Optimisation des processus d'audit : tirer parti de la technologie pour accroître l'efficacité de l'audit

À propos de l'auteur: En tant que vice-présidente, contrôleuse et contrôleuse de l'année 2022 de Lovevery, Ashley Griesshammer a joué un rôle central en guidant l'équipe comptable de Lovevery pendant une période de croissance explosive. Depuis qu'elle a rejoint l'entreprise, Ashley a joué un rôle déterminant dans l'amélioration des processus et la formalisation de la fonction comptable, contribuant ainsi à la capacité de Lovevery à évoluer efficacement.

En plus de son travail percutant chez Lovevery, Ashley a déjà partagé son expertise en fournissant un contenu précieux à FloQast. L'une de ces contributions est son article perspicace intitulé Début d'un nouveau rôle de direction en comptabilité : Strong, où elle fournit des conseils sur la façon d'établir une base solide pour un nouveau rôle de direction comptable.

FloQast a récemment publié un livre électronique sur la manière dont la technologie peut améliorer l'efficacité des audits sur la base de l'expérience directe d'Ashley. Consultez le livre électronique complet ici.

L'un des sujets les plus fréquemment abordés aujourd'hui est la manière dont l'automatisation et l'exploitation des outils d'automatisation affecteront la profession comptable. Ayant moi-même suivi ce processus un peu récemment, dans cet article, nous aborderons certaines des gains d'efficacité qui peuvent être obtenus lors de votre audit annuel en automatisant vos systèmes et flux de travail comptables. La plupart des gens gémissent lorsqu'ils entendent parler de la mise en œuvre de systèmes, et pour cause : une refonte complète de l'automatisation n'est pas sans douleur. Mais les bénéfices d'un projet comme celui-ci se multiplient au fil des années pour les équipes chargées de la comptabilité et des données.

Automatisation des transactions : une approche transversale

L'automatisation des transactions fonctionne mieux pour les entreprises effectuant des transactions à volume élevé et de taille similaire, ce qui est parfait pour les entreprises de commerce électronique ayant une large base de clients s'adressant directement aux consommateurs. Lovevery en est un parfait exemple : la nature d'abonnement de notre activité, avec des délais définis pour l'expédition des kits de jeu (en fonction de l'âge et du stade de votre bébé !) introduit une excellente prévisibilité. Plus l'automatisation peut être intégrée à l'enregistrement des transactions quotidiennes, moins le risque d'erreur résultant d'une intervention et d'un enregistrement manuels est faible.

À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ? Plus précisément, cela peut couvrir :

• Enregistrement des recettes sur les comptes de revenus appropriés lors de l'expédition (Conformité 606 !)
• Conserver les recettes sur des comptes différés en attendant l'expédition
• Acheminement de la taxe de vente vers des comptes fiscaux spécifiques de votre bilan par rapport à un P&L
• Classification automatique des remises dans les catégories de dépenses appropriées au lieu de les regrouper dans les recettes (selon les besoins de votre entreprise).

Comment réaliser ce type d'automatisation ? Il ne s'agira pas d'un projet spécifique à l'équipe comptable, mais impliquera un partenariat interfonctionnel avec vos équipes opérationnelles et informatiques. Pour réussir un projet comme celui-ci, il faut l'adhésion totale de l'entreprise. Bien que toute structure puisse changer en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, l'objectif principal reste le même : les systèmes doivent communiquer entre eux. Votre système de commande doit être connecté à votre système ERP/General Ledger ; votre entrepôt doit communiquer avec votre système de commande et GL pour fournir des informations d'exécution.

L'utilisation de transactions normalisées avec des identifiants de données, des balises ou d'autres champs essentiels cohérents permet d'obtenir un ensemble de population facilement analysable. Les écritures de journal manuelles peuvent être trop volumineuses, manquer de cohérence d'un mois à l'autre ou ne pas inclure les détails dont un auditeur pourrait avoir besoin, ce qui nécessitera peut-être des éclaircissements supplémentaires par la suite (ce qui, évidemment, n'est pas idéal) Bien que l'automatisation des transactions ne soit pas parfaite et que certaines analyses manuelles à la fin des périodes soient nécessaires pour ajuster les écritures, cela réduit considérablement la taille des écritures d'ajustement et le risque d'anomalies. Au cours de ce projet, nous avons pu réduire le montant des recettes comptabilisées manuellement de 41 % par mois tout en limitant considérablement le risque d'erreurs manuelles.

Il y a peu de temps, j'ai parlé de mon expérience avec la mise en œuvre d'un ERP sur Le podcast de FloQast, Blood, Sweat & Balance Sheets. La plupart des cabinets d'audit utilisent aujourd'hui divers outils d'analyse ou d'évaluation des données. Par :

• Réduire le nombre d'entrées de journal manuelles effectuées par notre équipe
• Veiller à ce que nos transactions soient automatisées,
• Tout intégrer dans le système
• Disposer de marqueurs de données cohérents

notre équipe d'audit a pu facilement utiliser son logiciel propriétaire pour analyser certains de nos plus grands comptes (tels que les ventes et le COGS).

Nous leur avons fourni une simple exportation des transactions depuis notre système ERP, qu'ils ont pu charger dans leur logiciel propriétaire. Des techniques comme celle-ci fonctionnent exceptionnellement bien pour une entreprise dont les modèles de vente sont cohérents. Le logiciel détectera les transactions qui, selon nous, sont d'un montant en dollars inhabituellement élevé ou dont le nombre d'occurrences est anormalement élevé. Les tests de fond peuvent alors être limités aux transactions qui ont été signalées et la majeure partie de la population de l'échantillon passe les tests automatisés. Nous avons pu réduire de plus de 50 % la quantité d'échantillons que nous devions fournir aux auditeurs (pensez à extraire une commande client, un connaissement, des frais de carte de crédit, plusieurs documents pour une seule transaction), ce qui a permis à notre équipe d'économiser des semaines entières de travail pendant notre saison d'audit.

Stockage de fichiers centralisé

C'est peut-être la solution la moins « technique » du lot, mais elle mérite tout de même d'être mentionnée. Il est impératif de tirer parti d'un stockage de fichiers centralisé basé sur le cloud pour votre équipe comptable. Il est ainsi beaucoup plus facile de collaborer sur des documents que d'envoyer des versions par courrier électronique. Cela permet également de résoudre le problème lié à l'enregistrement de documents sur le disque de stockage local d'un membre de l'équipe. Peut-être qu'il n'est pas au bureau et que l'auditeur a besoin d'un fichier dont vous savez qu'il se trouve sur un ordinateur de bureau, mais personne ne peut l'envoyer avant le retour de cette personne.

Conserver les dossiers organisés en :

• Mois
• Année
• Sections comptables (ventes, inventaire, notes de dépenses, paie, etc.)

... permet à tous les membres de l'équipe d'accéder aux informations pertinentes dont les auditeurs pourraient avoir besoin et de les fournir le plus rapidement possible.

Je recommande également de créer un nouveau dossier d'audit dès que vous avez terminé l'audit de l'année précédente.. Vous pouvez immédiatement commencer à enregistrer les éléments que vous savez devoir fournir à votre équipe d'audit l'année suivante au fur et à mesure qu'ils se présentent (reçus de dons caritatifs, conciliation délicate) plutôt que de rechercher dans d'anciens e-mails lorsque la demande arrive finalement.

Enfin, faites avancer vos documents de travail — si tout est enregistré dans un emplacement central et accessible à l'équipe, il est facile de transférer les documents de travail, même si une nouvelle personne occupe le poste. Supposons que vous ayez embauché une nouvelle personne AP et que vous souhaitiez qu'elle termine le PBC de rapprochement AP. Elle peut consulter le dossier de l'année dernière et faire de son mieux pour dupliquer le travail (en supposant que cela ait été fait correctement !) avant de demander de l'aide.

Outils d'efficacité rapprochés

Ce ne serait pas le blog FloQast si je ne parlais pas de FloQast ! Avant de mettre en œuvre FloQast, notre équipe a utilisé une feuille Google pour suivre nos progrès rapprochés. Les rapprochements étaient enregistrés dans le stockage des fichiers, et c'était à peu près tout. Depuis que nous avons mis en œuvre FloQast, nous avons été en mesure d'exporter un rapport d'exhaustivité des rapprochements pour notre équipe d'audit, de localiser rapidement les rapprochements demandés grâce à la gestion des fichiers de FloQast, et de documenter les tâches et les approbations qui ont été effectuées sans craindre qu'elles proviennent d'une source modifiée.

Prendre le temps de configurer correctement la conception du système, un système de gestion des fichiers et d'autres éléments de base peut ne pas être une priorité pour une équipe comptable dans le cadre de la gestion quotidienne d'une entreprise. Néanmoins, il est essentiel de tirer parti des gains d'efficacité futurs au sein de leur équipe. De plus, l'avancement technologique est un projet qui n'est jamais vraiment terminé. Je dis toujours aux gens que la mise en œuvre de notre ERP est réalisée à 95 %. Des mises à niveau, des modifications et des automatisations supplémentaires constantes peuvent être intégrées à vos systèmes et processus. Diriger votre équipe avec une attitude ouverte face au changement et à l'amélioration profitera continuellement à votre organisation.

Communiquez avec Ashley sur LinkedIn pour plus d'informations sur son parcours professionnel et un aperçu du monde dynamique de la comptabilité chez Lovevery.

Pour approfondir les expériences et les stratégies d'Ashley visant à améliorer le processus d'audit, FloQast a récemment publié un livre électronique basé sur ses idées. Vous pouvez accéder au livre électronique ici (insérez le lien spécifique lorsqu'il est disponible).

Ne manquez pas la discussion approfondie d'Ashley sur son parcours de la finance à la comptabilité, ses mesures stratégiques pour améliorer les processus et sa vision de la profession comptable dans un récent épisode de Sang, sueur et bilans. Pour en savoir plus sur les expériences et les points de vue d'Ashley, consultez l'épisode complet.