Simplifier les processus financiers grâce à des rapprochements bancaires automatisés

Dans le monde des affaires, disposer de données financières précises n'est pas seulement une bonne chose, c'est aussi un impératif. Mais s'il vous est déjà arrivé de pondérer manuellement un relevé bancaire, vous savez à quel point cela peut être fastidieux et monotone. Compte tenu des chiffres qui se suivent et de la possibilité d'une erreur humaine, le rapprochement bancaire manuel peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Vous vous demandez peut-être : « N'y a-t-il pas une meilleure solution ? »

C'est sûr : le rapprochement bancaire automatique. L'automatisation de vos rapprochements limite les risques d'erreurs et réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires. Pour les professionnels de la comptabilité, la mise en œuvre d'un solide processus automatisé de rapprochement bancaire peut modifier la façon dont ils abordent les opérations financières au sein de leur entreprise.

L'automatisation semble être une excellente solution, mais par où commencer ?

Étapes clés de la mise en œuvre du rapprochement bancaire automatisé

Étape 1 : Évaluer et évaluer votre système actuel

Effectuez un audit complet de vos processus de rapprochement actuels et identifiez les points problématiques. Quels sont les points faibles pour vous et votre équipe ? La saisie manuelle des données prend peut-être trop de temps. Peut-être que votre équipe constate souvent des divergences, mais il n'existe aucun moyen efficace de suivre les résultats. En exposant ces problèmes et en reconnaissant les lacunes actuelles, vous pouvez trouver une solution sur mesure. Si votre logiciel actuel ne fonctionne pas correctement, il est peut-être temps de rechercher de meilleures options.

Étape 2 : Choisissez le bon logiciel

Pas tous logiciel de rapprochement comptable est créé égal. Il est essentiel de trouver la solution idéale pour votre entreprise. Recherchez un logiciel qui s'intègre parfaitement à vos systèmes existants, prennent en charge plusieurs formats de fichiers et fournissent des fonctionnalités de sécurité robustes (comme FloQast).

Une fois que vous avez choisi le bon logiciel, vous êtes prêt à migrer vos données et à configurer vos intégrations. Cela inclut le nettoyage de vos données existantes afin de garantir que seules les informations pertinentes et précises sont transférées vers les nouveaux systèmes. L'établissement d'une stratégie de migration claire sera utile. Définissez la portée, estimez le calendrier et attribuez les rôles et les responsabilités selon les besoins.

Étape 3 : Adaptez votre nouveau système à votre entreprise

Personnaliser le nouveau système pour qu'il reflète vos processus existants (et les connecter aux applications que vous utilisez déjà) facilitera votre transition. Qu'il s'agisse d'élaborer des règles spécifiques pour vos transactions ou de créer des modèles pour les tâches de rapprochement courantes, vous serez en mesure de rationaliser vos flux de travail en effectuant un peu plus de travail au début. De plus, l'objectif est de s'assurer que le logiciel fonctionne avec vous, plutôt que de vous obliger, vous et votre équipe, à modifier votre façon de travailler.

L'automatisation devrait simplifier vos flux de travail, et non les compliquer. Assurez-vous que votre équipe dispose d'une formation complète pour utiliser le logiciel automatisé au mieux de ses capacités. Qu'il s'agisse de participer au développement de nouveaux flux de travail ou de se sentir habilitée à résoudre de petits problèmes de manière autonome, plus votre équipe est formée, meilleurs seront les résultats.

Étape 4 : Surveillez et évoluez

Une fois que vous avez mis en œuvre le logiciel de rapprochement bancaire automatisé, vérifiez régulièrement l'exactitude et l'efficacité des rapprochements. Si vous rencontrez des problèmes, contacter votre équipe d'assistance peut faire toute la différence. De plus, le suivi de l'avancement de vos nouvelles procédures peut vous aider à obtenir des informations afin d'optimiser davantage vos rapprochements.

Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec votre logiciel, prenez l'habitude de former et d'informer régulièrement votre équipe. La technologie évolue rapidement, mais vous pouvez le faire tout aussi rapidement si vous mettez en place les bonnes stratégies. Une approche proactive permettra à votre entreprise de continuer à bénéficier de tout ce que propose votre logiciel.

Meilleures pratiques pour automatiser le rapprochement bancaire

Le maintien des meilleures pratiques assurera le bon fonctionnement de votre entreprise et le bon fonctionnement de votre équipe. Nous vous recommandons ce qui suit :

1. Établissez une politique basée sur les risques : Priorisez les comptes en fonction des risques. Vous pouvez vous concentrer sur ces comptes à haut risque qui sont plus susceptibles de contenir des erreurs.
2. Standardisez votre processus de rapprochement : La mise en œuvre d'un processus cohérent peut contribuer à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité, même lorsque la plupart des tâches fastidieuses sont automatisées. Cela inclut l'utilisation de modèles (comme celui-ci Modèle Excel de rapprochement bancaire) pour obtenir une vue globale de vos données et de vos comptes.
3. Tirez parti de l'automatisation financière : Implémenter un logiciel d'automatisation est une chose, l'utiliser efficacement en est une autre. Montrez à votre équipe comment utiliser votre logiciel pour rationaliser l'intégration des données, la mise en correspondance des transactions et l'identification des écarts. Cela permettra à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
4. Surveillez les indicateurs clés de performance (KPI) : Suivez les indicateurs de performance clés tels que les délais de rapprochement et les taux d'erreur pour évaluer et améliorer les processus de votre équipe.

Ces pratiques peuvent aider les équipes financières à améliorer les processus de rapprochement, à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité de la gestion financière de l'entreprise.

Exemples concrets de rapprochement bancaire automatisé réussi

Prendre Instacart, par exemple. Instacart est la principale entreprise technologique d'alimentation en Amérique du Nord, qui travaille en partenariat avec des épiciers et des détaillants pour transformer la façon dont les gens font leurs achats. Ils facilitent les services d'achat, de livraison et de retrait en ligne dans plus de 75 000 magasins à travers le continent. Après avoir déménagé vers un rapprochement automatique avec FloQast, ils ont connu un énorme succès. Leur processus de proximité s'est renforcé et de plus en plus d'employés peuvent désormais travailler à distance dans différents fuseaux horaires à travers le continent.

Ou regardez Obtenez votre guide, la principale plateforme mondiale pour découvrir et réserver des expériences de voyage. Avant, ils avaient du mal à terminer leur mois de fin de mois avec des feuilles de calcul, des listes de contrôle et des rapprochements manuels disjoints...jusqu'à ce qu'ils passent à FloQast. Désormais, ils peuvent réconcilier 600 comptes et les clôturer en seulement sept jours. Auparavant, ces tâches prenaient environ 20 jours pour être réalisées.

Une solution de rapprochement bancaire automatisée peut vous aider, à vous et à votre équipe, à gagner du temps, à prendre de meilleures décisions commerciales et à envisager l'avenir de l'entreprise en vous appuyant sur des données fiables.

Avantages de l'automatisation du rapprochement bancaire

L'automatisation de votre rapprochement bancaire présente trois avantages principaux :

1. Réduction des erreurs humaines : Les rapprochements bancaires sont fastidieux et répétitifs. Il y a souvent de nombreuses transactions à trier et à comparer. L'automatisation permet de trouver les bonnes transactions et de signaler celles qui nécessitent une analyse plus approfondie ou plus contextuelle pour être résolues.
2. Gain de temps : L'automatisation réduit considérablement le temps consacré au rapprochement bancaire et libère de précieuses ressources pour des tâches plus stratégiques. Cela améliore non seulement la productivité, mais permet également aux équipes de se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment, et qui peuvent stimuler la croissance de l'entreprise.
3. Visibilité financière accrue : Grâce à des données et à des rapports en temps réel, les organisations obtiennent une vision complète de leur santé financière. Cette transparence permet d'améliorer la planification et les prévisions financières, ce qui permet aux entreprises de prendre rapidement des décisions éclairées.

En fin de compte, l'automatisation de vos rapprochements bancaires soulage les maux de tête de vos employés et permet à votre entreprise de se tourner vers l'avenir.

Pourquoi choisir FloQast pour automatiser le rapprochement bancaire

FloQast est le leader Plateforme de transformation de la comptabilité pour automatiser les rapprochements bancaires. FloQast s'intègre parfaitement aux systèmes et applications existants, ce qui permet à votre équipe d'innover plus facilement sans perturber votre façon de travailler. Personnalisez vos flux de travail et adaptez le processus de rapprochement à vos besoins uniques. De plus, grâce à une assistance et à une formation complètes, votre équipe peut atteindre son plein potentiel en quelques semaines, au lieu de plusieurs mois.

En conclusion, l'automatisation du rapprochement bancaire est fondamentalement une mesure stratégique visant à améliorer l'efficacité, la précision et la croissance de l'entreprise. En rationalisant les processus, en réduisant les erreurs et en améliorant la visibilité financière, l'automatisation change la donne en matière de gestion financière. Exploration des solutions telles que FloQast peut aider votre organisation à atteindre l'excellence opérationnelle et à acquérir un avantage concurrentiel dans votre secteur.