How floQast Compliance Management, also brands helps, a robust compliance function

a.k.a. Brands ist eine globale, direkt an Verbraucher gerichtete Plattform digitaler Modemarken, die ein kuratiertes Sortiment an trendiger, erschwinglicher Modebekleidung und Accessoires anbieten. Das Unternehmen nutzt sein operatives Fachwissen und seine langjährige Branchenerfahrung, um aufstrebenden Marken zu helfen, zu wachsen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Das Portfolio, auch bekannt als Portfolio, umfasst vier überzeugende und doch eigenständige Marken: Culture Kings, Princess Polly, Petal & Pup und MNML. Das Modell des Unternehmens als Markenbeschleuniger beinhaltet die Übernahme von E-Commerce- und Einzelhandelsunternehmen auf der ganzen Welt und deren Integration in sein Portfolio. Jede übernommene Marke operierte unabhängig und verfügte über eigene ERPs, Führungsqualitäten, Anwendungen, Systeme und Prozesse. Diese isolierte Umgebung machte es dem Buchhaltungsteam schwer, einen Überblick über die Abläufe der einzelnen Marken zu erhalten. Die Überlagerung der Komplexität der Compliance und die Rationalisierung von Geschäftsprozessen für mehr Agilität und Geschäftsleistung wurden noch wichtiger.

Eine Lösung für globales Wachstum finden: Automatisierung des Finanzabschlusses

Wenige Monate nach dem erfolgreichen Börsengang im September 2021 Brandon Peters trat dem Unternehmen als erster Direktor für SOX Compliance und Leiter der internen Revision bei. Seine Ankunft war ein strategischer Schritt zur Rationalisierung des Compliance-Programms und zielte gleichzeitig darauf ab, die betriebliche Effizienz in den verschiedenen Tochtergesellschaften zu verbessern. Zwischen dem Team der Unternehmensbuchhaltung und den Buchhaltungsabteilungen der Tochtergesellschaften erwies sich die Transparenz als Herausforderung. Angesichts der zahlreichen, unzusammenhängenden Systeme, die zwischen den Teams verwendet wurden, war klar, dass Änderungen vorgenommen werden mussten, insbesondere in Bezug auf den Finanzabschluss und die Einhaltung von Vorschriften. Um ihr globales Geschäft zu verwalten, stellte Branden fest, dass „alles in Excel erledigt wurde“, erinnert sich Peters. „Tabellenkalkulationen wurden auf einzelnen Cloud-Plattformen, gemeinsam genutzten Laufwerken, gespeichert. Das Unternehmen hatte keinen Einblick in diese Dinge, es sei denn, Sie haben eine E-Mail-Anfrage gesendet, und oft genug hat das einfach zu viel Zeit in Anspruch genommen. „alias Brands konzentrierte sich auf Financial Close-Lösungen, um den Überblick über Abstimmungen zu erhöhen und den Gesamtprozess zu verbessern. Zu den in Betracht gezogenen Optionen gehörte BlackLine, ein Tool, mit dem Brandon und sein Team Erfahrung in früheren Unternehmen hatten. „Die Lösung, die ich zuvor verwendet habe, waren Blackline und Workiva. Es gab einige Dinge, die mir daran gefallen haben, es gab einige Dinge, die mir nicht gefallen haben, aber sie war ziemlich teuer. Wir zahlten jährlich mehr als 100.000$ für die Nutzung dieses Tools und der damit verbundenen Lizenzen. Wir sind immer noch ein kleines, börsennotiertes Unternehmen und das stand hier nicht in Frage. Aber wir wussten, dass wir etwas brauchten, um diesen Bereich zu kontrollieren und diese Prozesse einzuführen. „Er teilte mit: „Der entscheidende Punkt, der während der Bewertung immer wieder auftauchte, war, dass Blackline so teuer und schwer zu warten ist, dass die Wartung des Systems und aller damit verbundenen Dinge zeitaufwändig und kostspielig wäre.“ Ungefähr zu dieser Zeit empfahl ein Berater der Beratungsfirma Eide Bailly FloQast, nachdem mehrere Kunden es erfolgreich eingesetzt hatten. Das Team von aka Brands war beeindruckt von dem, was es gefunden hatte, und entschied sich, das Close Management-Produkt von FloQast in Betracht zu ziehen. „Die Vorteile lagen auf der Hand, der Zeitrahmen für die Implementierung sah vielversprechend aus und es schien viel flexibler zu sein als BlackLine“, teilte Brandon mit.

Die Notwendigkeit eines optimierten Compliance-Programms

Kurz nach einer erfolgreichen FloQast Close Close-Implementierung erfuhr Brandon, dass FloQast an einer neuen Lösung für das Compliance Management arbeitete. Zu dieser Zeit nutzten sie mehrere Lösungen, um ihre Compliance zu verwalten, gepaart mit arbeitsintensiven Prozessen, die zu kostspieligen und zeitaufwändigen Problemen führten und ihren Prüfungsaufwand erhöhten. „Wir haben alle SOX-Tests außerhalb des Systems in Excel und SharePoint durchgeführt, aber nicht in unserer FQ-Instanz“, sagte er. „Wir haben dafür Berater eingesetzt, und sie hatten ihre gesamte Arbeit in ihrem SharePoint — auf das wir nicht zugreifen konnten. Sie hatten auch ihr eigenes PBC-Anforderungstool, und wir stellten fest, dass wir so viel Zeit damit verbrachten, PBC-Artikel nachzujagen, dass uns Hunderte und Aberhunderte von Stunden in Rechnung gestellt wurden, weil die Leute einfach nicht abgaben, was sie brauchten und wann sie es tun mussten. „Laut Peters führte dies zu zahlreichen Missverständnissen, was zu einem kostspieligen Gespräch mit den Beratern führte, das seiner Meinung nach im Voraus hätte behoben werden können.

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Als ich herausfand, dass FloQast an einem Modul arbeitet, das uns bei unseren Kontrollen und der SOX-Konformität — innerhalb von FloQast — helfen könnte, war ich begeistert „, sagte er. „Jetzt können wir diese Arbeit innerhalb des Tools zentralisieren. Wir haben eine Informationsquelle, die sehr hilfreich ist. Es ist für die Leute viel einfacher zu wissen, wofür sie verantwortlich sind, also bekommen wir mehr Rechenschaftspflicht.“

- Brandon Peters, Direktor von SOX Compliance und Leiter der internen Revision

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Bekämpfung von Kontrollproblemen an der Wurzel

Mit FloQast Compliance Management, auch bekannt als Brands, hat Brands seine Compliance-Kontrollen in seine Geschäftsprozesse zum Finanzabschluss und Kontenabstimmung integriert. Und da Unternehmen mit FloQast Compliance Management ihre Risikokontrollmatrix (RKM) direkt in der Lösung erstellen und verwalten können, können Marken bei der Ausführung der Checkliste Kontrollnachweise erfassen und sie automatisch mit Prozessbeschreibungen und Flussdiagrammen synchronisieren, wodurch ihr PBC-Prozess automatisiert wird. „Jetzt, mit FloQast, können alle Kontrollinhaber, wie die Besitzer der engen Checkliste, diese Dokumente in ihren abschließenden Checklisten-Schritt laden“, sagte er. „Wenn es mit der Steuerung verknüpft ist, weißt du genau, was du dort platzieren musst. Du weißt, wann du es tun musst, du unterschreibst es. Dann geben wir unseren Beratern Lizenzen, um die Tests in FloQast durchzuführen. Das spart Zeit, es wird Geld sparen und es wird mir die Transparenz geben, die ich in Echtzeit benötige, um zu sehen, wie alles läuft.“ Peters ist von der Nutzung von FloQast durch sein Team so überzeugt, dass er dem Prüfungsausschuss des Unternehmens mitteilte, dass dieses Jahr anders sein würde. Er glaubt, dass das Team in der Lage sein wird, die zuvor gestellten Herausforderungen zu korrigieren und dem Unternehmen letztendlich im Laufe der Zeit Geld zu sparen. Er freut sich darauf, die eingebetteten Testfunktionen von FloQast Compliance Management zu nutzen, sodass kein separates Testmodul erforderlich ist. „Im Moment wird alles selbst gemeldet, aber sobald wir mit unseren Testphasen beginnen, habe ich dieses Dashboard, auf dem ich die tatsächlichen Ergebnisse dessen sehen kann, was passiert ist. Ich kann diese Ergebnisse im Handumdrehen mit dem CFO oder dem Prüfungsausschuss teilen, und darüber freue ich mich sehr.“

Finanzabschluss und Compliance verbinden

Angesichts der Arbeitsbelastung, mit der Buchhalter täglich konfrontiert sind, kann die Gefahr von Missverständnissen oder Desorganisation beim Wechsel zwischen Ressourcen real sein. Laut Peters war es äußerst hilfreich, alles, was das Buchhaltungsteam benötigt, auf einer zentralen Plattform — FloQast — zu haben. Da Brandon seine Kontrollen und sein SOX-Programm ständig überwacht, muss er Einblick in die Umgebung haben, um Problemen und potenziellen Risiken einen Schritt voraus zu sein. Zu den häufigsten Fragen gehören: „Schließen die Leute pünktlich? Sehen wir einen Schluckauf?“ Aber die Verwaltung des Finanzabschluss und der Einhaltung der Vorschriften in einer einzigen Lösung, FloQast, macht die Transparenz einfach und gibt Peters die Gewissheit, dass alles in Ordnung ist. „Für mich ist es ein Tool weniger, bei dem ich mich anmelden muss, um zu überprüfen, wie die Dinge laufen“, sagte er.

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Es ermöglichte mir, die CFOs der einzelnen Marken einzubeziehen. Ich habe jedem von ihnen Zugriff auf FloQast Compliance Management gewährt, damit sie genau sehen können, wie es ihren Marken geht. Halten sie sich an die Vorschriften? Bei der Berichterstattung gibt es keine Überraschungen. Es hat meine Arbeit viel einfacher gemacht.“

- Brandon Peters, Direktor von SOX Compliance und Leiter der internen Revision

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Die Verknüpfung des Close mit der Einhaltung von Vorschriften hat auch andere Vorteile gebracht. Brandon und das Buchhaltungsteam können kontinuierlich Wege finden, um sowohl den Abschluss als auch die Einhaltung der Vorschriften zu optimieren. Das Sammeln weiterer Beweise bei Abschlussaufgaben und das Hinzufügen zusätzlicher Schritte zur Kontrolle der Ausführung aus Gründen der Klarheit sind nur einige der Verbesserungen, die sie an ihren Geschäftsprozessen vorgenommen haben, um bessere Ergebnisse zu erzielen. „Aus organisatorischer Sicht ist es so schön, all diese Funktionen in einem Tool zu haben“, sagte er. „Niemand braucht ein weiteres Login. Da wir mehrere Marken haben, die FloQast verwenden, müssen sie die Lösung in vollem Umfang nutzen. Alles, was sie brauchen, an einem Ort zu haben, macht es ihnen leichter, das zu tun.“

FloQast trägt dazu bei, das Vertrauen der Marken in die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu sichern

Während das Team seinen Einsatz von FloQast Compliance Management weiter ausweitet, je näher es der SOX-Compliance kommt, dachte Peters darüber nach, wie das Team dahin gelangen kann, wo das Team heute steht, und welche Auswirkungen FloQast erzielt hat. „Als wir unsere SOX-Reise begannen, hatten wir keine Risiko- und Kontrollmatrix. Wir haben angefangen, das auszuarbeiten und zu versuchen, unsere Prozesse, Kontrollen, Risiken usw. in Excel zu verstehen, und als wir anfingen, FloQast zu verwenden, konnten wir das einfach in die Plattform importieren „, sagte Peters. „Jetzt haben wir Risikokontrollmatrizen für jede unserer Marken eingerichtet, sodass wir in FloQast Compliance nachschauen können: ‚Okay, hier ist meine Kontrollliste. Wie laufen die Tests? Wo versage ich? '“ Auf die Frage nach seinen allgemeinen Gedanken zu FloQast — über die Compliance-Funktion hinaus — äußerte sich Peters nachdrücklich zu der Wirkung, die FloQast für alias Brands erzielt hat. „Ehrlich gesagt finde ich es großartig“, schloss er.

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Es ist leicht zu erkennen, welche Wirkung FloQast bei a.k.a Brands und den Marken, mit denen wir zusammenarbeiten, erzielt hat. Und das geht über die reine Compliance-Funktion hinaus. Die Verwendung von FloQast Compliance Management gibt mir viel Selbstvertrauen und Einblicke, die ich vorher nicht hatte. Dennoch war die Gesamterfahrung — die Geschwindigkeit der Implementierung, die Agilität, die sie uns bietet, und die Robustheit der Funktionen — hervorragend.“

- Brandon Peters, Direktor von SOX Compliance und Leiter der internen Revision

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