Automatiser le processus de rapprochement des prêts

Le rapprochement des prêts est un processus important pour de nombreuses organisations. Il permet à une entreprise de suivre les différents types de prêts inscrits à son bilan et de s'assurer que ses états financiers sont exacts.

Malheureusement, ce processus peut être monotone, chronophage et sujet aux erreurs pour de nombreuses entreprises. Mais grâce à la technologie, il est possible d'automatiser le processus de rapprochement des prêts afin d'améliorer l'efficacité et la précision.

Dans cet article, nous verrons en quoi consiste le processus de rapprochement des prêts et comment démarrer avec l'automatisation.

Qu'est-ce que le rapprochement des prêts ?

Une étape cruciale de la clôture financière consiste à réconcilier tous les comptes du bilan, y compris les prêts. Un rapprochement permet de vérifier l'exactitude du bilan en comparant le chiffre du grand livre général de l'entreprise à d'autres formes de documentation, telles que les relevés bancaires, les relevés de prêts, les calendriers d'amortissement, etc.

Si le comptable qui effectue le rapprochement constate des divergences, il explique les différences dans un état de rapprochement ou corrige les erreurs qui sont à l'origine de l'écart.

Un rapprochement de prêts s'applique généralement à la dette à long terme et à la partie actuelle de la dette à court terme. Le comptable compare le solde de son livre général à un relevé du prêteur ou à un calendrier d'amortissement et examine ou explique toute anomalie.

Le processus de rapprochement des prêts

Voici comment effectuer un rapprochement de prêts afin de vérifier les numéros de prêt figurant sur votre bilan.

Étape 1 : Rassemblez les dossiers de prêt

Vous avez besoin d'un enregistrement tiers indiquant les transactions ayant une incidence sur les fonds de votre prêt au cours de la période et sur le solde du prêt à la fin du mois, du trimestre ou de l'année. Vous pouvez l'obtenir à partir d'un relevé de compte de prêt, en vous connectant à votre compte en ligne ou à partir d'un calendrier d'amortissement du prêt.

Étape 2 : Rassemblez les dossiers internes

Vous aurez également besoin de votre grand livre général ou d'un autre enregistrement des débits et crédits sur vos comptes de prêt, des frais d'intérêt sur les prêts et des soldes de fin de prêt. Cela peut se trouver dans une feuille de calcul ou dans votre logiciel de comptabilité.

Étape 3 : Trouvez votre solde de départ

Trouvez la dernière fois que vous avez rapproché le solde de vos prêts. C'est ici que vous allez commencer votre réconciliation.

Étape 4 : Comparez les frais d'intérêts

Calculez les frais d'intérêts pour la période selon les relevés de prêt ou les tableaux d'amortissement et comparez-les à vos frais d'intérêts pour la période. Si vous constatez des divergences, vous devrez en rechercher les raisons.

Les écarts de rapprochement sont généralement causés par :

• Transactions dupliquées ou manquantes. Par exemple, vous avez enregistré un paiement dans vos dossiers à deux reprises ou vous avez oublié de le comptabiliser.
• Les transactions ont été enregistrées sur le mauvais compte. Par exemple, vous avez enregistré un paiement effectué sur le prêt A au prêt B dans votre grand livre général.
• Erreurs comptables. Lorsque vous avez enregistré le paiement, vous avez appliqué le montant total au principal du prêt plutôt que de le répartir entre le solde du prêt et les frais d'intérêt.
• Différences temporelles. Par exemple, vous avez effectué un paiement de prêt en décembre que le prêteur n'a traité qu'en janvier.
• Erreurs du prêteur. Par exemple, vous avez envoyé un paiement au prêteur, mais celui-ci l'a appliqué au compte d'un autre client.

Les différences temporelles doivent simplement être notées dans votre résumé de rapprochement, car elles devraient naturellement se résoudre d'elles-mêmes. Cependant, les erreurs doivent être corrigées dans vos livres comptables au moyen d'une entrée de journal ou dans les dossiers du prêteur.

Étape 5 : Comparez les soldes de clôture

Une fois que vous aurez corrigé les erreurs détectées dans les transactions relatives aux frais d'intérêts, votre solde final devrait correspondre au solde du prêt de fin de prêt du prêteur (moins les différences temporelles). Ce sera le point de départ de votre prochaine réconciliation.

Étape 6 : Préparez votre rapport de rapprochement

Votre rapport de rapprochement final doit refléter toutes les modifications apportées aux soldes des prêts pour le mois, le trimestre ou l'année et expliquer tout décalage temporel. Vos auditeurs demanderont probablement une copie de ce rapport détaillé lorsqu'ils effectueront l'audit de vos états financiers de fin d'année.

Types de rapprochements

Les rapprochements de prêts ne sont qu'un type de rapprochement des comptes vous devrez peut-être effectuer. Les autres incluent :

• Rapprochements bancaires. Vous vérifiez le solde du compte bancaire dans vos livres en le comparant au solde de trésorerie final figurant sur le relevé bancaire.
• Réconciliation des fournisseurs. Vous conciliez le solde des comptes fournisseurs d'un fournisseur en particulier pour vous assurer qu'il n'y a pas d'écarts ou d'erreurs dans le montant facturé par le fournisseur ou dans les biens et services que vous avez reçus du fournisseur.
• Réconciliation avec les clients. Vous comparez le solde impayé des clients aux transactions des comptes clients enregistrées dans votre grand livre général pour détecter toute erreur dans le solde des créances d'un client.
• Réconciliation interentreprises. Une société mère consolide tous les livres généraux de ses filiales afin d'éliminer les transactions intersociétés pour un état financier consolidé ou une déclaration de revenus consolidée.
• Rapprochement des cartes de crédit. Vous faites correspondre les reçus de carte de crédit et les paiements au relevé pour vous assurer que le montant facturé par l'émetteur de la carte de crédit est correct.

Ce ne sont là que quelques exemples courants rapprochement comptable types que vous pourriez rencontrer. Les entreprises doivent rapprocher les soldes de clôture de tous les comptes de bilan afin d'éviter toute inexactitude dans les états financiers de l'entreprise.

Exemples de rapprochement de prêts

Voici un exemple de rapprochement de prêts. Vous pouvez le préparer à la main ou dans une feuille de calcul Excel.

Acct #LoanBalance 1/1/2022 Paiements du principal, paiements d'intérêts, nouveaux décaissements de prêts, solde comptable, 31/12/22, Solde du relevé, 31/12/22, explication de la différence250 City Bank 21 600$ 6 000$ 800 15 600$ 15 600 255 Gold C.U. 13 500$ 4 200$ 350$ 9 300$ 9 650 350$ Différence horaireTotal de la dette à long terme 24 900$ Total des frais d'intérêts 1 150$

Comment automatiser le processus de rapprochement des prêts

L'automatisation du processus de rapprochement mensuel implique l'utilisation de technologies ou de logiciels pour remplacer la tâche manuelle des relevés de prêt d'une entreprise par ses dossiers financiers. Cela permet de résoudre un processus fastidieux et répétitif afin que votre équipe puisse se concentrer sur d'autres aspects de la clôture mensuelle.

Voici ce que vous devez rechercher dans votre solution de réconciliation.

• Basé sur le cloud. Une plateforme basée sur le cloud peut se connecter de manière fluide à votre logiciel de comptabilité cloud et à votre prêteur pour extraire des données et faire correspondre les transactions sur plusieurs plateformes.
• Procédures fondées sur des règles. Grâce à un flux de travail défini et à des procédures basées sur des règles, votre technologie peut gérer la majeure partie de la charge de travail sans aucune intervention humaine. Seules les erreurs et les exceptions nécessitent une intervention humaine, ce qui permet à votre équipe de gagner beaucoup de temps.

Avantages du rapprochement automatique des prêts

L'automatisation de votre processus de rapprochement des prêts peut améliorer considérablement la productivité et réduire les délais de clôture. Examinons certains des avantages du rapprochement automatique des prêts.

• Permet de gagner du temps. Grâce aux rapprochements automatisés, le processus est effectué rapidement. Votre équipe n'a qu'à gérer les erreurs et les exceptions pour pouvoir en faire plus en moins de temps.
• Réduit les erreurs. Les rapprochements manuels sont sujets à l'erreur humaine. La technologie ne commet pas le genre d'erreurs que font les humains, vous pouvez donc être assuré que vos rapprochements sont exacts.
• Réduction de la fraude. Au sein d'une petite équipe comptable, la séparation des tâches peut être difficile, ce qui expose votre organisation à d'éventuelles fraudes. De plus, certaines entreprises remettent à plus tard les rapprochements parce qu'elles n'ont tout simplement pas le temps. Le rapprochement automatique des prêts vous permet de rapprocher les comptes sur une base mensuelle. Il peut également détecter les irrégularités et permettre aux membres de l'équipe d'enquêter immédiatement avant que la fraude ne nuise à l'entreprise.
• Amélioration du moral des employés. Peu d'employés attendent avec impatience les tâches fastidieuses et répétitives, ce qui est exactement ce qu'impliquent les rapprochements manuels. L'automatisation de ces tâches subalternes permet aux employés de se concentrer sur des tâches de haut niveau et plus gratifiantes, ce qui peut améliorer le moral.

Investir dans les technologies modernes coûte de l'argent et la mise en œuvre de nouveaux systèmes, la mise à jour des processus et la formation des employés prennent du temps. Mais ne laissez pas cet investissement vous dissuader de moderniser vos processus de réconciliation.

Il n'est pas nécessaire de continuer à effectuer des rapprochements de prêts manuellement lorsque la technologie peut vous faire gagner du temps et améliorer la qualité et la cohérence de votre clôture. L'automatisation de vos processus comptables et de votre clôture financière sera bénéfique pour les années à venir.