Automatisierung von SOX und internen Kontrollen

Ohne effektive interne Kontrollen setzen sich Unternehmen einer Vielzahl potenzieller Risiken und Strafen aus, darunter Diebstahl, Veruntreuung und unvorsichtige Buchhaltungspraktiken. Für öffentliche Unternehmen sind die Risiken noch höher. Das Securities and Exchange Committee (SEC) kann eine Vielzahl von Sanktionen gegen betrügerische Finanzberichterstattung verhängen, darunter Bußgelder, Strafanzeigen, ein dauerhaftes Verbot der Tätigkeit als leitender Angestellter oder Direktor eines börsennotierten Unternehmens und die Entfernung des Unternehmens von der Börse, an der es gehandelt wird.

Das Sarbanes-Oxley Act von 2002, allgemein bekannt als SOX, verlangt von Unternehmen, interne Kontrollen der Finanzberichterstattung einzurichten und deren Wirksamkeit regelmäßig zu testen. Alle SOX-Bestimmungen gelten für alle börsennotierten Unternehmen und ihre externen Wirtschaftsprüfer. Viele Aspekte von SOX gelten jedoch auch für private Unternehmen und gemeinnützige Organisationen.

SOX-Konformität Automatisierung kann Unternehmen dabei helfen, ihre SOX-Kontrollen zu automatisieren, um die Effizienz und Effektivität des SOX-Compliance-Prozesses zu verbessern. Durch Automatisierung SOX-Steuerelemente, kann ein Unternehmen seine allgemeine Compliance-Situation verbessern und gleichzeitig Zeit und Ressourcen gewinnen, um sich auf andere Geschäftsbereiche zu konzentrieren.

Was sind automatische SOX-Steuerungen?

SOX wirkt sich auf mehrere Bereiche eines Unternehmens aus, darunter Buchhaltung und Finanzen, IT und Geschäftsleitung. Das Gesetz schreibt keine spezifischen Kontrollen vor. Stattdessen müssen Unternehmen ihre eigenen Kontrollen entwerfen und implementieren, die den Zielen der Verordnung entsprechen.

Diese Kontrollen lassen sich im Allgemeinen in zwei Kategorien einteilen:

• Kontrollen auf Entitätsebene. Diese Kontrollen gelten für das gesamte Unternehmen. Einige Beispiele hierfür sind Personal- und Risikomanagementrichtlinien, Programme zur Betrugsprävention und -aufdeckung sowie Aufgabentrennung.
• Allgemeine IT-Kontrollen. Dies sind Kontrollen der IT-Umgebung des Unternehmens, die sich auf die Finanzberichterstattung auswirken. Dazu gehören beispielsweise die Kontrolle, wer auf die Finanzdaten des Unternehmens zugreifen kann, die Kontrolle des Zugriffs auf sensible Daten innerhalb des Systems und die Kontrolle, wer Finanztransaktionen aufzeichnen oder andere Änderungen am System vornehmen kann.

Unternehmen können viele Aspekte ihrer Kontrollumgebung automatisieren, um Zeit zu sparen und die allgemeine Einhaltung der Vorschriften zu verbessern. Automatisierte Kontrollen werden automatisch vom ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens oder anderen verwandten Anwendungen durchgeführt.

Zum Beispiel könnte das Unternehmen:

• Richten Sie innerhalb des ERP-Systems Zugriffsebenen ein, um das Änderungsmanagement zu kontrollieren und zu verhindern, dass unbefugte Benutzer Änderungen an Finanzdaten vornehmen
• Lassen Sie das ERP Rechnungen automatisch mit der zugrunde liegenden Bestellung und dem Wareneingang abgleichen
• Nutzen Sie Robotic Process Automation (RPA), um die Gültigkeit von Kundenkreditinformationen zu überwachen, bevor Sie einen Verkauf autorisieren

Der SOX-Testprozess

SOX-Kontrolltests sind ein Prozess, der von internen und externen Auditoren durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen den Sarbanes-Oxley Act einhält. Der Prozess beinhaltet die Überprüfung der internen Kontrollverfahren des Unternehmens und das Testen dieser Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie eingehalten werden und wirksam sind. Wenn Probleme festgestellt werden, muss das Unternehmen Abhilfemaßnahmen ergreifen.

Kontrolltestprozesse können sehr komplex sein, und es ist wichtig, die Anforderungen von SOX gut zu verstehen. Es gibt viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, wie z. B. die Angemessenheit der Rechnungslegungsprozesse und -verfahren des Unternehmens, die Zuverlässigkeit seiner Finanzdaten und die Wirksamkeit seiner internen Kontrollen.

Ziel des Kontrolltestprozesses ist es, sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Finanzinformationen korrekt melden und alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Durch die Durchführung regelmäßiger Tests können Unternehmen dazu beitragen, sich vor potenziellen Finanzskandalen und Strafen zu schützen.

So automatisieren Sie die SOX-Compliance

Jedes System interner Kontrollen muss sich der ständigen Herausforderung menschlicher Fehler und des Betrugspotenzials stellen. Dies macht die SOX-Compliance für Unternehmen zu einer schwierigen Aufgabe, aber es gibt viele Möglichkeiten, den Prozess zu automatisieren, um ihn zu vereinfachen und Risiken zu reduzieren.

Der erste Schritt besteht darin, sich Ihre bestehende Technologie anzusehen und zu überlegen, wie ihre aktuellen Merkmale und Funktionen zu Ihrem internen Kontrollprozess beitragen können.

Beispielsweise ermöglichen die meisten Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme Unternehmen, Benutzerzugriffskontrollen für verschiedene Benutzer einzurichten. Sie können beispielsweise die Zugriffskontrollen Ihres bestehenden Systems verwenden, um sicherzustellen, dass der Benutzer, der für die Erstellung eines Lieferantenkontos im System verantwortlich ist, diesen Anbieter nicht auch bezahlen kann. Durch diese Aufgabentrennung wird das Risiko betrügerischer Lieferantenkonten ausgeschlossen.

Natürlich gibt es einige Aspekte der Steuerungsumgebung, die Ihre vorhandenen Systeme möglicherweise nicht berücksichtigen. In diesem Fall lohnt es sich, nach anderen Softwarelösungen zu suchen, die in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden können.

Abstimmungen sind beispielsweise ein unverzichtbares Instrument der internen Kontrolle, da sie dazu beitragen, Betrug zu verhindern und aufzudecken. Die meisten Buchhaltungsprogramme unterstützen Bankabstimmungen, wodurch Buchhaltungs- und Bankfehler identifiziert werden können, indem die Barguthaben in den Buchhaltungsunterlagen mit dem Kontoauszug verglichen werden. Es reicht jedoch oft nicht aus, sich allein auf dieses System zu verlassen. Viele Systeme unterstützen keine Abstimmungen für andere Arten von Bilanzkonten, erfordern Abstimmungen nach abgeschlossenen Abstimmungen oder kennzeichnen Abstimmungen, die aufgrund von Änderungen am Testsaldo nicht mehr rückgängig gemacht werden.

SOX hinzufügen Compliance-Software Die Ergänzung zu Ihrem bestehenden Technologie-Stack für Buchhaltung und Finanzen kann eine zusätzliche Ebene der internen Kontrollautomatisierung bieten und dazu beitragen, dass die SOX-Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Wie Automatisierung die SOX-Compliance-Kosten senken kann

Die Integration von Automatisierung in Ihr SOX-Programm mag wie ein kostspieliges Unterfangen erscheinen — insbesondere, wenn es um die Implementierung neuer Software geht. Die Automatisierung kann jedoch die Compliance-Kosten tatsächlich an mehreren Fronten senken.

Reduzierte Personalkosten

Beispielsweise können Personalkosten ein wesentlicher Bestandteil der SOX-Konformität sein. Es ist schwierig (und teuer), qualifizierte Compliance-Experten zu gewinnen und zu halten, die die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze, die bewährten Verfahren der Finanzberichterstattung und die Bedeutung angemessener Kontrollen verstehen.

Ohne Automatisierung können SOX-Compliance-Teams wertvolle Zeit mit der Ausführung manueller Routineaufgaben verbringen. Zu diesen manuellen Aufgaben gehören beispielsweise der Abgleich von Daten aus mehreren Quellen, die Sicherstellung, dass Journaleinträge autorisiert und ordnungsgemäß dokumentiert sind, die Sicherstellung, dass Lieferantenschecks in numerischer Reihenfolge verbucht werden, die Bestätigung, dass allen Auszahlungen unterstützende Rechnungen und Belege beigefügt sind, oder die Behandlung von Problemen mit der Versionskontrolle.

Anstatt dass Ihr Buchhaltungsteam jeden Monat eine Woche mit diesen und anderen zeitaufwändigen Aktivitäten verbringen muss, kann die Automatisierung dieselbe Arbeit in einem Bruchteil der Zeit erledigen. Auf diese Weise können Unternehmen Personalkosten sparen oder diese talentierten Mitarbeiter in höherwertigen Bereichen einsetzen.

Wenn Buchhaltungsteams beispielsweise keine Stunden damit verbringen müssen, Daten manuell einzugeben und Tabellen zu verwalten, können sie Daten nutzen, um wichtige Stakeholder bei der Überwachung relevanter Kennzahlen und der Durchführung von Finanzanalysen zu unterstützen. Sie können ihre erhöhte Kapazität auch nutzen, um nach Möglichkeiten zu suchen, Prozesse weiter zu rationalisieren, die dem Unternehmen helfen, effizienter zu werden oder die betriebliche Effektivität zu verbessern.

Niedrigere Gebühren für externe Prüfungen

Eine weitere wichtige Bestimmung der SOX-Konformität besteht darin, dass Unternehmen eine externe Prüfung durchführen lassen, um SOX-Tests für wichtige Kontrollen durchzuführen und über die Zuverlässigkeit ihrer Jahresabschlüsse zu berichten. Dies kann ein kostspieliger Prozess sein, insbesondere für kleinere Unternehmen.

Automatisierung kann dazu beitragen, die Compliance-Kosten zu senken, die mit der Beauftragung unabhängiger Auditoren verbunden sind, da Auditoren sich auf Zwischen- und Jahresabschlusstests verlassen können, die von den internen Auditteams des Unternehmens durchgeführt werden, sodass sie während des Jahresabschlussprüfungen weniger Zeit für ihre eigenen Testverfahren aufwenden müssen.

Die Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften kann äußerst hilfreich sein, um die Compliance-Kosten zu senken und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen aufrechtzuerhalten oder zu verbessern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihrem Unternehmen helfen können, die Einhaltung der SOX-Anforderungen zu erreichen und aufrechtzuerhalten, laden Sie unseren kostenlosen Checkliste für die SOX-Konformitätsanforderungen.