Wie NEXT Insurance sein Tech-Stack aufgebaut hat, um Zeitpläne zu verbessern, Prozesse zu rationalisieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern

NEXT Insurance ist ein Online-Versicherungsanbieter für kleine Unternehmen mit Sitz in Palo Alto, Kalifornien. Das 2016 gegründete Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmern zum Erfolg zu verhelfen, indem es ihnen erschwingliche und auf jedes kleine Unternehmen zugeschnittene Sach- und Unfallversicherungen anbietet. Michelle Cheung, ehemalige CCO von Next Insurance, trat dem Unternehmen 2018 bei, als es gerade mit dem Ausbau seiner FinOps begann. Da alle Buchhaltungsprozesse manuell verwaltet wurden, war es ihre Aufgabe, ein ERP zu implementieren und einen Tech-Stack aufzubauen, der es dem Team ermöglichte, seine täglichen Abläufe abzuwickeln und dem Wachstum Rechnung zu tragen, das das Unternehmen in der Zukunft erwarten würde.“ Aus Sicht von FinOps wird alles erweitert, weil unser Produkt finanzieller Natur ist „, sagte Cheung. „Wir wussten, dass wir nicht alles intensiv manuell über Tabellenkalkulationen bedienen konnten. Allerdings gibt es immer ein Gleichgewicht zwischen dem, was wir brauchen, um unsere dringendsten Probleme für heute zu lösen, aber das ist auch ungefähr das, was wir in ein paar Jahren brauchen werden, weil wir so schnell wachsen.“

Aufbau eines nachhaltigen Tech-Stacks

Das Unternehmen implementierte NetSuite für sein ERP-System, benötigte aber weiterhin Hilfe in verschiedenen anderen Bereichen, einschließlich der Bearbeitung von Firmenkreditkarten, Debitoren und Erstattungen von Mitarbeiterkosten.“ Wir planen Kapazitäten „, so Byron Whitman, Corporate Controller bei Next Insurance, „und wir schauen uns unser Team an, um zu sehen, wo wir viel Zeit verbringen und wie wir diesen Prozess verbessern können. Eines davon war das AP-Genehmigungsverfahren. Wir haben viel Zeit damit verbracht, herauszufinden, wer bestimmte Rechnungen genehmigen sollte, dann eine E-Mail an sie weiterzuleiten, um die Rechnung zu genehmigen, und dann mit ihnen Kontakt aufzunehmen, wenn sie sie nicht sofort genehmigt haben, und dann nachzuverfolgen, ob alles bezahlt wurde.“ Nach Prüfung mehrerer Optionen entschied sich das Team für Tilpalti für die Automatisierung der Debitoren.“ Die Benutzeroberfläche von Tilpalti hat uns gut gefallen „, sagt Whitman. „Uns hat gefallen, dass es in NetSuite integriert ist. Uns hat gefallen, dass der Genehmigungsprozess aus Benutzersicht einfach zu genehmigen war. Es war also ziemlich einfach, die Leute dazu zu bringen, es zu benutzen.“

Den Finanzabschluss mit FloQast lösen

Ein weiteres Problem, das Next angehen wollte, war die Verwaltung des Finanzabschluss.“ Wir haben viel Zeit gebraucht, um die Bücher zu schließen, weil es sehr Excel-orientiert war „, erinnert sich Whitman. „Wir brauchten etwas, das uns hilft, unseren Abschluss zu beschleunigen und besser zu verwalten."“ Wir haben viele Interessengruppen, die sich unsere Ergebnisse ansehen „, fügte Cheung hinzu, „und sie müssen präzise und pünktlich sein. Diese Ergebnisse geben uns als Institution Vertrauen und Glaubwürdigkeit — unsere Kunden, Aufsichtsbehörden, Aktionäre und Kreditgeber sind alle daran interessiert. Eine aus FinOps-Sicht gut geölte Maschine zu haben — ohne alles verschrotten und von vorne beginnen zu müssen — erhöht wirklich die Glaubwürdigkeit und reduziert den Stress.“ Letztlich entschieden sie sich für die Automatisierung des Buchhaltungs-Workflows von FloQast für ihren Stack.“ Wir haben uns die Close-Management-Tools angesehen und es hat uns gefallen, dass FloQast so viel besser organisiert und perfekt in NetSuite integriert war „, sagt Whitman. „Wir können das Gleichgewicht zwischen NetSuite und dem, was in der Einkommensdatei steht, sehen und die verschiedenen Aufgaben ganz einfach zuweisen, egal ob es sich um einen Checklistenpunkt oder einen Kontenabstimmung handelt. Wir können sehen, wer das macht und wer es überprüft, wenn von ihnen erwartet wird, dass es erledigt wird.“

Optimierung des Tech-Stacks für eine verbesserte Mitarbeiterbindung

Neben der guten Integration mit NetSuite und der Lösung der heutigen und zukünftigen Probleme des Unternehmens war laut Whitman ein weiterer Faktor bei der Entscheidung für Tilpalti und FloQast ausschlaggebend: Die Mitarbeitererfahrung.“ Einer der zusätzlichen Vorteile besteht darin, sicherzustellen, dass die von uns verwendeten Tools tatsächlich die Zufriedenheit unseres Teams verbessern „, sagt Whitman. „Wenn Sie ein Tool haben, das nicht gut funktioniert, wird sich das Team nicht über die Integrationsbemühungen und den Abgleich von Themen freuen, die kontinuierlich untersucht werden. Letztlich wirkt sich dies negativ auf ihre Effizienz und Zufriedenheit mit dem Unternehmen aus.“ Cheung stimmte zu, dass Technologie eine entscheidende Rolle dabei spielt, talentierte Mitarbeiter zu halten und sie zu motivieren.“ Unsere Leute sind klug „, sagt Cheung. „Je weniger sich wiederholende, mühsame Dinge automatisiert werden können, desto glücklicher ist das Team und desto höher sind unsere Engagement-Scores.“

Wachstumsplanung: Aufbau und Pflege eines skalierbaren Tech-Stacks

Next Insurance wächst weiter, und mit NetSuite, Tilpalti und FloQast ist das Buchhaltungs- und Finanzteam der Ansicht, dass es für zukünftiges Wachstum gut gerüstet ist.“ Im vergangenen Jahr haben wir stark von den Tools profitiert, die wir implementiert haben „, sagt Whitman.

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„Wir hatten in etwa 20 Tagen geschlossen, und innerhalb von ein oder zwei Monaten nach der Implementierung von FloQast haben wir es auf 10 Tage reduziert. Im Laufe der Zeit haben wir mehr Mehrwert gefunden, und in drei der letzten vier Monate haben wir einen Fünftage-Bus erreicht. Es ist ziemlich aufregend zu sehen, wie wir das geschafft haben.“

- Byron Whitman, Unternehmenskontrolleur

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Cheung stimmte zu und fügte hinzu, sie freue sich darauf, zu sehen, wie FinOps-Lösungen weiterhin Daten nutzen und ihnen helfen werden, mehr Voraussicht und Einblick in das zu gewinnen, was kommen wird.

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„In der Lage zu sein, mehr vorherzusagen und mehr Erkenntnisse zu gewinnen, ist das Ziel, und wir sind auf einem guten Weg“, sagte Cheung. „Ich denke, mehr liefern zu können, erhöht den Wert der beteiligten Menschen. Ich denke, das kann uns als Organisation und als Unternehmen wirklich voranbringen.“

-Michelle Cheung, Ehemaliger CCO

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