directeur de la gestion des actifs et contrôleur principal

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Des résultats tangibles : efficacité et qualité redéfinies

Les chiffres parlent d'eux-mêmes : en quelques semaines, ExchangeRight a réduit de moitié ses délais de clôture et augmenté de 30 % le nombre de propriétés que chaque comptable pouvait gérer, une conséquence directe de l'efficacité et des capacités accrues de l'équipe grâce à FloQast. Mais ces indicateurs ne font qu'effleurer la surface d'une transformation plus vaste.

L'équipe a récupéré les heures perdues à cause de tâches manuelles répétitives et a consacré cette énergie à des projets plus stratégiques. Les temps d'arrêt ont diminué, l'engagement a augmenté et l'effet d'entraînement s'est étendu bien au-delà des bilans.

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« La qualité de notre clôture s'est améliorée d'une manière à la fois matérielle et remarquable. Ce n'est pas quelque chose que je peux facilement quantifier, mais l'impact positif est clair : toutes les personnes impliquées dans le processus d'évaluation peuvent voir et ressentir la différence. »

- Tim Williams, Directeur de la gestion des actifs et contrôleur principal

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La confiance dans leur nombre s'est accrue. Le chiffre d'affaires est resté faible. Et toute l'équipe a redécouvert ce que c'était que d'avancer, au lieu de simplement marcher sur l'eau.

L'impact commercial : évoluer en toute confiance

Au fur et à mesure que les activités d'ExchangeRight devenaient plus complexes, les exigences imposées à l'équipe comptable se sont intensifiées. FloQast n'a pas piloté l'expansion de l'entreprise, mais a fourni à l'équipe les outils et l'automatisation dont elle avait besoin pour garder une longueur d'avance sur l'augmentation des charges de travail et la configuration de nouvelles entités, sans oublier un détail. En simplifiant les rapprochements et en automatisant la gestion des listes de contrôle, FloQast a permis à l'équipe de gérer efficacement près de 2 800 rapprochements et plus de 1 000 éléments de liste de contrôle mensuels, faisant ainsi de l'épuisement professionnel moins un gros titre et une chose du passé.

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« Nous avons été en mesure de gérer près de 2 800 rapprochements et plus de 1 000 éléments de liste de contrôle chaque mois tout en réduisant de manière prudente notre délai de clôture de 50 % », a déclaré Tim. « Même si nous continuons à ajouter de nouvelles entités et de nouveaux investissements à notre portefeuille, nous ne nous contentons pas de suivre le rythme, nous nous améliorons dans ce que nous faisons. »

- Tim Williams, Directeur de la gestion des actifs et contrôleur principal

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En fin de compte, FloQast a permis à l'équipe comptable de répondre aux attentes croissantes avec sang-froid. L'équipe a fait face à une complexité croissante, a maintenu la qualité de son travail et a évité les coûteuses heures supplémentaires, une victoire à tous points de vue.

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« FloQast donne à notre équipe la marge de manœuvre nécessaire pour réaliser de nouveaux gains d'efficacité », a conclu Tim. « Sans cela, nous n'aurions pas eu le temps ni l'énergie mentale nécessaires pour poursuivre d'autres initiatives importantes. Non seulement cela nous permet d'économiser beaucoup de temps et d'énergie chaque mois, mais cela nous permet également de nous concentrer sur d'autres tâches importantes que nous ne pouvions pas accomplir auparavant. »

- Tim Williams, Directeur de la gestion des actifs et contrôleur principal

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