Fragen Sie jeden, der in der Unternehmensbuchhaltung gearbeitet hat, was der schlimmste Teil des Jobs ist, und er wird unweigerlich sagen, dass das Monatsende vorbei ist. Wir hören dich. Wir waren dort und die gute Nachricht ist, dass der Abschluss verbessert werden kann.

Wie schließt man den Monat ab?

Unsere Buchhaltungs-Lehrbücher (erinnern Sie sich an die?) hat den Abschluss so einfach klingen lassen: Einnahmen und Ausgaben der Periode mit der Einkommensübersicht abschließen und die Einkommensübersicht mit den Gewinnrücklagen schließen. Erledigt.

Aber in der Cloud-ERP-Welt gibt es eine Menge das muss getan werden, bevor diese wenigen abschließenden Einträge passieren können. Bilanzkonten müssen abgeglichen werden. Bankabstimmungen Ich muss am Schlusstag auf den Saldo binden. Rückstellungen müssen gebucht werden. Die Umsatzrealisierung für den Zeitraum muss ausgeglichen werden. Das Anlagevermögen muss aktualisiert werden. Journaleinträge für Abschreibungen müssen berechnet und gebucht werden. Unternehmensinterne Transaktionen müssen abgeschafft werden. Latente Umsätze müssen neu klassifiziert werden. Je nach Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Anpassungen, Zuweisungen und Rückstellungen vornehmen.

Die meisten Buchhaltungsteams verwenden irgendeine Art von Checkliste zum Monatsende und habe eine Art Abschlussprozess zum Monatsende. Am einen Ende des Spektrums befinden sich die Controller und CFOs, die alles im Kopf behalten und viele manuelle Prozesse verwenden. Das kann eine Weile funktionieren, aber wenn das Buchhaltungsteam wächst, kann dieser Prozess zu einem totalen Chaos werden. Stammeswissen ist im Überfluss vorhanden, und Aufgaben können leicht übersehen werden.

Am anderen Ende des Spektrums befinden sich Buchhaltungsteams, die einem gut durchdachten und optimierten Prozess mit interaktiven Checklisten und Workflow-Tools folgen und die größtmögliche Automatisierung nutzen. Diese Teams verwenden alles, was NetSuite eingebaut hat, sowie einige zusätzliche Tools wie FloQast.

Unabhängig davon, wo sich Ihr Team in diesem Spektrum befindet, ist eine umfassende Checkliste, die alle Prozesse und Aufgaben umfasst, ein Muss, um den Abschlussprozess zu optimieren. Idealerweise sollte Ihre Checkliste es einfach machen, Aufgaben zwischen den Teammitgliedern auszutauschen, um den Prozess effizient zu gestalten.

Wie lange dauert ein Monatsabschluss?

Die gute Nachricht ist, dass der Börsenschluss dank der Technologie immer schneller geworden ist Ventana-Forschung. 2014 benötigten 58% der befragten Unternehmen sieben oder mehr Tage, bis sie geschlossen waren, und 28% benötigten elf Tage oder mehr. Nur 29% schlossen innerhalb von vier Tagen. In ihrer Umfrage von 2019 benötigten jedoch nur 49% sieben oder mehr Tage, und fast die Hälfte (46%) schloss in vier Tagen ab.

Diese Zahlen sind etwas schneller als APQC Das ergab sich aus dem Jahr 2018, wo der Durchschnittsschluss von 2.300 Organisationen bei 6,4 Tagen lag. Die besten 25 Prozent dieser Umfrage schlossen in 4,8 Tagen oder weniger, während die untersten 25 Prozent 10 oder mehr Tage benötigten.

Schneller zu schließen bedeutet manchmal Kompromiss zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit. Wenn Sie Schätzungen statt exakter Berechnungen verwenden, können Sie den Handelsschluss um Stunden oder sogar Tage verkürzen. In vielen Fällen unterscheiden sich diese Schätzungen nicht wesentlich von den tatsächlichen Werten. Wenn es jedoch an der Zeit ist, das Geschäftsjahr abzuschließen, müssen die Istwerte ermittelt werden. Das bedeutet, dass der Jahresschluss wahrscheinlich mindestens ein oder zwei zusätzliche Tage dauern wird.

Was ist der NetSuite Financial Close Process?

Wie viele ERP-Pakete hat das NetSuite ERP einen formellen Abschlussprozess. Die integrierte Checkliste zum Periodenabschluss von NetSuite enthält alle Schritte, die abgeschlossen werden müssen, bevor eine Periode abgeschlossen werden kann. Wie bei den meisten Dingen in der Buchhaltung ist sie jedoch nicht so einfach wie das Ankreuzen von Kästchen auf einer To-Do-Liste.

Um den Prozess in Gang zu setzen, gehen Sie zunächst zu Einstellungen > Buchhaltung > Buchungsperioden verwalten und wählen Sie die Periode aus, die Sie schließen möchten. Daraufhin wird die Checkliste zum Periodenabschluss angezeigt. NetSuite verlangt, dass diese Schritte in einer bestimmten Reihenfolge abgehakt werden. Abhängig von Ihrer Organisation und den Geschäftsprozessen Ihrer Organisation stellen Sie möglicherweise fest, dass es besser funktioniert, sie in einer etwas anderen Reihenfolge abzuschließen. Eine Vorlage zum Monatsende — wie die, die ich gefunden habe hier -- kann Ihnen den Einstieg in die Entwicklung des besten Prozesses für Ihr Unternehmen erleichtern.

Lassen Sie uns diese Punkte nacheinander durchgehen.

1. Sperren Sie A/R. Die ersten drei Elemente auf dieser Liste — Lock A/R, Lock A/P und Lock All — müssen abgeschlossen sein, bevor ein anderer Schritt abgeschlossen werden kann. Bevor Sie die Debitorenbuchhaltung sperren können, müssen die Umsatz- und Umsatzzahlen finalisiert werden. Das bedeutet, dass alle Rechnungen ausgestellt und alle Berechnungen für die Umsatzrealisierung abgeschlossen sein müssen.
2. Sperren Sie A/P. Sobald alle Lieferantenrechnungen zur Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung eingereicht wurden, kann A/P gesperrt werden. Wenn Materialrechnungen nach Ablauf der Bearbeitungsfrist eingehen, werden die meisten Unternehmen diese Verbindlichkeiten mit einem Tagebucheintrag wird in der nächsten Periode rückgängig gemacht.
3. Alles sperren. Dieser Schritt sperrt das Hauptbuch. Bevor dies geschehen kann, muss das Buchhaltungsteam alle wiederkehrenden und standardmäßigen Journaleinträge aufzeichnen. Sobald das GL gesperrt ist, können keine weiteren Einträge aufgezeichnet werden.
4. Korrigieren Sie Diskrepanzen zwischen Datum/Zeitraum. NetSuite ermöglicht es, Perioden mit Diskrepanzen zwischen Datum und Zeitraum zu schließen, aber das kann später zu Problemen bei der Berichterstattung führen. Vergewissern Sie sich, dass alle Abweichungen angemessen und beabsichtigt sind.
5. Überprüfen Sie das negative Inventar. Dies weist in der Regel auf ein Prozessproblem hin, das behoben werden muss. Andernfalls werden die Kosten der verkauften Waren als Null berechnet. Wenn Sie eine gespeicherte Suche einrichten, um lange vor Ende des Zeitraums nach Artikeln mit negativem Inventar zu suchen, können Sie beim Abschluss des Zeitraums Zeit sparen.
6. Überprüfen Sie die Inventarkostenrechnung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Inventarkosten übernommen wurden. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Ihnen eine gespeicherte Suche am Monatsende Zeit sparen kann.
7. Überprüfen Sie die Inventaraktivität. Abnormale Bestandsschwankungen können auf ein Prozessproblem hindeuten. Gespeicherte Suchanfragen können Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie explodieren.
8. Erstellen Sie zwischenbetriebliche Anpassungen. In diesem Schritt werden die Ausgaben auf die konsolidierten Unternehmen aufgeteilt. Das Finanzteam sollte prüfen, ob NetSuite automatisch Intercompany Adjustment Journals einrichten sollte.
9. Bewerten Sie offene Fremdwährungssalden neu. Nach GAAP müssen Fremdwährungssalden zum Kurs am Ende des Berichtszeitraums neu bewertet werden.
10. Berechnen Sie die konsolidierten Wechselkurse. Wenn Sie sich in einer NetSuite OneWorld-Umgebung mit Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Basiswährungen befinden, führt NetSuite eine Liste der konsolidierten Wechselkurse.
11. Eliminieren Sie konzerninterne Transaktionen. Auf konsolidierter Basis sollten nur Transaktionen mit der Außenwelt angezeigt werden, sodass Transaktionen zwischen Mutter- und Tochterunternehmen ausgeschlossen werden müssen.
12. Zeitraum schließen. Wenn alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind, können die Bücher schließlich geschlossen werden. Sobald dies erledigt ist, kann niemand mehr Änderungen am Hauptbuch vornehmen.

Wie schaltet man einen Zeitraum in Netsuite frei?

Selbst wenn das beste Finanzteam vor Ort ist, wird gelegentlich etwas übersehen, oder Ihr Buchhalter empfiehlt, einige Einträge anzupassen. Wenn ein Zeitraum in NetSuite geschlossen ist, kann niemand Transaktionen ändern, ohne diesen Zeitraum freizuschalten. Nur jemand mit der Berechtigung „Periodenbeschränkungen außer Kraft setzen“ kann einen Zeitraum entsperren.

Um eine Periode zu entsperren, gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Buchungsperioden verwalten und rufen Sie die Checkliste für den Zeitraum auf, den Sie erneut öffnen möchten. Nachdem Sie auf den grünen Pfeil in der Zeile Schließen geklickt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitraum erneut öffnen. Daraufhin wird ein Feld angezeigt, in dem eine Begründung für die Wiedereröffnung eines geschlossenen Zeitraums angefordert wird.

Da die Abrechnung nacheinander erfolgt, werden Sie bei der Wiedereröffnung einer Periode von NetSuite aufgefordert, alle nachfolgenden geschlossenen Perioden nach diesem Zeitraum erneut zu öffnen, obwohl alles weiterhin gesperrt ist. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zuerst die Elemente auf der Checkliste entsperren, die Sie bearbeiten müssen. Je nachdem, was Sie freischalten, werden auch andere Elemente auf dieser Checkliste freigeschaltet, ebenso wie die nachfolgenden Perioden.

Sobald Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie den Vorgang wiederholen, um die Bücher für diesen Zeitraum zu schließen. Da das erneute Schließen der Bücher für nachfolgende Perioden mühsam ist, verfügt NetSuite über einen Schnellschlussprozess, mit dem Sie mehrere Perioden gleichzeitig schließen können. Um diese Funktion zu verwenden, gehen Sie zur Seite „Buchungsperioden verwalten“ und klicken Sie auf „Mehrere Perioden schließen“. Sobald Sie einen Zeitraum ausgewählt haben, schließt NetSuite alle Perioden vor diesem Zeitraum.

Wie ändere ich den Buchungszeitraum in NetSuite?

Die Behebung von Diskrepanzen zwischen Zeitraum und Datum ist eines der letzten Punkte der Checkliste, das gelöst werden muss. NetSuite verfügt über eine Funktion, mit der Benutzer Transaktionen mit einem Datum außerhalb des aktuellen Buchungszeitraums verbieten, warnen oder veröffentlichen können. Unter bestimmten Umständen können Diskrepanzen angemessen sein. Beachten Sie jedoch, dass dies zu Problemen bei der Berichterstattung führen kann. Finanzberichte, die nach Datum geführt werden, unterscheiden sich von denen, die nach Zeitraum erstellt werden.

Das Auffinden und Beheben dieser Nichtübereinstimmungen kann ein langwieriger und zeitaufwändiger Prozess sein. Daher empfiehlt es sich, eine gespeicherte Suche zu erstellen, in der regelmäßig nach diesen Nichtübereinstimmungen gesucht wird, damit sie in Echtzeit behoben werden können. Um diese Diskrepanzen zu beheben, müssen Sie möglicherweise einen geschlossenen Zeitraum eröffnen, indem Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen. Einige Diskrepanzen können auf andere Weise behoben werden, z. B. durch Ausstellen einer Gutschrift für eine Rechnung aus einer geschlossenen Periode, die in der aktuellen Periode korrigiert wurde.

Es hat sich bewährt, dass bei Transaktionen, bei denen es um Bargeld oder Inventar geht, niemals Datums- und Periodeninkongruenzen auftreten sollten.

Wenn das Monatsende schnell und präzise abgeschlossen wird, hat das Buchhaltungsteam mehr Zeit, um die interessante Arbeit zu erledigen. Durch die Nutzung der Automatisierung wird der Monatsabschluss von einem zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Aufwand zu einem effizienten und genauen Prozess — einem Prozess, der wichtige Stakeholder mit wertvollen Jahresabschlüssen versorgt —, sodass das Buchhaltungsteam ein Leben nach dem Abschluss führen kann.