Fragst du dich, wie man einen richtig verfolgt? Kleingeld Geld in Ihrem Unternehmen? Mit dem richtigen System können Sie das Bargeld sicher aufbewahren und die Buchhaltung einfach führen. Schauen wir uns an, was Kleingeld ist, wie man ein Bargeldformular ausfüllt und wie man Kleingeld auszahlt und wieder auffüllt, damit es immer einsatzbereit ist.

Was ist Petty Cash?

Kleingeld ist Bargeld — in der Regel ein kleiner Betrag —, das von Unternehmen für kleine Bargeldtransaktionen und Barauszahlungen unter einem bestimmten Dollarbetrag aufbewahrt wird. Das Bargeld wird in einer verschlossenen Kleingeldbox aufbewahrt, die dem Abteilungsleiter oder einer anderen vertrauenswürdigen Person zugänglich ist, die für das Kleingeldkonto und die Aufzeichnung aller Transaktionen verantwortlich ist.

Wenn Sie Kleingeld griffbereit haben, können Sie kleine Transaktionen viel einfacher abwickeln, ohne eine Einkaufskarte des Unternehmens zu verwenden oder zu vielen Mitarbeitern Zugang zu Geldern zu gewähren. Wenn ein Mitarbeiter Bargeld für einen bestätigten Kauf benötigt, füllt er ein Bargeldkonto mit Datum, Betrag, Verwendung des Bargelds und dem Namen oder den Initialen der Person aus, die das Geld auszahlt und der Person, die das Geld verwendet.

Der Betrag, der in bar aufbewahrt wird, sollte so gering wie möglich sein, aber dennoch ausreichen, um alle erforderlichen kleinen Barzahlungen für den Monat abzudecken. Sie möchten, dass es bis zur monatlichen Wiederauffüllung reicht, wenn das Barguthaben wieder auf das vorgegebene Niveau gebracht wird.

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Guthaben nicht lange genug reicht, sollten Sie die Größe Ihres Bargeldfonds für das neue Geschäftsjahr oder wann immer dies angemessen ist, neu bewerten. Wenn Sie es jede Woche auffüllen müssen, ist es bei weitem nicht so praktisch.

Wofür wird Petty Cash verwendet?

In den meisten Fällen wird Kleingeld verwendet, um sehr kleine Einkäufe zu bezahlen, die sporadisch und oft unerwartet getätigt werden müssen. Dies sind keine typischen Verbindlichkeiten, die einem vorhersehbaren Rhythmus folgen. Wenn Sie dem Zusteller ein Trinkgeld für ein ins Büro mitgebrachtes Arbeitsessen geben, jemanden auf einen Kaffee schicken oder einen Barvorschuss für einen Lauf zum nächsten Geschäft zahlen müssen, um die abwischbaren Marker zu ersetzen, die gerade eingetrocknet sind, kann Kleingeld den Tag retten.

Sie können entweder Bargeld aus dem Fonds nehmen, um diese Einkäufe zu tätigen, oder Sie können sie von einem Mitarbeiter aus eigener Tasche decken lassen und eine Rückerstattung des Zahlungsempfängers veranlassen, indem Sie ihn zusammen mit den Originalbelegen ein Formular für die Rückerstattung in bar ausfüllen lassen.

Sie müssen nicht nur den Geldbetrag festlegen, der für den Fonds benötigt wird, sondern auch im Voraus entscheiden, wie er verwendet werden kann. wer hat Zugriff, und wie ein Mitarbeiter eine Rückerstattung erhält.

Was ist das Verfahren für Petty Cash?

Das tägliche Verfahren für Kleingeld ist ziemlich einfach. Schauen wir uns ein kurzes Beispiel an, um zu sehen, wie es geht:

Coach Frank Vogel hat Co-Trainer Lionel Hollins gebeten, auf dem Weg zu einer Teambesprechung Kaffee und Donuts abzuholen, weil er an Stan's vorbeigehen wird. Lionel hat keine Karte vom Firmenkonto bei sich, auch kennt er die Kontonummer oder die Routeninformationen nicht, also bezahlt er den Kauf aus eigener Tasche.

Die Donuts sind großartig und das Treffen läuft gut. Nach dem Treffen füllt Lionel einen Bargeldgutschein aus und erhält den Kauf aus dem Bargeldfonds zurückerstattet. Der Inhaber der kleinen Geldkassette (oder der Registrierkasse) nimmt das Geld aus der Kiste, um Lionel das Geld zu erstatten und platziert das Gutschein in der Box an ihrem Platz.

Aber was passiert, wenn die Donuts alle gegessen sind? Schauen wir uns für eine Minute die Buchhaltung an.

Lassen Sie uns für einen Moment so tun, als ob Lionels Kauf von Kaffee und Donut die einzige Verwendung von Kleingeld in diesem Monat war. Am Ende des Monats überprüft der Buchhalter den Inhalt der Kleinkassette und führt eine Abrechnung von Kleingeldern. Der Abgleich enthält den Kassenbeleg für den Gesamtbetrag von Stan's zusammen mit dem Bargeldgutschein. Das gesamte Bargeld und die Gutscheine sollten dem vorab festgelegten Betrag entsprechen, der sich zu Beginn des Monats in der Box befand, ohne Über- oder Fehlbeträge. Wenn nicht, muss der Boxinhaber Rechenschaft darüber ablegen, was passiert ist.

Der Buchhalter kann nun den Bargeldfonds auffüllen, indem er einen Scheck ausstellt, um den Saldo wieder auf den vereinbarten Betrag zu bringen. Diese Transaktion — ebenso wie die Auffüllung des Fonds — wird im Hauptbuch als Gutschrift an Bargeld und als Lastschrift an Petty Cash verbucht.

Fazit

Ein gutes Bargeldsystem macht es einfach, im Moment kleine Einkäufe zu tätigen und Mitarbeitern, die einen Kauf aus eigener Tasche für das Unternehmen tätigen müssen, zu erstatten. Folgen Sie dem richtigen Prozess und Sie erhalten eine perfekte Mischung aus Komfort und Sicherheit.