Reprendre le contrôle du Grand livre : la clôture interne en 6 jours de Nitrogen Wealth avec une équipe de trois personnes

LE DÉFI POUR NITROGEN WEALTH 

Rompre avec le cycle de l'externalisation

Pendant des années, Nitrogen Wealth a fonctionné selon un modèle qui a fait ses preuves… jusqu'à ce qu'il atteigne ses limites. Bien que Minh Hill, VP et Contrôleur Groupe, ait volontairement maintenu une équipe comptable interne restreinte, la majeure partie de l'exécution comptable quotidienne était assurée par un cabinet externe de sept personnes. Cette équipe externe gérait la majorité des tâches de clôture mensuelle, notamment le rapprochement bancaire, les charges récurrentes, les provisions et la clôture finale du grand livre. L'équipe interne conservait une visibilité grâce à un accès au grand livre et à des points réguliers sur la clôture, tout en se concentrant sur un autre volet du travail. Cependant, la connaissance complète des processus et la responsabilité de bout en bout de chaque tâche incombaient principalement au prestataire externe. Sur le papier, ce modèle donnait des résultats. Avec le temps, il a créé un déficit de compétences qui a rendu la fonction difficile à faire évoluer et à contrôler.

Avec la croissance prévue de l'entreprise, le passage à l'échelle signifiait une augmentation du volume des transactions. Dans le cadre du modèle existant, cela impliquait soit de payer des honoraires d'agence exponentiels, soit de constituer une équipe interne beaucoup plus importante. Aucune de ces options n'était viable. Pour protéger les marges et conserver le contrôle opérationnel, la direction a pris la décision d'internaliser entièrement la comptabilité.

Mais le compte n'y était pas. Le cabinet externe avait absorbé des années de travail manuel fastidieux, et sans lui, tout le poids de cette charge reposait sur une équipe de trois personnes. Leur workflow interne de l'époque était un patchwork fragmenté : des listes de contrôle manuelles dans Asana et des rapprochements de comptes dans BlackLine. Ces outils permettaient de suivre les tâches, mais n'automatisaient rien.

Le problème résidait dans la profondeur des processus et la responsabilité. Comme le cabinet externe effectuait la majeure partie de l'exécution, l'équipe interne avait une exposition limitée aux mécanismes de chaque tâche. Il n'y avait aucun responsable interne unique pour chaque domaine de la clôture. Pour une entreprise prévoyant de croître et d'opérer de manière indépendante, cette dépendance représentait un risque structurel qu'elle ne pouvait plus supporter.

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« Le cabinet externe disposait d'une équipe de sept personnes pour absorber ce travail manuel fastidieux. Nous savions que pour que notre équipe interne de trois personnes puisse reprendre ces responsabilités avec succès et maintenir notre clôture en six jours, nous ne pouvions pas simplement chercher une autre liste de contrôle numérique. Nous avions besoin d'un partenaire qui se distinguait par une véritable automatisation. »

— Minh Hill, VP et Contrôleur Groupe

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L'anxiété au sein du département a été immédiate. Lorsque la transition a été annoncée, la réaction de l'équipe a été directe : « Il est impossible qu'une équipe de trois personnes fasse ce que dix personnes accomplissaient. » Pour leur prouver le contraire, Nitrogen devait repenser complètement le fonctionnement de son équipe restreinte, en commençant par la technologie qui la sous-tendait.

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COMMENT FLOQAST APPORTE SON AIDE

Déploiement de la main-d'œuvre numérique

Nitrogen a choisi FloQast comme socle d'une transformation plus large de ses workflows. La mise en œuvre s'est concentrée sur FloQast Transform, ce qui a permis à Hill de déployer des agents IA ciblant les tâches récurrentes les plus structurées et répétitives de la clôture.

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« L'un des agents que nous avons lancés — et que j'ai personnellement conçu — est dédié à la comptabilisation quotidienne de la trésorerie. Ce processus est extrêmement fastidieux car il nécessite d'extraire l'activité bancaire, de la catégoriser et de l'imputer dans notre système. Auparavant, cela prenait environ trois heures par semaine à l'équipe. Désormais, que je le lance quotidiennement ou hebdomadairement, l'agent s'en occupe en seulement 30 secondes. »

— Minh Hill, VP, Contrôleur Groupe

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Pour gérer le volume de transactions mensuelles, Nitrogen a intégré Rapprochement des transactions par IA afin de gérer les rapprochements à haut volume qui auraient auparavant nécessité une révision manuelle importante. Cela a permis à l'équipe de concentrer son attention sur les exceptions plutôt que sur le travail de rapprochement routinier.

Gestion des écritures comptables (JEM) s'est avérée tout aussi importante. Plutôt que de créer des écritures manuellement après avoir terminé les rapprochements, l'équipe a pu les créer directement dans FloQast et les synchroniser instantanément avec Sage Intacct, réduisant ainsi de 60 % le temps consacré aux écritures comptables. L'étape qui nécessitait auparavant le plus d'allers-retours entre les systèmes est devenue un workflow unique et connecté.

Analyse des écarts par l'IA a complété le tableau. Au lieu de créer des classeurs de flux de travail à partir de zéro chaque mois, l'équipe a utilisé FloQast pour signaler les écarts et générer automatiquement des explications, concentrant ses recherches sur les zones présentant réellement un risque.

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« Nous voulions faire plus que simplement utiliser FloQast comme une liste de contrôle pour la clôture mensuelle ; c'est pourquoi nous avons été si séduits par le concept d'agent Transform, ainsi que par l'Analyse des écarts par l'IA et le Rapprochement des transactions par IA. En examinant l'écosystème FloQast, notre objectif était clair : nous voulions automatiser toutes les tâches routinières possibles afin que notre équipe de trois personnes puisse gérer seule et en toute confiance l'intégralité de la clôture. »

— Minh Hill, VP, Contrôleur Groupe

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LA DIFFÉRENCE FLOQAST

Autonomie, précision et préparation à l'audit

L'impact a été immédiat. En février 2026, Nitrogen Wealth a officiellement mis fin à son contrat avec le cabinet externalisé. Pour la première fois, l'équipe interne de trois personnes a pris le contrôle total du grand livre, tout en maintenant leur clôture rigoureuse de six jours.

Après deux mois, la clôture en six jours était toujours respectée. Mais le changement le plus significatif résidait dans la manière dont l'équipe utilisait le temps ainsi libéré. Les heures auparavant consacrées à la saisie manuelle des données étaient désormais dédiées à des prévisions de trésorerie sur 13 semaines et à l'amélioration des processus, des tâches qui avaient toujours été reléguées au second plan. La fonction comptable était passée d'une approche réactive à une approche analytique.

Cette transition a également modifié la perception que l'équipe avait de ses propres rôles. Ce qui avait commencé par une résistance — la conviction sincère que trois personnes ne pouvaient pas accomplir le travail de dix — a évolué vers de la confiance. Le passage à FloQast a également renforcé leurs contrôles internes ; chaque action effectuée pendant la clôture était désormais enregistrée et traçable, ce que les processus manuels et un cabinet externalisé ne pouvaient jamais offrir. Apprendre à travailler aux côtés d'agents IA a nécessité un changement de mentalité, mais une fois que l'équipe a constaté à quel point FloQast pouvait absorber le travail routinier, l'anxiété a laissé place à la concentration.

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« C'était un choc au début, mais maintenant l'équipe voit à quel point l'outil est simple. Gagner ce temps sur la clôture nous permet de nous concentrer sur des domaines stratégiques comme les prévisions, auxquels nous ne pouvions tout simplement pas nous consacrer auparavant. »

— Minh Hill, VP, Contrôleur Groupe

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LA PROCHAINE ÉTAPE

LE DÉPLOIEMENT DE LA MAIN-D'ŒUVRE NUMÉRIQUE

Nitrogen Wealth ne s'arrête pas à la gestion de la clôture. Avec ses opérations comptables entièrement internalisées et son agent de saisie quotidienne de trésorerie en production, l'équipe développe systématiquement sa liste d'agents IA personnalisés avec FloQast pour s'attaquer à des workflows complexes et récurrents dans l'ensemble de l'écosystème financier.

Trois agents sont déjà opérationnels, gérant tout, des déclarations fiscales sur les baux à la répartition des avantages sociaux et aux provisions pour congés payés. Trois autres sont en cours de développement actif. 

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« Notre objectif n'est pas simplement d'automatiser des tâches comptables individuelles, mais de réduire systématiquement le travail manuel répétitif, de renforcer la cohérence des processus et de permettre à l'équipe comptable de consacrer plus de temps à la révision, à l'analyse, aux contrôles, aux prévisions et aux activités de soutien à l'entreprise. » 

— Minh Hill, VP, Contrôleur de gestion

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En développant ce pipeline continu d'automatisation spécialisée — avec des workflows futurs pour la Reconnaissance du chiffre d'affaires et les Prévisions de trésorerie déjà prévus à l'horizon stratégique — Nitrogen Wealth redéfinit complètement ce qu'une équipe comptable d'entreprise moderne et agile peut accomplir.