Les leaders de la comptabilité de Los Angeles nous présentent les avantages du passage à la comptabilité dans le cloud

Plus tôt cet été, FloQast a organisé une table ronde avec notre partenaire Cloud tactique à l'hôtel Culver. Nous avons invité trois responsables comptables d'entreprises en hypercroissance basées à Los Angeles à partager leurs expériences, bonnes et mauvaises, en matière de mise en œuvre de solutions ERP (Enterprise Resource Planning) de comptabilité dans le cloud pour les entreprises en démarrage de taille moyenne et à croissance rapide. Les sociétés représentées, Thrive Market, Sugarfina et Smartlabs, utilisent chacune Oracle NetSuite pour leur ERP. Thrive Market est également client du logiciel de gestion rapprochée de FloQast. L'événement a permis de tirer tellement de points utiles que nous n'avons pas pu tous les résumer dans un seul article. Nous vous présentons donc la première partie d'une future série en deux parties sur les défis et les avantages de la migration vers le cloud :

Les limites de la technologie des ordinateurs de bureau

Nos trois panélistes ont ressenti les difficultés liées à la technologie des ordinateurs de bureau, qui limitait la croissance et présentait des risques en matière de contrôle interne.Piscine Amy est le directeur principal de la comptabilité chez Un marché florissant, une communauté de plus de 400 000 membres qui fournit des aliments sains et des produits naturels directement à ses membres à des prix de gros.

Piscine Amy, Un marché florissant

Thrive Market est une communauté de plus de 400 000 membres qui utilise le pouvoir de l'achat direct pour proposer à ses membres les meilleurs aliments sains et produits naturels au monde à des prix de gros.

Avant de passer à un ERP cloud, l'équipe d'Amy utilisait QuickBooks. L'une de ses plus grandes préoccupations était l'absence de contrôles. « Tant que vous aviez le mot de passe pour vous connecter, vous pouviez créer n'importe quelle entrée de journal que vous vouliez », explique Amy. « Il est très difficile de savoir qui écrit quelles données et, dans une entreprise en pleine croissance, une start-up où il se passe tant de choses, vous devez vraiment contrôler l'évolution de vos livres. » Amy poursuit : « Nous avons triplé nos revenus mensuels très rapidement. Nous avons intégré NetSuite à FloQast afin de disposer d'une liste de contrôle de fin de mois qui responsabilise le personnel. Rien qu'avec QuickBooks, cela ne se produisait pas. Nous utilisions une feuille de calcul Google pour gérer notre clôture. Toute personne possédant le lien pouvait le modifier, mais cela ne fonctionnait tout simplement pas. Nous avions vraiment besoin de quelque chose de plus complexe qu'une feuille de calcul. »

Danny Coorsh, Finane à sucre

Sugarfina est la confiserie par excellence pour les adultes qui propose The Original Champagne Bears®, des oursons en gélatine infusés au vin rosé et d'autres bonbons inspirés des cocktails. Fondé en 2012, le magasin compte aujourd'hui plus de deux douzaines de magasins aux États-Unis et d'autres ouvriront bientôt.

En tant que directeur principal des opérations chez Finane à sucre, Danny Coorsh ressentait une difficulté similaire en termes de visibilité, dans son cas, de manière plus générale sur l'ensemble de l'organisation. Même si Sugarfina est née du désir d'émerveiller les enfants en matière de bonbons pour adultes, il faut tout de même un système de comptabilité pour adultes pour gérer l'entreprise. Danny explique que son plus gros problème avant de passer au cloud était que « nous avions une visibilité extrêmement limitée de nos performances financières. Nous n'avions aucune idée du stock disponible sur chaque site, de notre demande de commandes en cours ou du stock qui arrivait à l'entreprise. Nous prenions des décisions sur la base de données sommaires qui étaient souvent périmées, des semaines ou des mois. Nous ne savions vraiment pas comment nous nous en sortions à un niveau granulaire et, plus important encore, quel était le moteur de cette performance. »

Blake Hacker, SmartLabs

Smarthome est l'un des plus grands détaillants de domotique au monde, devenant une source facile à utiliser pour des milliers de produits d'éclairage, de sécurité et de divertissement à domicile abordables que le bricoleur moyen peut installer en toute sécurité.

Blake Hacker est le contrôleur financier de SmartLabs, Inc., la société mère d'Insteon, une technologie réseau pour la maison connectée, et de Smarthome, l'un des plus grands détaillants de domotique au monde. Blake s'est heurté au mur avec les logiciels de bureau lorsque sa première entreprise de commerce électronique a eu un fichier QuickBooks devenu trop volumineux. Blake se souvient : « Une fois que votre fichier QuickBooks devient trop volumineux, même si vous utilisez QuickBooks Enterprise, une fois qu'il dépasse les 2 Go, il se bloque. Et si votre système de comptabilité tombe en panne, vous êtes pratiquement mort dans l'eau. »

Les avantages de la migration vers un ERP dans le cloud

Pour Blake, le passage à la comptabilité cloud et à l'ERP a permis à son entreprise d'automatiser une grande partie du flux de transactions qui nécessitait auparavant la saisie manuelle des données. Smartlabs est activé Magento pour leur site Web de commerce électronique, qui est intégré à NetSuite, leur ERP. Il utilise un outil de connexion appelé Application FAR pour synchroniser leur ERP avec Magento ainsi qu'avec des sites de vente tiers tels qu'Amazon, Newegg et Sears.com. Et pour les chaînes de vente en gros telles que Costco et Home Depot, Blake utilise une solution appelée Passerelle B2B qui fournit une connexion EDI.

Le résultat de ces intégrations ERP signifie que, comme le dit Blake, « le flux de transactions est automatique. Nous avons réduit une grande partie de la saisie manuelle des données. » De plus, le passage à un ERP cloud a facilité le déménagement de Smartlabs vers un nouvel entrepôt à l'expiration de son bail. Blake explique : « Le passage à un ERP cloud a contribué à faciliter cette transition. Grâce au transfert vers NetSuite, nous avons pu sous-traiter la gestion de notre site Web à une société de logistique tierce (une 3 PIÈCES entrepôt). Comme nous sommes basés sur le cloud, nous pouvons envoyer des commandes via le cloud, ils les exécuteront et ils renverront un fichier, ce qui nous permet de gérer ce processus de manière automatisée. Le réapprovisionnement des stocks est beaucoup plus rapide et nous obtenons de bien meilleures données. » Du côté de la budgétisation et des prévisions, Smartlabs utilise Informations adaptatives pour la planification, ce qui rationalise le travail pour le contrôleur de Smartlabs. Blake déclare : « Je peux proposer différents budgets à des personnes qui peuvent travailler simultanément sur leur budget. Je n'envoie pas un million de feuilles de calcul pour essayer de déterminer laquelle est la dernière version. » Blake poursuit : « J'ai ajouté de nombreux champs personnalisés. Je peux effectuer des recherches pour obtenir des indicateurs de performance clés tels que le nombre de factures saisies chaque semaine ou chaque mois, et le nombre de factures ou de bons de commande exceptionnels. Je peux comparer ces rapports aux normes de référence du secteur pour m'assurer que nous sommes les meilleurs de notre catégorie. Et je peux voir le volume augmenter ou diminuer, et demander des comptes aux gens. Dans l'ensemble, j'obtiens de meilleurs résultats financiers. Ils sont beaucoup plus propres et j'ai une meilleure visibilité sur l'inventaire. » NetSuite a également facilité la création de rapports. « Taxe de vente : j'ai créé des rapports personnalisés pour cela », explique Blake. « Auparavant, cela prenait des heures. Cela me prend maintenant entre 15 et 20 minutes. Auparavant, il fallait probablement deux ou trois jours pour établir tous les rapports relatifs aux redevances. Maintenant, je peux le faire en 20 à 30 minutes. » Cela représente de nombreux avantages, mais l'un des impacts les plus importants a été la dotation en personnel et l'efficacité de l'équipe comptable. Auparavant, il y avait six personnes. Après la restructuration, explique Blake, « c'est désormais une équipe de trois ou quatre personnes qui s'occupe de tout : AR, AP, clôture de fin de mois, rapports financiers, etc. » Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire les dépenses salariales. En outre, l'amélioration de l'efficacité permet une meilleure analyse des données ainsi que la redistribution des ressources vers d'autres domaines plus critiques de l'entreprise. Danny Coorsh, de Sugarfina, n'est pas en comptabilité, mais affirme qu'il est dans la même situation du côté des opérations en matière de recrutement. La mise en œuvre de la comptabilité dans le cloud lui a permis de suivre la croissance de l'entreprise sans augmenter les effectifs jusqu'à récemment avec une seule embauche. « L'année dernière, nous avons réalisé un chiffre d'affaires de plus de 40 millions de dollars », explique Danny. « À la fin de l'année, nous avions 40 boutiques de détail actives dans deux pays et j'étais la seule ressource NetSuite de l'entreprise. Le fait de pouvoir évoluer à ce niveau avec une seule personne gérant nos systèmes ERP et dorsaux témoigne de la facilité d'utilisation des systèmes cloud et de leur immense valeur potentielle. Ces systèmes ne nous permettent pas seulement de nous acquitter de nos tâches comptables de base, ils offrent une visibilité opérationnelle et une plateforme permettant de créer des processus commerciaux qui contribuent directement à notre succès. » Amy Pool explique que Thrive Market exploite son ERP cloud pour améliorer la planification des stocks. « Nous avons récemment mis en place un portail pour les fournisseurs », indique-t-elle. « Nos fournisseurs peuvent se connecter au portail, voir quelles expéditions nous avons reçues dans nos entrepôts et soumettre leurs factures. Nous mettons actuellement en œuvre une technologie de planification de la demande qui se connectera à NetSuite. Nous examinons ce que nous pouvons faire d'autre pour tirer parti de l'ERP afin de nous aider à faire évoluer les opérations au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise. »

Pour Amy, un autre avantage majeur de la migration vers le cloud est le contrôle accru du processus de clôture financière. Thrive Market a mis en œuvre NetSuite en août 2016, puis FloQast en février 2017. Amy est très satisfaite de Intégration de FloQast à NetSuite. Elle déclare : « J'aime pouvoir voir quand les mises à jour du solde GL de NetSuite sont immédiatement intégrées à FloQast. Cela m'aide à identifier quand les soldes ont changé dans l'ERP, mais que nos documents de travail enregistrés sur notre disque partagé n'ont pas encore été mis à jour. Avant FloQast, nous utilisions une feuille de calcul. Cela ne fait rien d'automatique pour puiser dans vos soldes. Vous êtes donc bloqué manuellement pour vérifier que votre emploi du temps est conforme à NetSuite. Des choses nous manqueraient. L'intégration de NetSuite et de FloQast nous permet de garder nos dossiers en ordre, de sorte que nous ayons toujours tout documenté pour étayer ces soldes sur notre GL. » FloQast et NetSuite en tandem ont également contribué à accélérer la clôture de Thrive Market. Amy explique : « Avant FloQast, nous fermions nos portes en huit à dix jours. À ce stade, nous en sommes à environ sept du début à la fin. Mais la majeure partie de ce qui doit être fait est désormais réalisée en quatre ou cinq jours. » Restez à l'affût de la deuxième partie de cette série, dans laquelle nos panélistes partageront les leçons apprises au cours de leur transition vers l'ERP dans le cloud, notamment comment éviter les échecs de mise en œuvre d'ERP.

Vous êtes curieux de savoir comment NetSuite associé à FloQast peut vous aider à rationaliser votre clôture de fin de mois ? Visionnez notre webinaire enregistré, Meilleures pratiques pour la clôture de fin de mois sur Oracle NetSuite.