Vereinfachung der Finanzprozesse mit automatisierten Bankabstimmungen

Im Geschäftsleben sind genaue Finanzdaten nicht nur nett, sondern unverzichtbar. Aber wenn Sie jemals einen Kontoauszug manuell ausgeglichen haben, wissen Sie, wie mühsam und eintönig das sein kann. Angesichts der zahlenmäßigen Reihen und der Gefahr menschlicher Fehler kann die manuelle Bankabstimmung schnell zu massiven Kopfschmerzen führen. Sie fragen sich vielleicht: „Gibt es keinen besseren Weg?“

Das gibt es auf jeden Fall: Automatisierter Bankabgleich. Durch die Automatisierung Ihrer Abstimmungen wird sowohl die Wahrscheinlichkeit von Fehlern begrenzt als auch der Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Für Buchhaltungsexperten kann die Implementierung eines soliden automatisierten Bankabgleichsprozesses die Art und Weise verändern, wie sie Finanzgeschäfte innerhalb ihres Unternehmens angehen.

Automatisierung klingt nach einer großartigen Lösung, aber wie fängt man an?

Wichtige Schritte zur Implementierung des automatisierten Bankabgleichs

Schritt 1: Beurteilen und evaluieren Sie Ihr aktuelles System

Führen Sie eine vollständige Prüfung Ihrer aktuellen Abstimmungsprozesse durch und finden Sie die Problemstellen. Was sind die Schmerzpunkte für Sie und Ihr Team? Vielleicht nimmt die manuelle Dateneingabe zu viel Zeit in Anspruch. Vielleicht stellt Ihr Team häufig Unstimmigkeiten fest, aber es gibt keine effiziente Möglichkeit, die Ergebnisse zu verfolgen. Indem Sie diese Probleme darlegen und aktuelle Mängel erkennen, können Sie eine maßgeschneiderte Lösung finden. Wenn Ihre aktuelle Software die Arbeit nicht erledigt, ist es möglicherweise an der Zeit, nach besseren Optionen zu suchen.

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Software

Nicht alle Software für den Abgleich der Buchhaltung ist gleichwertig geschaffen. Es ist entscheidend, den perfekten Partner für Ihr Unternehmen zu finden. Suchen Sie nach Software, die lassen sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren, unterstützen mehrere Dateiformate und bieten robuste Sicherheitsfunktionen (wie FloQast).

Sobald Sie die richtige Software ausgewählt haben, können Sie Ihre Daten migrieren und Ihre Integrationen einrichten. Dazu gehört auch das Aufräumen Ihrer vorhandenen Daten, um sicherzustellen, dass nur relevante, genaue Informationen in die neuen Systeme übertragen werden. Die Festlegung einer klaren Migrationsstrategie wird helfen. Definieren Sie den Umfang, schätzen Sie den Zeitplan ein und weisen Sie nach Bedarf Rollen und Verantwortlichkeiten zu.

Schritt 3: Sorgen Sie dafür, dass Ihr neues System für Ihr Unternehmen funktioniert

Wenn Sie das neue System so anpassen, dass es Ihre bestehenden Prozesse widerspiegelt (und sie mit den Apps verbinden, die Sie bereits verwenden), wird Ihr Übergang viel reibungsloser. Von der Entwicklung spezifischer Regeln für Ihre Transaktionen bis hin zur Erstellung von Vorlagen für allgemeine Abstimmungsaufgaben können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren, indem Sie zu Beginn etwas mehr Arbeit investieren. Außerdem besteht das Ziel darin, sicherzustellen, dass die Software funktioniert. mit Sie, anstatt Sie und Ihr Team zu zwingen, Ihre Arbeitsweise zu ändern.

Die Automatisierung sollte Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen, nicht komplizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team umfassend geschult ist, um die automatisierte Software bestmöglich zu nutzen. Von der Unterstützung bei der Entwicklung neuer Workflows bis hin zum Gefühl, kleine Probleme selbstständig lösen zu können — je besser Ihr Team geschult ist, desto besser wird das Ergebnis sein.

Schritt 4: Überwachen und weiterentwickeln

Sobald Sie die automatische Bankabstimmungssoftware implementiert haben, überprüfen Sie regelmäßig die Richtigkeit und Effizienz der Abstimmungen. Wenn Sie Probleme feststellen, kann es einen großen Unterschied machen, sich an Ihr Support-Team zu wenden. Darüber hinaus kann Ihnen die Überwachung des Fortschritts Ihrer neuen Verfahren helfen, Erkenntnisse zu gewinnen, mit denen Sie Ihre Abstimmungen weiter optimieren können.

Wenn Sie sich mit Ihrer Software vertraut machen, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, Ihr Team regelmäßig zu schulen und zu informieren. Die Technologie entwickelt sich schnell — aber mit den richtigen Strategien können Sie genauso schnell vorankommen. Ein proaktiver Ansatz stellt sicher, dass Ihr Unternehmen weiterhin von allem profitiert, was Ihre Software bietet.

Bewährte Methoden für die Automatisierung des Bankabgleichs

Die Einhaltung von Best Practices sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Ihr Team ordnungsgemäß funktioniert. Wir empfehlen Folgendes:

1. Richten Sie eine risikobasierte Politik ein: Priorisieren Sie Konten je nach Risiko. Sie können sich auf diese Konten mit hohem Risiko konzentrieren, bei denen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern höher ist.
2. Standardisieren Sie Ihren Abstimmungsprozess: Die Implementierung eines konsistenten Prozesses kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern, selbst wenn der Großteil der mühsamen Arbeit automatisiert ist. Dazu gehört auch die Verwendung von Vorlagen (wie diese Excel-Vorlage für den Bankabgleich), um einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Daten und Konten zu erhalten.
3. Nutzen Sie die Finanzautomatisierung: Die Implementierung von Automatisierungssoftware ist eine Sache, aber ihre effektive Nutzung eine andere. Zeigen Sie Ihrem Team, wie Sie Ihre Software verwenden können, um die Datenintegration, den Transaktionsabgleich und die Identifizierung von Diskrepanzen zu optimieren. Dadurch hat Ihr Team mehr Zeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
4. Überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs): Verfolgen Sie KPIs wie Abstimmungszeiten und Fehlerraten, um die Prozesse Ihres Teams zu bewerten und zu verbessern.

Diese Praktiken können Finanzteams dabei helfen, Abstimmungsprozesse zu verbessern, Fehler zu reduzieren und die Effizienz des Finanzmanagements des Unternehmens zu verbessern.

Beispiele aus der Praxis für eine erfolgreiche automatisierte Bankabstimmung

Nehmen Instacart, zum Beispiel. Instacart ist das führende Lebensmitteltechnologieunternehmen in Nordamerika und arbeitet mit Lebensmittelhändlern und Einzelhändlern zusammen, um die Art und Weise, wie Menschen einkaufen, zu verändern. Sie ermöglichen Online-Einkäufe, Liefer- und Abholservices in mehr als 75.000 Geschäften auf dem ganzen Kontinent. Nach dem Umzug zu einem automatisierten Abgleich mit FloQast, sie haben große Erfolge erzielt. Ihr enger Prozess wurde verschärft, und mehr Mitarbeiter können jetzt in verschiedenen Zeitzonen auf dem Kontinent remote arbeiten.

Oder sieh dir an Holen Sie sich Ihren Guide, die weltweit führende Plattform zum Entdecken und Buchen von Reiseerlebnissen. Früher kämpften sie bis zum Monatsende mit unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen, Checklisten und manuellen Abstimmungen —bis sie zu FloQast wechselten. Jetzt können sie 600 Konten abgleichen und in nur sieben Tagen schließen. Bisher dauerte es fast 20 Tage, bis diese Aufgaben abgeschlossen waren.

Eine automatisierte Lösung für den Bankabgleich kann Ihnen und Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und mit zuverlässigen Daten an Ihrer Seite in die Zukunft des Unternehmens zu blicken.

Vorteile der Automatisierung der Bankabstimmung

Die Automatisierung Ihrer Bankabstimmung beruht auf drei Hauptvorteilen:

1. Reduzierung menschlicher Fehler: Bankabstimmungen sind mühsam und wiederholen sich. Oft gibt es viele Transaktionen, die sortiert und abgeglichen werden müssen. Die Automatisierung kann die richtigen Transaktionen finden und alle kennzeichnen, für deren Lösung ein tieferer Einblick oder mehr Kontext erforderlich ist.
2. Zeitersparnis: Die Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für die Bankabstimmung drastisch und setzt wertvolle Ressourcen für strategischere Aufgaben frei. Dies erhöht nicht nur die Produktivität, sondern ermöglicht es den Teams auch, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren — und die das Unternehmenswachstum vorantreiben können.
3. Verbesserte finanzielle Transparenz: Mit Echtzeitdaten und Berichten erhalten Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihre finanzielle Situation. Diese Transparenz führt zu einer besseren Finanzplanung und Prognose, sodass Unternehmen schnell fundierte Entscheidungen treffen können.

Letzten Endes erleichtert die Automatisierung Ihrer Bankabstimmungen Ihren Mitarbeitern die Kopfschmerzen und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich in die Zukunft zu bewegen.

Warum sollten Sie FloQast wählen, um den Bankabgleich zu automatisieren

FloQast ist der führende Plattform für die Transformation des Rechnungswesens zur Automatisierung von Bankabstimmungen. FloQast lässt sich nahtlos in bestehende Systeme und Anwendungen integrieren und erleichtert Ihrem Team so die Innovation, ohne Ihre Arbeitsweise zu stören. Passen Sie Ihre Arbeitsabläufe an und passen Sie den Abstimmungsprozess an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Darüber hinaus kann Ihr Team mit umfassender Unterstützung und Schulung sein volles Potenzial innerhalb von Wochen statt Monaten ausschöpfen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung der Bankabstimmung im Kern ein strategischer Schritt zur Verbesserung der Effizienz, Genauigkeit und des Geschäftswachstums ist. Durch die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung von Fehlern und die Verbesserung der finanziellen Transparenz verändert die Automatisierung das Finanzmanagement. Erkunden Lösungen wie FloQast kann Ihrem Unternehmen helfen, betriebliche Exzellenz voranzutreiben und sich einen Wettbewerbsvorteil in Ihrer Branche zu verschaffen.