Demandez à tous ceux qui ont travaillé dans le domaine de la comptabilité d'entreprise quel est le pire aspect de leur travail et ils répondront invariablement que c'est la fin du mois. Nous vous entendons. Nous y sommes déjà allés, et la bonne nouvelle, c'est que la clôture peut être améliorée.

Comment procédez-vous à une clôture de fin de mois ?

Nos manuels de comptabilité (vous vous en souvenez ?) a rendu la clôture si facile : fermer les revenus et les dépenses de la période au résumé des revenus, et fermer le résumé des revenus aux bénéfices non répartis. C'est fait.

Mais dans le monde des ERP cloud, il existe un lot cela doit être fait avant que ces quelques inscriptions finales puissent se produire. Les comptes de bilan doivent être rapprochés. Rapprochements bancaires doivent être à égalité avec le solde à la date de clôture. Les régularisations doivent être comptabilisées. La comptabilisation des recettes pour la période doit être calculée au carré. Les actifs immobilisés doivent être mis à jour. Les écritures de journal relatives à la dépréciation et à l'amortissement doivent être calculées et enregistrées. Les transactions intersociétés doivent être éliminées. Les revenus différés doivent être reclassés. En fonction de votre organisation, vous pouvez avoir des ajustements, des allocations et des régularisations supplémentaires à effectuer.

La plupart des équipes comptables utilisent une sorte de liste de contrôle de clôture de fin de mois et ayez une sorte de processus de clôture de fin de mois. À une extrémité du spectre se trouvent les contrôleurs et les directeurs financiers qui gardent tout cela en tête et utilisent de nombreux processus manuels. Cela peut fonctionner pendant un certain temps, mais à mesure que l'équipe comptable grandit, ce processus peut devenir un chaos total. Les connaissances tribales abondent et les tâches peuvent facilement être négligées.

À l'autre extrémité du spectre se trouvent les équipes comptables qui suivent un processus bien pensé et optimisé avec des listes de contrôle interactives, des outils de flux de travail et qui tirent parti de toute l'automatisation possible. Ces équipes utilisent tout ce que NetSuite a intégré, ainsi que quelques outils supplémentaires tels que FloQast.

Quelle que soit la position de votre équipe dans ce spectre, une liste de contrôle complète comprenant tous les processus et les tâches est indispensable afin de rationaliser le processus de clôture. Idéalement, votre liste de contrôle devrait faciliter l'échange de tâches entre les membres de l'équipe afin de garantir l'efficacité du processus.

Combien de temps dure une clôture de fin de mois ?

La bonne nouvelle, c'est que grâce à la technologie, la clôture n'a cessé de s'accélérer, selon Recherche Ventana. En 2014, 58 % des entreprises interrogées ont mis sept jours ou plus à fermer leurs portes, et 28 % ont eu besoin de onze jours ou plus. Seulement 29 % fermaient leurs portes dans les quatre jours. Mais dans leur enquête de 2019, 49 % seulement avaient besoin de sept jours ou plus, et près de la moitié (46 %) fermaient leurs portes dans quatre jours.

Ces chiffres sont un peu plus rapides que APQC constaté en 2018, où la clôture médiane de 2 300 organisations était de 6,4 jours. Les 25 % les plus riches interrogés clôturaient leur enquête en 4,8 jours ou moins, tandis que les 25 % les plus pauvres avaient besoin de 10 jours ou plus.

Fermer plus vite signifie parfois compromis entre rapidité et précision. L'utilisation d'estimations plutôt que de calculs exacts peut permettre de gagner des heures, voire des jours. Dans de nombreux cas, ces estimations ne sont pas sensiblement différentes des données réelles. Cependant, au moment de clôturer l'exercice financier, les chiffres réels devront être déterminés. Cela signifie que la clôture de fin d'année prendra probablement au moins un jour ou deux de plus.

Qu'est-ce que le processus de clôture financière de NetSuite ?

Comme de nombreux progiciels ERP, l'ERP NetSuite dispose d'un processus de clôture formel. La liste de contrôle de clôture de période intégrée de NetSuite inclut toutes les étapes qui doivent être effectuées avant qu'une période puisse être clôturée, mais comme pour la plupart des choses en comptabilité, il ne suffit pas de cocher les cases d'une liste de tâches.

Pour lancer le processus, allez d'abord dans Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et sélectionnez la période que vous souhaitez clôturer. Cela fait apparaître la liste de contrôle de clôture de la période. NetSuite nécessite que ces étapes soient cochées dans un ordre spécifique. En fonction de votre organisation et de ses processus métier, vous constaterez peut-être qu'il est préférable de les exécuter dans un ordre légèrement différent. Un modèle de clôture de fin de mois, comme celui trouvé ici -- peut vous aider à développer le meilleur processus pour votre organisation.

Passons en revue ces éléments un par un.

1. Verrouiller A/R. Les trois premiers éléments de cette liste, à savoir Lock A/R, Lock A/P et Lock All, doivent être complétés avant toute autre étape. Avant de pouvoir verrouiller les comptes clients, les chiffres des ventes et des revenus doivent être finalisés. Cela signifie que toutes les factures doivent être émises et que tous les calculs pour la comptabilisation des recettes doivent être complets.
2. Verrouiller A/P. Une fois que toutes les factures des fournisseurs ont été soumises aux comptes fournisseurs pour paiement, A/P peut être verrouillé. Si des factures importantes sont reçues après la date limite de traitement, la plupart des entreprises comptabiliseront ces dettes avec un entrée de journal à inverser au cours de la prochaine période.
3. Verrouillez tout. Cette étape verrouille le grand livre général. Avant cela, l'équipe comptable doit enregistrer toutes les écritures de journal récurrentes et standard. Une fois le GL verrouillé, aucune autre entrée ne peut être enregistrée.
4. Résoudre les incohérences entre dates et périodes. NetSuite permet de clôturer des périodes en cas d'écart entre la date et la période, mais cela peut entraîner des problèmes de reporting en fin de compte. Assurez-vous que toutes les incohérences sont appropriées et intentionnelles.
5. Vérifiez Negative Inventory. Cela indique généralement un problème de processus qui doit être résolu. Dans le cas contraire, le coût des marchandises vendues sera calculé à zéro. La mise en place d'une recherche enregistrée pour rechercher les articles d'inventaire négatifs bien avant la fin de la période peut permettre de gagner du temps à la clôture.
6. Passez en revue la comptabilité des coûts d'inventaire. Cela garantit que tous les coûts d'inventaire ont été pris en charge. Il s'agit d'un autre domaine dans lequel une recherche enregistrée peut vous faire gagner du temps à la fin du mois.
7. Passez en revue l'activité d'inventaire. Des fluctuations anormales des stocks peuvent indiquer un problème de processus. Les recherches enregistrées peuvent vous aider à identifier les problèmes et à les résoudre avant qu'ils n'éclatent.
8. Créez des ajustements intersociétés. À cette étape, les dépenses sont réparties entre les sociétés consolidées. L'équipe financière doit évaluer si NetSuite doit automatiquement configurer des journaux d'ajustement intersociétés.
9. Réévaluez les soldes de devises ouverts. Les PCGR exigent que les soldes en devises soient réévalués au taux de fin de période.
10. Calculez les taux de change consolidés. Si vous êtes dans un environnement NetSuite OneWorld avec des filiales utilisant différentes devises de base, NetSuite tient à jour une liste de taux de change consolidés.
11. Éliminez les transactions intersociétés. Sur une base consolidée, seules les transactions avec le monde extérieur doivent apparaître, de sorte que les transactions entre les sociétés mères et les filiales doivent être éliminées.
12. Période de fermeture. Enfin, lorsque toutes les étapes ci-dessus sont terminées, les livres peuvent être fermés. Une fois cela fait, personne ne peut apporter de modifications au grand livre.

Comment débloquer une période dans Netsuite ?

Même avec la meilleure équipe financière en place, il arrive parfois que quelque chose soit oublié ou que votre comptable recommande des saisies d'ajustement. Lorsqu'une période est clôturée dans NetSuite, personne ne peut modifier les transactions sans débloquer cette période. Seule une personne disposant des autorisations de dérogation aux restrictions de période peut déverrouiller une période.

Pour déverrouiller une période, accédez à Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et affichez la liste de contrôle correspondant à la période que vous souhaitez rouvrir. Après avoir cliqué sur la flèche verte sur la ligne de fermeture, cliquez sur le bouton Période de réouverture. Cela fait apparaître une boîte qui demande une justification pour la réouverture d'une période de fermeture.

Comme la comptabilité s'effectue de manière séquentielle, lorsque vous rouvrez une période, NetSuite vous demandera de rouvrir toutes les périodes fermées suivantes après cette période, même si tout sera toujours bloqué. Pour apporter des modifications, vous devez d'abord déverrouiller les éléments de la liste de contrôle que vous devez modifier. En fonction de ce que vous débloquez, d'autres éléments de cette liste de contrôle seront également déverrouillés, ainsi que les périodes suivantes.

Une fois que vous aurez effectué vos modifications, vous devrez répéter le processus pour fermer les comptes pendant cette période. Comme il est fastidieux de refermer les comptes pour les périodes suivantes, NetSuite dispose d'un processus de fermeture rapide qui vous permet de fermer plusieurs périodes à la fois. Pour utiliser cette fonctionnalité, rendez-vous sur la page Gestion des périodes comptables et cliquez sur Fermer plusieurs périodes. Une fois que vous avez choisi une période, NetSuite clôturera toutes les périodes antérieures à cette période.

Comment modifier la période de publication dans NetSuite ?

La résolution des incohérences période/date est l'un des derniers éléments de la liste de contrôle qui doit être résolue. NetSuite dispose d'une fonctionnalité permettant d'interdire, d'avertir ou d'autoriser les utilisateurs à publier des transactions dont la date est en dehors de la période de publication en cours. Des incohérences peuvent être appropriées dans certaines circonstances, mais sachez que cela peut entraîner des problèmes de signalement. Les rapports financiers publiés par date seront différents de ceux publiés par période.

La localisation et la résolution de ces incohérences peuvent être un processus fastidieux et chronophage. Il est donc recommandé de créer une recherche enregistrée pour rechercher ces incohérences régulièrement afin qu'elles puissent être résolues en temps réel. La correction de ces incohérences peut nécessiter l'ouverture d'une période de fermeture, en suivant les étapes décrites ci-dessus. Certaines incohérences peuvent être résolues par d'autres moyens, tels que l'émission d'une note de crédit pour une facture d'une période close qui a été corrigée au cours de la période en cours.

En tant que meilleure pratique, les transactions impliquant des espèces ou des stocks ne devraient jamais présenter de décalage entre la date et la période.

Le fait d'arriver à la clôture de fin de mois rapidement et avec précision signifie que l'équipe comptable dispose de plus de temps pour effectuer un travail intéressant. L'automatisation transforme la clôture de fin de mois d'un casse-tête manuel chronophage et source d'erreurs en un processus efficace et précis, qui fournit des états financiers précieux aux principales parties prenantes, ce qui permet à l'équipe comptable de vivre au-delà de la clôture.