Automatisation de la SOX et des contrôles internes

Sans contrôles internes efficaces, les organisations s'exposent à un large éventail de risques et de sanctions potentiels, notamment en cas de vol, de détournement de fonds et de pratiques comptables imprudentes. Pour les entreprises publiques, les risques sont encore plus élevés. Le Securities and Exchange Committee (SEC) peut appliquer diverses sanctions en cas d'information financière frauduleuse, notamment des amendes, des poursuites pénales, l'interdiction permanente des dirigeants d'occuper les fonctions de dirigeant ou d'administrateur d'une société cotée en bourse et la radiation de la société de la bourse sur laquelle elle est négociée.

Le Loi Sarbanes-Oxley de 2002, communément appelée SOX, oblige les entreprises à mettre en place des contrôles internes en matière d'information financière et à tester régulièrement leur efficacité. Toutes les dispositions de la SOX s'appliquent à toutes les sociétés cotées en bourse et à leurs auditeurs externes. Mais de nombreux aspects de la SOX s'appliquent également aux entreprises privées et aux organisations à but non lucratif.

Conformité aux normes SOX l'automatisation peut aider les organisations à automatiser leurs contrôles SOX afin d'améliorer l'efficience et l'efficacité du processus de conformité SOX. En automatisant Contrôles SOX, une entreprise peut améliorer sa situation globale en matière de conformité tout en libérant du temps et des ressources pour se concentrer sur d'autres domaines de l'entreprise.

Que sont les contrôles automatisés SOX ?

La SOX a un impact sur plusieurs domaines d'une entreprise, notamment la comptabilité et les finances, l'informatique et la direction exécutive. La Loi ne prescrit pas de contrôles spécifiques. Elle oblige plutôt les organisations à concevoir et à mettre en œuvre leurs propres contrôles qui répondent aux objectifs de la réglementation.

Ces contrôles se répartissent généralement en deux catégories :

• Contrôles au niveau de l'entité. Ces contrôles s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise. Les politiques de gestion des ressources humaines et des risques, les programmes de prévention et de détection des fraudes et la séparation des tâches en sont quelques exemples.
• Contrôles généraux informatiques. Il s'agit de contrôles de l'environnement informatique de l'entreprise qui ont un impact sur l'information financière. Les exemples incluent le contrôle des personnes autorisées à accéder aux données financières de l'entreprise, le contrôle de l'accès aux données sensibles du système et le contrôle des personnes autorisées à enregistrer des transactions financières ou à apporter d'autres modifications au système.

Les entreprises peuvent automatiser de nombreux aspects de leur environnement de contrôle pour gagner du temps et améliorer la conformité globale. Les contrôles automatisés sont effectués automatiquement par le système de planification des ressources d'entreprise (ERP) de l'entreprise ou d'autres applications connexes.

Par exemple, l'entreprise peut :

• Configurez des niveaux d'accès au sein de son ERP pour contrôler la gestion des modifications et empêcher les utilisateurs non autorisés de modifier les données financières
• Demandez à l'ERP de réconcilier automatiquement les factures avec le bon de commande et la réception des marchandises sous-jacents
• Tirez parti de l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour surveiller la validité des informations de crédit des clients avant d'autoriser une vente

Le processus de test SOX

Les tests de contrôle SOX sont un processus mené par des auditeurs internes et des auditeurs externes afin de s'assurer qu'une entreprise est en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley. Le processus consiste à revoir les procédures de contrôle interne de l'entreprise et à tester ces contrôles pour s'assurer qu'ils sont respectés et efficaces. Si des problèmes sont détectés, l'entreprise est tenue de prendre des mesures correctives.

Les processus de contrôle peuvent être assez complexes et il est essentiel de bien comprendre les exigences de la SOX. De nombreux facteurs doivent être pris en compte, tels que l'adéquation des processus et procédures comptables de l'entreprise, la fiabilité de ses données financières et l'efficacité de ses contrôles internes.

L'objectif du processus de tests de contrôle est de garantir que les entreprises communiquent avec précision leurs informations financières et se conforment à toutes les lois et réglementations applicables. En effectuant des tests réguliers, les entreprises peuvent contribuer à se protéger contre d'éventuels scandales financiers et des sanctions.

Comment automatiser la conformité à la norme SOX

Tout système de contrôle interne doit faire face au défi permanent que constituent l'erreur humaine et le risque de fraude. La conformité à la norme SOX est donc une tâche ardue pour les entreprises, mais il existe de nombreuses façons d'automatiser le processus afin de le faciliter et de réduire les risques.

La première étape consiste à examiner votre technologie existante et à réfléchir à la manière dont ses caractéristiques et fonctionnalités actuelles peuvent contribuer à votre processus de contrôle interne.

Par exemple, la plupart des logiciels de comptabilité et des systèmes ERP permettent aux entreprises de définir des contrôles d'accès pour différents utilisateurs. Par exemple, vous pouvez utiliser les contrôles d'accès de votre système existant pour vous assurer que l'utilisateur chargé de créer un compte fournisseur dans le système n'est pas également en mesure de payer ce fournisseur. Cette séparation des tâches élimine le risque de comptes fournisseurs frauduleux.

Bien entendu, certains aspects de l'environnement de contrôle peuvent ne pas être pris en compte par vos systèmes existants. Dans ce cas, il vaut la peine de rechercher d'autres solutions logicielles qui s'intègrent à votre ERP ou à votre logiciel de comptabilité.

Par exemple, les rapprochements constituent un outil de contrôle interne essentiel car ils permettent de prévenir et de détecter les fraudes. La plupart des logiciels de comptabilité prennent en charge les rapprochements bancaires, ce qui permet d'identifier les erreurs comptables et bancaires en comparant les soldes de trésorerie des registres comptables au relevé bancaire. Cependant, s'appuyer uniquement sur ce système n'est souvent pas suffisant. De nombreux systèmes ne prennent pas en charge les rapprochements pour d'autres types de comptes de bilan, exigent des approbations pour les rapprochements effectués ou signalent les rapprochements qui ne sont plus annulés en raison de modifications apportées à la balance de vérification.

Ajouter SOX logiciel de conformité à votre infrastructure technologique comptable et financière existante peut fournir une couche supplémentaire d'automatisation du contrôle interne et contribuer à garantir la satisfaction des besoins de conformité SOX.

Comment l'automatisation peut réduire les coûts de conformité à la norme SOX

L'intégration de l'automatisation dans votre programme SOX peut sembler une proposition coûteuse, surtout si cela implique la mise en œuvre de nouveaux logiciels. Cependant, l'automatisation peut réellement réduire les coûts de mise en conformité sur plusieurs fronts.

Coûts de personnel réduits

Par exemple, les coûts de personnel peuvent constituer une composante importante de la conformité aux normes SOX. Il est difficile (et coûteux) d'attirer et de conserver des professionnels de la conformité compétents qui comprennent les principes comptables généralement reconnus, les meilleures pratiques en matière d'information financière et l'importance de contrôles appropriés.

Sans automatisation, les équipes chargées de la conformité aux normes SOX peuvent consacrer un temps précieux à l'exécution de tâches manuelles de routine. Ces tâches manuelles peuvent inclure le rapprochement des données provenant de sources multiples, la vérification que les écritures comptables sont autorisées et correctement documentées, la prise en compte des chèques fournisseurs dans l'ordre numérique, la confirmation que les factures et les reçus justificatifs sont joints à tous les décaissements, ou la résolution de problèmes de contrôle des versions.

Au lieu de laisser votre équipe comptable passer une semaine par mois à gérer ces activités et d'autres tâches fastidieuses, l'automatisation peut accomplir le même travail en une fraction de temps. Cela permet aux organisations de réaliser des économies sur les coûts de personnel ou de tirer parti de ces personnes talentueuses dans des domaines à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, lorsque les équipes comptables n'ont pas à passer des heures à saisir des données manuellement et à gérer des feuilles de calcul, elles peuvent exploiter les données pour aider les principales parties prenantes à surveiller les indicateurs pertinents et à effectuer des analyses financières. Ils peuvent également utiliser leur capacité accrue pour rechercher des moyens de rationaliser davantage les processus qui aident l'entreprise à devenir plus efficace ou à améliorer son efficacité opérationnelle.

Frais d'audit externe réduits

Une autre disposition clé de la conformité SOX est que les entreprises disposent d'un audit externe pour effectuer des tests SOX sur les contrôles clés et rendre compte de la fiabilité de leurs états financiers. Ce processus peut s'avérer coûteux, en particulier pour les petites entreprises.

L'automatisation peut contribuer à réduire les coûts de conformité associés à l'engagement d'auditeurs indépendants, car les auditeurs peuvent se fier aux tests intermédiaires et aux tests de fin d'année effectués par les équipes d'audit interne de l'organisation, ce qui signifie qu'ils consacrent moins de temps à leurs propres procédures de test pendant l'audit de fin d'année.

L'automatisation de la conformité peut être extrêmement utile pour réduire le coût de la conformité tout en maintenant ou en améliorant la conformité aux exigences réglementaires. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière d'aider votre organisation à atteindre et à maintenir la conformité aux exigences SOX, téléchargez notre Liste de contrôle des exigences de conformité SOX.