Automatisierung des Kreditabgleichs

Der Kreditabgleich ist für viele Organisationen ein wichtiger Prozess. Es hilft einem Unternehmen, die verschiedenen Arten von Krediten in seiner Bilanz zu verfolgen und sicherzustellen, dass seine Jahresabschlüsse korrekt sind.

Leider kann dieser Prozess für viele Unternehmen eintönig, zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Dank der Technologie ist es jedoch möglich, den Kreditabgleich zu automatisieren, um die Effizienz und Genauigkeit zu verbessern.

In diesem Artikel besprechen wir, was der Kreditabgleich beinhaltet und wie Sie mit der Automatisierung beginnen können.

Was ist Kreditabgleich?

Ein entscheidender Schritt des Finanzabschlusses ist die Abstimmung aller Bilanzkonten, einschließlich der Kredite. Bei einer Abstimmung wird die Richtigkeit der Bilanz überprüft, indem die Zahl im Hauptbuch des Unternehmens mit anderen Unterlagen wie Kontoauszügen, Kreditauszügen, Tilgungsplänen usw. verglichen wird.

Stellt der Buchhalter, der den Abgleich durchführt, Unstimmigkeiten fest, erklärt er entweder die Unterschiede in einer Abstimmungserklärung oder korrigiert Fehler, die zu der Diskrepanz geführt haben.

Ein Kreditabgleich gilt in der Regel für langfristige Schulden und den aktuellen Teil der kurzfristigen Schulden. Der Buchhalter vergleicht den Saldo in seinem Hauptbuch mit einer Abrechnung des Kreditgebers oder einem Tilgungsplan und untersucht oder erklärt etwaige Abweichungen.

Der Prozess zur Kreditabstimmung

So führen Sie einen Kreditabgleich durch, um die Kreditnummern in Ihrer Bilanz zu überprüfen.

Schritt 1: Kreditaufzeichnungen sammeln

Sie benötigen einen Datensatz eines Drittanbieters, aus dem die Transaktionen hervorgehen, die sich während des Berichtszeitraums auf Ihre Kreditmittel ausgewirkt haben, sowie den Kreditsaldo zum Monats-, Quartals- oder Jahresende. Dies können Sie einem Kreditkontoauszug entnehmen, indem Sie sich in Ihr Online-Konto einloggen, oder aus einem Tilgungsplan für Kredite.

Schritt 2: Interne Aufzeichnungen sammeln

Sie benötigen außerdem Ihr Hauptbuch oder eine andere Aufzeichnung der Belastungen und Gutschriften auf Ihren Kreditkonten, der Kreditzinsaufwendungen und der Enddarlehenssalden. Dies kann in einer Tabelle oder in Ihrem Buchhaltungssoftwarepaket sein.

Schritt 3: Finden Sie Ihr Startguthaben

Finden Sie heraus, wann Sie Ihre Kreditsalden das letzte Mal abgeglichen haben. Hier beginnen Sie mit Ihrer Versöhnung.

Schritt 4: Zinsaufwendungen vergleichen

Berechnen Sie die Zinsaufwendungen für den Zeitraum gemäß den Kreditauszügen oder Tilgungsplänen und vergleichen Sie sie mit Ihren Zinsaufwendungen für den Zeitraum. Wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen, müssen Sie die Gründe untersuchen.

Unstimmigkeiten bei der Abstimmung werden in der Regel verursacht durch:

• Doppelte oder fehlende Transaktionen. Sie haben beispielsweise zweimal eine Zahlung in Ihren Unterlagen gebucht oder vergessen, die Zahlung überhaupt zu verbuchen.
• Transaktionen wurden auf das falsche Konto gebucht. Sie haben beispielsweise eine Zahlung von Kredit A an Kredit B in Ihrem Hauptbuch vermerkt.
• Buchhaltungsfehler. Als Sie die Zahlung verbucht haben, haben Sie den gesamten Betrag auf den Kreditbetrag angerechnet, anstatt die Zahlung zwischen dem Kreditsaldo und den Zinsaufwendungen aufzuteilen.
• Zeitliche Unterschiede. Sie haben beispielsweise im Dezember eine Kreditzahlung geleistet, die der Kreditgeber erst im Januar bearbeitet hat.
• Fehler des Kreditgebers. Sie haben beispielsweise eine Zahlung per Post an den Kreditgeber gesendet, aber der Kreditgeber hat Ihre Zahlung auf das Konto eines anderen Kunden abgebucht.

Zeitliche Unterschiede sollten nur in Ihrer Zusammenfassung der Abstimmung vermerkt werden, da sie sich von selbst lösen sollten. Fehler in Ihren Büchern müssen jedoch mit einem Tagebucheintrag oder den Aufzeichnungen des Kreditgebers korrigiert werden.

Schritt 5: Endsalden vergleichen

Sobald Sie alle bei den Zinsaufwandstransaktionen festgestellten Fehler korrigiert haben, sollte Ihr Endsaldo dem Enddarlehenssaldo des Kreditgebers entsprechen (abzüglich etwaiger Zeitunterschiede). Dies wird der Ausgangspunkt für Ihre nächste Abstimmung sein.

Schritt 6: Bereite deinen Abstimmungsbericht vor

Ihr abschließender Abstimmungsbericht sollte alle Änderungen der Kreditsalden für den Monat, das Quartal oder das Jahr widerspiegeln und alle zeitlichen Unterschiede erläutern. Ihre Wirtschaftsprüfer werden wahrscheinlich eine Kopie dieses detaillierten Berichts anfordern, wenn sie Ihre Jahresabschlussprüfung durchführen.

Arten von Versöhnungen

Kreditabstimmungen sind nur eine Art von Kontoabgleich Sie müssen möglicherweise auftreten. Andere beinhalten:

• Bankabstimmungen. Sie überprüfen den Kontostand in Ihren Büchern, indem Sie ihn mit dem letzten Barguthaben auf dem Kontoauszug vergleichen.
• Abstimmung mit den Anbietern. Sie stimmen die Verbindlichkeiten eines bestimmten Lieferanten ab, um sicherzustellen, dass es keine Unstimmigkeiten oder Fehler in Bezug auf den Betrag gibt, den der Verkäufer berechnet hat, oder die Waren und Dienstleistungen, die Sie vom Verkäufer erhalten haben.
• Kundenabstimmung. Sie vergleichen den ausstehenden Kundensaldo mit Forderungstransaktionen, die in Ihr Hauptbuch eingegeben wurden, um etwaige Fehler im Forderungssaldo eines Kunden aufzudecken.
• Unternehmensübergreifende Abstimmung. Eine Muttergesellschaft konsolidiert alle Hauptbücher ihrer Tochtergesellschaften, um konzerninterne Transaktionen für einen konsolidierten Jahresabschluss oder eine konsolidierte Steuererklärung zu vermeiden.
• Kreditkartenabgleich. Sie ordnen Kreditkartenbelege und Zahlungen dem Kontoauszug zu, um sicherzustellen, dass der vom Kreditkartenaussteller in Rechnung gestellte Betrag korrekt ist.

Dies sind nur einige häufig Abstimmung der Buchhaltung Typen, auf die Sie stoßen könnten. Unternehmen sollten die Schlusssalden aller Bilanzkonten abgleichen, um falsche Angaben in den Jahresabschlüssen des Unternehmens zu vermeiden.

Beispiele für Kreditabgleich

Hier ist ein Beispiel für einen Kreditabgleich. Sie können dies von Hand oder in einer Excel-Tabelle vorbereiten.

Acct #LoanBalance 1.1.2022Hauptzahlungen Zinszahlungen Neuer Kreditauszahlungssaldo pro Bücher 31.12.22Kontostand 31.12.22 Differenzerklärung250City Bank$21.600$6.000$800$15.600$15.600255Gold C.U.$13.500$4.200$350$9.300$9.650$350ZeitunterschiedLangfristige Schulden insgesamt 24.900$ Gesamtzinsaufwendungen 1.150$

So automatisieren Sie den Kreditabgleich

Die Automatisierung des monatlichen Abstimmungsprozesses beinhaltet den Einsatz von Technologie oder Software, um die manuelle Erstellung der Kreditauszüge eines Unternehmens durch seine Finanzunterlagen zu ersetzen. Dadurch wird ein umständlicher und sich wiederholender Prozess erledigt, sodass sich Ihr Team auf andere Aspekte des Monatsabschlusses konzentrieren kann.

Hier erfahren Sie, worauf Sie bei Ihrer Versöhnungslösung achten sollten.

• Cloud-basiert. Eine Cloud-basierte Plattform kann sich nahtlos mit Ihrer Cloud-Buchhaltungssoftware und Ihrem Kreditgeber verbinden, um Daten zu extrahieren und Transaktionen auf mehreren Plattformen abzugleichen.
• Regelbasierte Verfahren. Mit einem definierten Arbeitsablauf und regelbasierten Verfahren kann Ihre Technologie den Großteil der Arbeitslast ohne menschliches Eingreifen bewältigen. Nur Fehler und Ausnahmen erfordern eine menschliche Berührung, was Ihrem Team viel Zeit spart.

Vorteile des automatisierten Kreditabgleichs

Die Automatisierung Ihres Kreditabgleichsprozesses kann die Produktivität drastisch verbessern und Ihre Zeit bis zum Abschluss verkürzen. Schauen wir uns einige der Vorteile des automatisierten Kreditabgleichs an.

• Spart Zeit. Mit automatisierten Abstimmungen ist der Prozess schnell erledigt. Ihr Team muss sich nur mit Fehlern und Ausnahmen auseinandersetzen, sodass es in kürzerer Zeit mehr erledigen kann.
• Reduziert Fehler. Manuelle Abstimmungen sind anfällig für menschliche Fehler. Technologie macht nicht die Art von Fehlern, die Menschen machen, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Abstimmungen korrekt sind.
• Betrugsreduzierung. In einem kleinen Buchhaltungsteam kann es schwierig sein, Aufgaben zu trennen, wodurch Ihr Unternehmen potenziellem Betrug ausgesetzt ist. Außerdem verschieben einige Unternehmen Versöhnungen, weil sie einfach keine Zeit haben. Mit dem automatisierten Kreditabgleich können Sie Konten monatlich abstimmen. Es kann auch Unregelmäßigkeiten erkennen und es den Teammitgliedern ermöglichen, diese sofort zu untersuchen, bevor Betrug dem Unternehmen schaden kann.
• Verbesserte Moral der Mitarbeiter. Nur wenige Mitarbeiter freuen sich auf mühsame und sich wiederholende Aufgaben, und genau das ist es, was manuelle Abstimmungen mit sich bringen. Die Automatisierung dieser Arbeit auf niedriger Ebene ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf übergeordnete, lohnendere Aufgaben zu konzentrieren, was die Arbeitsmoral verbessern kann.

Investitionen in moderne Technologien kosten Geld und es braucht Zeit, um neue Systeme zu implementieren, Prozesse zu aktualisieren und Mitarbeiter zu schulen. Lassen Sie sich von dieser Investition jedoch nicht davon abhalten, Ihre Abstimmungsprozesse zu modernisieren.

Sie müssen Kreditabstimmungen nicht mehr manuell durchführen, wenn Technologie Ihnen Zeit sparen und die Qualität und Konsistenz Ihres Abschlusses verbessern kann. Die Automatisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse und Ihres Finanzabschlusses wird sich in den kommenden Jahren positiv auswirken.