Transformation der Buchhaltungsabteilung: Ein Plan für 2025

Die Buchhaltungslandschaft verändert sich — und das schneller, als viele von uns erwartet hatten. Dieser Wandel wird von einer Vielzahl von Faktoren vorangetrieben, wie dem anhaltenden Fachkräftemangel, den sich entwickelnden finanziellen Herausforderungen und einer Flut technologischer Möglichkeiten.

Infolgedessen stehen CFOs und ihre Teams unter erheblichem Druck, sich diesen Herausforderungen zu stellen und ihre Buchhaltungsabteilungen zu modernisieren, ohne Abstriche bei Effizienz, Genauigkeit und Compliance machen zu müssen.

Es ist eine große Herausforderung, aber sie kann durch einen transformativen Ansatz erreicht werden, der über schrittweise Änderungen hinausgeht. Indem sie sich auf einen umfassenden Plan für eine vollständige Transformation konzentrieren, können Buchhaltungsabteilungen die Ursachen von Ineffizienzen angehen, die Herausforderungen von heute bewältigen und ihre Buchhaltungsabteilungen bestmöglich auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten.

Warum Transformation notwendig ist: Die Herausforderungen

Wenn es um die Modernisierung von Buchhaltungsabteilungen geht, müssen Buchhaltungsleiter zunächst die Herausforderungen und Hindernisse verstehen, die sie und ihr Team behindern. Zu den wichtigsten gehören:

Traditionelle Prozesse sind veraltet

Viele Buchhaltungsabteilungen verlassen sich immer noch auf manuelle, papierbasierte Prozesse und Tabellenkalkulationen. Diese alten und veralteten Methoden können die Arbeit erledigen, aber sie sind auch:

• Zeitaufwändig und ineffizient, was Ihre Mitarbeiter überlasten und zum Burnout führen kann.
• Fehleranfällig. Menschen machen Fehler — das ist einfach eine Tatsache des Lebens. Ungenauigkeiten können jedoch negative Folgen haben, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, unabhängig davon, ob es Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Daten trifft oder aufgrund ungenauer Jahresabschlüsse mit behördlichen Bußgeldern rechnen muss.

Leider sind traditionelle Prozesse in Buchhaltungsabteilungen immer noch weit verbreitet, und ihre Ineffizienzen und das hohe Fehlerrisiko machen sie zu einem anhaltenden Problem für die Abteilungen und die gesamte Organisation.

Unzusammenhängende Einzellösungen bereiten Kopfschmerzen

Wenn Buchhaltungsabteilungen Automatisierung und Technologie einsetzen, verfolgen sie oft einen stückweisen Ansatz. Das Problem bei der Verwendung eines Flickenteppichs von Softwaretools ist, dass sie nicht effektiv kommunizieren.

Wenn Tools nicht effektiv miteinander kommunizieren, ist Technologie für Buchhaltungsteams oft eher frustrierend als hilfreich.

Mangelnde Integration führt zu:

• Datensilos
• Höheres Fehlerrisiko
• Doppelter Aufwand und damit mehr Arbeit für die Buchhaltungsabteilungen

Einfach ausgedrückt, behindern unzusammenhängende Einzellösungen nicht nur die Effizienz, sondern untergraben auch das Vertrauen in die Systeme, die Buchhaltungsteams unterstützen sollen, wodurch sie überlastet werden und nicht in der Lage sind, ihre volle Leistung zu erbringen.

Regulatorische Komplexität und erhöhte Berichtspflichten belasten die Ressourcen

Die regulatorischen Anforderungen entwickeln sich ständig weiter und die Berichtspflichten werden immer komplexer.

Um mit neuen Berichtsmandaten Schritt zu halten, wie ESG-Berichterstattung, Buchhaltungsabteilungen benötigen Systeme, die sich schnell und zuverlässig anpassen können.

Darüber hinaus sollte die Minimierung der Prüfungsergebnisse oberste Priorität haben. Die Buchhaltungsabteilungen müssen sich darauf konzentrieren, Systeme und Prozesse einzuführen, die Fehler reduzieren, die Einhaltung der Vorschriften optimieren und die Transparenz erhöhen, um reibungslosere Prüfungen und ein größeres Vertrauen der Beteiligten zu gewährleisten.

Talentmangel verschärft diese Probleme

Veraltete Prozesse und ineffiziente Systeme erhöhen den Arbeitsdruck auf die Buchhaltungsteams und machen es schwieriger, neue Talente zu gewinnen und zu halten. FloQast führte in Zusammenarbeit mit der University of Georgia Consumer Analytics eine Studie durch und stellte fest, dass 96% der Buchhalter betrachten Technologie als oberste Priorität bei der Erkundung neuer Möglichkeiten.

Da die verfügbaren Talente für Teams schrumpfen und die Ressourcen immer knapper werden, müssen sich die Abteilungen darauf einstellen, mit weniger mehr zu erreichen, was die Belastung der bereits überlasteten Mitarbeiter weiter erhöht.

Wenn sich Buchhaltungsteams überlastet fühlen, führt dies nicht nur zu Burnout und höheren Fluktuationsraten, sondern auch zu einem Teufelskreis aus schwindenden Ressourcen und steigenden Anforderungen, der die Produktivität und Erfüllung der Rollen beeinträchtigen kann.

Die strategische Rolle der Technologie bei der Transformation der Buchhaltungsabteilungen

Die richtigen technologischen Lösungen können den Buchhaltungsabteilungen helfen, viele der oben aufgeführten Herausforderungen zu bewältigen.

Aber wie findet man die richtigen Lösungen?

Hier sind ein paar wichtige Dinge, die es zu beachten gilt.

Integrierte Plattformen sind unverzichtbar

Teilweise Lösungen sind keine Lösung. Um eine vollständige Transformation zu erreichen, müssen Teams einen integrierten Ansatz verfolgen und Plattformen einführen, die Tools über den gesamten Buchhaltungszyklus hinweg vereinheitlichen.

Ein integriertes System ermöglicht:

• Verbesserte Datenintegrität
• Reibungslosere und effizientere Arbeitsabläufe
• Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in Echtzeit

Dies sind alles Funktionen, die Sie auf Plattformen wie FloqAst finden Plattform für die Transformation des Rechnungswesens. Mit KI-gestützten Workflows hilft FloQast den Buchhaltungsabteilungen, den Abschluss zu optimieren und zu automatisieren, genaue Berichte zu erstellen, den Überblick über Compliance-Änderungen zu behalten und vieles mehr. All dies wird mithilfe einer integrierten Plattform erreicht, die es jedem ermöglicht, von einem zentralen Standort aus zu arbeiten.

Automatisierung und KI für Effizienz

Laut einer Umfrage von AvidXchange 64% der Führungskräfte im Finanzbereich nutzen Automatisierung, und 17% planen, sie 2025 einzusetzen — hauptsächlich zur Verbesserung von Effizienz und Produktivität.

Dies sind zwei Bereiche, in denen KI und Automatisierung wirklich glänzen. Zusammen können diese Technologien die Arbeitsbelastung verringern und wertvolle Zeit sparen.

Zum Beispiel:

• Teams können Routineaufgaben wie Abstimmungen automatisieren
• KI kann verwendet werden, um Anomalien zu erkennen oder strategische Erkenntnisse zu liefern

Der Schlüssel liegt darin, KI-gestützte Anwendungen zu verwenden, die maßgeschneidert für die Buchhaltung um eine höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Eine integrierte Plattform, die KI-gestützte Funktionen und Automatisierung bietet, ist ein guter Anfang. Aber was passiert, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich die regulatorischen Anforderungen ändern?

Achten Sie beim Vergleich von Lösungen auf Tools, die mit den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen und sich weiterentwickeln können.

Der Plan für die Transformation Ihrer Buchhaltungsabteilung

Die Transformation sollte in diesem Jahr oberste Priorität haben, aber es ist wichtig, sie Schritt für Schritt durchzuführen. Wenn Sie sich mit dieser Idee der Transformation Ihrer Buchhaltungsabteilung selbst überfordern, werden Sie nicht in der Lage sein, das bedeutende Wachstum zu erzielen, das Sie 2025 benötigen.

Also, wo fängst du an?

Der Schlüssel liegt in der Bekämpfung der zugrunde liegenden Ineffizienzen, die Ihr Team ausbremsen und es daran hindern, an übergeordneten Aufgaben zu arbeiten. So können Sie das tun.

Schritt 1: Evaluieren Sie bestehende Prozesse

Rationalisierung beginnt mit Ihren Prozessen, und es gibt eine Menge von ihnen. Beginnen Sie mit einem detaillierten Audit, um Folgendes zu ermitteln:

• Aktuelle Arbeitsabläufe
• Engpässe

Konzentrieren Sie sich zuerst auf Engpässe, da sie „einfache Gewinne“ bieten. Schließlich führt jedes Maß an Reibung in Ihren Prozessen zu einer geringeren Produktivität. Beispielsweise sind Abschlussprozesse zum Monatsende oft mit Ineffizienzen behaftet, die Sie mit der richtigen Plattform beseitigen können.

Als Nächstes ist es an der Zeit, Plattformen zu evaluieren. Die Transformation hängt von der Verwendung der richtigen Plattform ab, die mit Ihren Anforderungen skaliert und so viele Prozesse wie möglich optimiert werden kann.

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Plattform

Buchhaltungsplattformen gibt es für alle Unternehmensgrößen, und im Idealfall wählen Sie eine Plattform, die sich fast so anfühlt, als wäre sie für Ihre Abteilung entwickelt worden. Nehmen Sie sich Zeit, um jede Lösung anhand von Kriterien zu bewerten, die Folgendes beinhalten:

• Wie umfangreich ist die Plattform? Bietet es eine Komplettlösung, mit der Sie mehrere Prozesse optimieren können?
• Integrationsmöglichkeiten. Lässt sich die Plattform in Ihre bestehenden Systeme integrieren? Wenn nicht, welche Änderungen müssen vorgenommen werden, um die Akzeptanz zu optimieren?
• Welche KI- und Automatisierungsfunktionen sind verfügbar? Und was sind die damit verbundenen Sicherheits- und internen Kontrollen rund um solche Funktionen? Angesichts der ständigen Sicherheit und Kontrollen, insbesondere im KI-Bereich, ist es wichtig zu verstehen, wie die Plattform sensible Daten schützt, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und vieles mehr.

Vergessen Sie nicht, auch die Skalierbarkeit in Betracht zu ziehen, um mit dem weiteren Wachstum Ihrer Abteilung Schritt zu halten.

Schritt 3: Optimieren Sie den Datenfluss

Daten, die auf mehrere Systeme verteilt sind, sind ineffizient und erhöhen auch das Fehlerrisiko. Der nahtlose Datenfluss zwischen wichtigen Systemen wie Ihrem ERP kommt Unternehmen zugute, indem er Folgendes bietet:

• Ein reduziertes Fehlerrisiko
• Schnellere Berichterstattung
• Einblicke in Echtzeit

Ein nahtloser Datenfluss, der all Ihre Informationen zusammenführt, erleichtert es Ihnen, den Überblick über die Finanzen eines Unternehmens zu behalten, und versetzt Ihre Abteilung in die Lage, fortschrittlichere Technologien wie KI einzusetzen, die prädiktive Erkenntnisse nutzen.

Ein guter Ausgangspunkt ist die Identifizierung von Workflows und Datenflüssen, die für bestimmte Ergebnisse konzipiert sind.Der Schlüssel dazu sind Systeme, die nicht nur effizient sind, sondern auch speziell auf die Erfüllung kritischer Ziele zugeschnitten sind.

Schritt 4: Implementierung von Automatisierung und KI

Sie haben durch die Einführung einer Plattform und die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe erhebliche Fortschritte erzielt. Der nächste Schritt besteht darin, mit der Implementierung von Automatisierung und KI zu beginnen.

KI und Automatisierung werden eine entscheidende Rolle dabei spielen, die Effizienz Ihres Teams zu verbessern und Zeit zu gewinnen, die für wertvollere Aufgaben aufgewendet werden kann.

Nutzen Sie die Tools und Funktionen Ihrer neuen Plattform, um:

• Automatisieren Sie Routineaufgaben und reduzieren Sie den Bedarf an manueller Arbeit.
• Nutzen Sie KI für die Erkennung von Anomalien und prädiktive Erkenntnisse

Ein Hinweis, den Sie hier hinzufügen sollten, lautet: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulung und Unterstützung erhält, die erforderlich sind, um das Potenzial von KI und Automatisierung voll auszuschöpfen.

Schritt 5: Überwachen und Iterieren

Deine Transformation ist fast abgeschlossen. Das letzte Puzzleteil besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ein System verfügen, mit dem Sie die Effektivität Ihrer neuen Plattform und Prozesse überwachen können.

Implementieren Sie zunächst eine Feedback-Schleife und holen Sie sich Einblicke von Ihren Teammitgliedern. Hören Sie sich ihr Feedback an und implementieren Sie Änderungen, falls möglich und notwendig.

Denken Sie daran, dass Transformation ein fortlaufender Prozess ist. Sie sollten alle Aspekte Ihrer Abteilung, einschließlich Arbeitsabläufe und Technologie, kontinuierlich überwachen und verfeinern, um eine nachhaltige Effizienz und Anpassungsfähigkeit zu gewährleisten.

Einpacken

Die Buchhaltungsabteilungen stehen unter immensem Modernisierungsdruck, während gleichzeitig die Effizienz, Genauigkeit und Compliance verbessert werden müssen. Die Reise mag schwierig erscheinen, aber es ist möglich, dieses Ziel zu erreichen, indem integrierte Plattformen eingeführt, Arbeitsabläufe optimiert und KI und Automatisierung genutzt werden. Das Befolgen des obigen Entwurfs kann dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen und zu rationalisieren.