Vous vous demandez comment suivre correctement un petite monnaie financer votre entreprise ? Avec le bon système en place, vous pouvez conserver les espèces en sécurité et simplifier la comptabilité. Voyons ce qu'est la petite caisse, comment remplir un formulaire de petite caisse et comment débourser et réapprovisionner la petite caisse afin qu'elle soit toujours prête à être utilisée.

Qu'est-ce que Petty Cash ?

La petite caisse est une somme d'argent, généralement de faible montant, conservée par les entreprises pour les petites transactions en espèces et les décaissements en espèces inférieurs à un certain montant. L'argent est conservé dans une petite caisse verrouillée accessible au chef de service ou à une autre personne de confiance qui est responsable du compte de petite caisse et de l'enregistrement des transactions.

Garder une petite caisse à portée de main peut simplifier considérablement le traitement de petites transactions sans utiliser la carte d'achat de l'entreprise ou permettre à un trop grand nombre d'employés d'accéder aux fonds. Lorsqu'un employé a besoin d'argent pour un achat approuvé, il remplit une petite caisse en indiquant la date, le montant, l'utilisation de l'argent ainsi que le nom ou les initiales de la personne qui débourse et de la personne qui utilise l'argent.

Le montant conservé en petite caisse doit être aussi faible que possible, mais suffisant pour couvrir les petits paiements en espèces nécessaires pour le mois. Vous voulez qu'il dure jusqu'au réapprovisionnement mensuel, lorsque le solde de trésorerie sera ramené au niveau prédéterminé.

Si vous constatez que votre solde ne dure pas assez longtemps, vous pouvez réévaluer la taille de votre petite caisse pour le nouvel exercice financier ou le cas échéant. Si vous devez le réapprovisionner chaque semaine, ce n'est pas aussi pratique.

À quoi sert la petite monnaie ?

Le plus souvent, la petite caisse est utilisée pour payer de très petits achats qui doivent être effectués de façon sporadique et souvent inattendue. Il ne s'agit pas de vos comptes fournisseurs habituels qui suivent un rythme prévisible. Si vous devez donner un pourboire au chauffeur-livreur pour un déjeuner de travail apporté au bureau, envoyer quelqu'un prendre un café ou faire une avance de fonds pour courir au magasin le plus proche afin de remplacer les marqueurs effaçables à sec qui viennent de sécher, la petite caisse peut vous sauver la situation.

Vous pouvez soit prélever de l'argent sur le fonds pour effectuer ces achats, soit demander à un employé de les couvrir de sa poche et de procéder au remboursement du bénéficiaire en lui demandant de remplir un formulaire de remboursement en espèces avec les reçus originaux.

En plus de déterminer le montant d'argent nécessaire dans le fonds, vous devrez également décider à l'avance de la manière dont il peut être utilisé, qui a accès, et comment un employé s'y prend pour se faire rembourser.

Quelle est la procédure à suivre pour la petite caisse ?

La procédure quotidienne en matière de petite caisse est assez simple. Regardons un exemple rapide pour voir comment cela se passe :

L'entraîneur Frank Vogel a demandé à l'entraîneur adjoint Lionel Hollins d'aller chercher un café et des beignets sur le chemin d'une réunion d'équipe, car il passerait devant Stan's. Lionel n'a pas de carte bancaire sur le compte bancaire de l'entreprise et ne connaît pas le numéro de compte ni les informations d'itinéraire. Il paie donc l'achat de sa poche.

Les beignets sont excellents et la réunion se passe bien. Après la réunion, Lionel remplit un bon de petite caisse et se fait rembourser l'achat par la caisse de petite caisse. Le titulaire de la petite caisse (ou de la caisse enregistreuse) retirera l'argent de la boîte pour rembourser Lionel et placer le bon d'achat dans la boîte à sa place.

Mais que se passe-t-il une fois que tous les beignets ont été mangés ? Examinons l'aspect comptable pendant une minute.

Imaginons un instant que l'achat de café et de beignets par Lionel ait été la seule utilisation de la petite monnaie du mois. À la fin du mois, le comptable vérifiera le contenu de la petite caisse et effectuera une réconciliation de petites espèces. Le rapprochement contient le reçu de caisse du montant total de Stan's ainsi que le bon de petite caisse. Le total des espèces et des bons d'achat doit être égal au montant prédéterminé qui se trouvait dans la boîte au début du mois, sans excédent ni pénurie. Dans le cas contraire, le détenteur de la boîte devra rendre compte de ce qui s'est passé.

Le comptable peut désormais réapprovisionner la petite caisse en faisant un chèque pour ramener le solde au montant convenu. Cette transaction, ainsi que le réapprovisionnement du fonds, seront enregistrées dans le grand livre général comme un crédit à Cash et un débit à Petty Cash.

Conclusion

Un bon système de petite caisse permet d'effectuer facilement de petits achats sur le moment et de rembourser les employés qui doivent effectuer un achat de leur poche pour l'entreprise. Suivez le bon processus et vous obtiendrez un mélange parfait de commodité et de sécurité.