Buchhaltungsleiter aus Los Angeles über die Vorteile der Umstellung auf Cloud-Buchhaltung

Anfang des Sommers veranstaltete FloQast eine Podiumsdiskussion mit unserem Partner Taktische Cloud im Culver Hotel. Wir haben drei führende Buchhaltungsmanager von Unternehmen mit Sitz in Los Angeles eingeladen, ihre guten und schlechten Erfahrungen mit der Implementierung von Cloud-Buchhaltungs-ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) für mittelständische und schnell wachsende Startup-Unternehmen auszutauschen. Die vertretenen Unternehmen — Thrive Market, Sugarfina und Smartlabs — nutzen jeweils Oracle NetSuite für ihr ERP. Thrive Market ist auch ein Kunde der CloqAst-Software für Close-Management. Es gab so viele nützliche Erkenntnisse aus der Veranstaltung, dass wir sie nicht alle in einem einzigen Artikel zusammenfassen konnten. Deshalb präsentieren wir hier den ersten Teil einer zukünftigen zweiteiligen Serie über die Herausforderungen und Vorteile der Umstellung auf die Cloud:

Die Grenzen der Desktop-Technologie

Alle drei unserer Diskussionsteilnehmer spürten die Probleme der Desktop-Technologie, die das Wachstum einschränkte und interne Kontrollrisiken mit sich brachte.Amy Pool ist Senior Manager für Rechnungswesen bei Erfolgreicher Markt, eine Community mit über 400.000 Mitgliedern, die ihren Mitgliedern gesunde Lebensmittel und natürliche Produkte direkt zu Großhandelspreisen anbietet.

Amy Pool, Erfolgreicher Markt

Thrive Market ist eine Community mit über 400.000 Mitgliedern, die die Macht des Direkteinkaufs nutzt, um ihren Mitgliedern die weltweit besten gesunden Lebensmittel und Naturprodukte zu Großhandelspreisen zu liefern.

Vor der Umstellung auf ein Cloud-ERP verwendete Amys Team QuickBooks. Eine ihrer größten Sorgen war der Mangel an Kontrollen. „Solange Sie das Passwort für die Anmeldung hatten, konnten Sie jeden gewünschten Journaleintrag vornehmen“, sagt Amy. „Es ist sehr schwer zu überwachen, wer welche Einträge tätigt, und in einem wachsenden Unternehmen — einem Startup, in dem so viele Dinge vor sich gehen — müssen Sie wirklich die Kontrolle darüber haben, was mit Ihren Büchern passiert.“ Amy fährt fort: „Wir haben unseren monatlichen Umsatz sehr schnell verdreifacht. Wir haben NetSuite in FloQast integriert, um eine genaue Checkliste zum Monatsende zu haben, die die Mitarbeiter zur Rechenschaft zieht. Mit QuickBooks allein ist das nicht passiert. Wir haben ein Google Sheet verwendet, um unseren Abschluss zu verwalten. Jeder mit dem Link konnte ihn bearbeiten, und das funktionierte einfach nicht. Wir brauchten wirklich etwas Komplexeres als eine Tabelle.“

Danny Coorsh, Sugarfina

Sugarfina ist der ultimative Süßwarenladen für Erwachsene und bietet The Original Champagne Bears®, mit Roséwein angereicherte Gummibärchen und weitere von Cocktails inspirierte Bonbons an. Das 2012 gegründete Geschäft hat heute mehr als zwei Dutzend Geschäfte in den USA. Weitere werden bald eröffnet.

Als Senior Director of Operations bei Sugarfina, Danny Coorsh Ich spürte einen ähnlichen Verlust an Sichtbarkeit — in seinem Fall auf breiterer Ebene in der gesamten Organisation. Obwohl Sugarfina aus dem Wunsch heraus geboren wurde, Süßigkeiten für Erwachsene ein kindliches Gefühl des Staunens zu verleihen, braucht es immer noch ein erwachsenes Buchhaltungssystem, um das Unternehmen zu führen. Danny sagt, dass sein größtes Problem vor der Umstellung auf die Cloud darin bestand, dass „wir einen extrem begrenzten Überblick über unsere finanzielle Leistung hatten. Wir hatten keine Ahnung, welches Inventar jeder Standort zur Verfügung hatte, wie hoch unsere Nachfrage nach offenen Bestellungen war oder welches Inventar in das Unternehmen einging. Wir trafen Entscheidungen auf der Grundlage zusammenfassender Daten, die oft Wochen oder Monate veraltet waren. Wir wussten wirklich nicht, wie es uns auf granularer Ebene erging und was noch wichtiger war, was diese Leistung angetrieben hat.“

Blake Hacker, SmartLabs

Smarthome ist einer der weltweit größten Einzelhändler für Hausautomation und hat sich zu einer benutzerfreundlichen Quelle für Tausende erschwinglicher Beleuchtungs-, Sicherheits- und Home-Entertainment-Produkte entwickelt, die der durchschnittliche Heimwerker sicher installieren kann.

Blake Hacker ist Finanzkontrolleur bei SmartLabs, Inc., die Muttergesellschaft von Insteon, einer Netzwerktechnologie für das vernetzte Zuhause, und Smarthome, einer der weltweit größten Einzelhändler für Hausautomation. Blake stieß mit Desktop-Software gegen die Wand, als sein erstes E-Commerce-Unternehmen eine QuickBooks-Datei hatte, die zu groß wurde. Blake erinnert sich: „Sobald Ihre QuickBooks-Datei zu groß wird — auch wenn Sie QuickBooks Enterprise verwenden — stürzt sie ab, sobald sie über 2 GB ist. Und wenn Sie ein abgestürztes Buchhaltungssystem haben, sind Sie praktisch dem Untergang geweiht.“

Die Vorteile der Umstellung auf Cloud-ERP

Für Blake ermöglichte die Umstellung auf Cloud-Buchhaltung und ERP seinem Unternehmen, einen Großteil des Transaktionsablaufs zu automatisieren, für den zuvor eine manuelle Dateneingabe erforderlich war. Smartlabs ist aktiviert Magento denn für ihre E-Commerce-Website, die in NetSuite integriert ist, verwendet ihr ERP.he ein Connector-Tool namens Far App um ihr ERP mit Magento sowie mit Marktplätzen von Drittanbietern wie Amazon, Newegg und Sears.com zu synchronisieren. Und für Großhandelskanäle wie Costco und Home Depot verwendet Blake eine Lösung namens B2B-Gateway das bietet eine EDI-Verbindung.

Das Ergebnis dieser ERP-Integrationen bedeutet, dass, wie Blake sagt, „der Transaktionsfluss automatisch erfolgt. Wir haben die manuelle Dateneingabe stark reduziert. „Darüber hinaus erleichterte die Umstellung auf Cloud-ERP den Umzug von Smartlabs in ein neues Lager, als der Mietvertrag abgelaufen war. Blake sagt: „Die Umstellung auf ein Cloud-ERP hat diesen Schritt erleichtert. Mit der Übertragung zu NetSuite konnten wir die Erfüllung unserer Website an ein externes Logistikunternehmen auslagern (a 3 L Lagerhaus). Da wir cloudbasiert sind, können wir Bestellungen über die Cloud übertragen, sie erfüllen sie und sie senden eine Datei zurück, sodass wir diesen Prozess automatisiert verwalten können. Die Wiederauffüllung der Bestände ist viel schneller und wir erhalten viel bessere Daten. „Auf der Budgetierungs- und Prognoseseite verwendet Smartlabs Adaptive Einblicke für die Planung, was die Arbeit für den Controller von Smartlabs rationalisiert. Blake sagt: „Ich kann verschiedene Budgets an Personen verteilen, die gleichzeitig an ihren Budgets arbeiten können. Ich versende keine Millionen Tabellen und versuche herauszufinden, welche die neueste Version ist. „Blake fährt fort: „Ich habe viele benutzerdefinierte Felder hinzugefügt. Ich kann Suchanfragen durchführen, um KPIs abzurufen, z. B. wie viele Rechnungen jede Woche oder jeden Monat eingegeben wurden und wie viele Ausnahme-Bestellungen oder Rechnungen waren. Ich kann diese Berichte mit branchenüblichen Benchmarks vergleichen, um sicherzustellen, dass wir die Besten in ihrer Klasse sind. Und ich kann sehen, wie die Lautstärke steigt oder sinkt, und die Leute zur Rechenschaft ziehen. Insgesamt habe ich bessere Finanzdaten. Sie sind viel übersichtlicher und ich habe einen besseren Überblick über das Inventar. „NetSuite hat auch die Berichterstattung erheblich vereinfacht. „Umsatzsteuer — dafür habe ich einige benutzerdefinierte Berichte erstellt“, sagt Blake. „Das hat früher Stunden gedauert. Ich brauche jetzt vielleicht 15 bis 20 Minuten. Früher hat es wahrscheinlich zwei, drei Tage gedauert, bis alle Tantiemen gemeldet waren. Jetzt kann ich das in 20 bis 30 Minuten erledigen. „Das ist eine Menge Vorteile, aber einer der größten Auswirkungen betraf die Personalausstattung und Effizienz des Buchhaltungsteams. Zuvor waren es sechs Personen. Nach der Umstrukturierung, so Blake, „ist es jetzt ein Team von drei oder vier Personen, die alles machen: AR, AP, Monatsabschluss, Finanzberichterstattung — all das.“ Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Gehaltskosten. Darüber hinaus ermöglicht eine verbesserte Effizienz eine umfassendere Datenanalyse sowie die Umverteilung von Ressourcen auf andere, kritischere Bereiche des Unternehmens. Danny Coorsh von Sugarfina ist nicht in der Buchhaltung tätig, sagt aber, dass er auf der Betriebsseite in einem ähnlichen Boot sitzt, wenn es um die Einstellung von Mitarbeitern geht. Durch die Implementierung der Cloud-Buchhaltung konnte er mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, bis vor Kurzem nur ein Mitarbeiter eingestellt wurde. „Letztes Jahr haben wir einen Umsatz von über 40 Millionen US-Dollar erzielt“, sagt Danny. „Ende des Jahres hatten wir 40 Einzelhandelsboutiquen in zwei Ländern, und ich war die einzige NetSuite-Ressource im Unternehmen. Die Möglichkeit, mit nur einer einzigen Person, die unsere ERP- und Backend-Systeme verwaltet, bis zu diesem Grad skalieren zu können, spricht für die Benutzerfreundlichkeit und den immensen potenziellen Wert von Cloud-Systemen. Diese Systeme ermöglichen es uns nicht nur, unsere grundlegenden Buchhaltungsaufgaben zu erledigen, sie bieten auch betriebliche Transparenz und eine Plattform für den Aufbau von Geschäftsprozessen, die unseren Erfolg direkt ermöglichen. „Laut Amy Pool nutzt Thrive Market ihr Cloud-ERP, um die Inventarplanung zu verbessern. „Wir haben kürzlich ein Anbieterportal eingeführt“, sagt sie. „Unsere Lieferanten können sich im Portal anmelden, sehen, welche Lieferungen wir in unseren Lagern erhalten haben, und ihre Rechnungen einreichen. Jetzt implementieren wir eine Technologie zur Bedarfsplanung, die in NetSuite integriert wird. Wir prüfen, was wir noch tun können, um das ERP zu nutzen, um den Betrieb im Zuge des Unternehmenswachstums zu skalieren.“

Für Amy besteht ein weiterer großer Vorteil der Umstellung auf die Cloud darin, den Finanzabschlussprozess besser kontrollieren zu können. Thrive Market implementierte NetSuite im August 2016, gefolgt von FloQast im Februar 2017. Amy ist sehr zufrieden mit der FloQast-Integration mit NetSuite. Sie sagt: „Ich mag es, sehen zu können, wann Aktualisierungen der GL-Balance in NetSuite sofort in FloQast übernommen werden. Das hilft mir zu erkennen, wann sich Salden im ERP geändert haben, aber unsere Arbeitspapiere, die auf unserem gemeinsamen Laufwerk gespeichert sind, wurden noch nicht aktualisiert. Vor FloQast haben wir eine Tabelle verwendet. Das macht nichts Automatisches, um Ihr Guthaben einzuziehen. Dann müssen Sie manuell überprüfen, ob Ihr Zeitplan mit NetSuite übereinstimmt. Wir würden Dinge vermissen. Die Integration von NetSuite und FloQast hilft dabei, unsere Aufzeichnungen in Ordnung zu halten, sodass wir immer alles dokumentiert haben, um diese Salden in unserem GL abzudecken. „FloQast und NetSuite zusammen haben auch dazu beigetragen, den Abschluss bei Thrive Market zu beschleunigen. Amy sagt: „Vor FloQast haben wir in acht bis zehn Tagen geschlossen. Zu diesem Zeitpunkt sind wir von Anfang bis Ende auf etwa sieben reduziert. Aber der Großteil dessen, was erledigt werden muss, ist jetzt in vier oder fünf Tagen erledigt. „Seien Sie gespannt auf den zweiten Teil dieser Reihe, in dem unsere Diskussionsteilnehmer ihre Erfahrungen auf ihrem Weg zum Cloud-ERP teilen, einschließlich der Vermeidung fehlgeschlagener ERP-Implementierungen.

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