Automatisez votre clôture de fin de mois

À mesure que votre entreprise se développe, la complexité de votre processus de clôture financière augmente également. Du processus de rapprochement des comptes à la publication des états financiers, vos équipes comptables et financières ont de nombreuses tâches à accomplir dans un délai relativement court.

Le processus de clôture financière peut être stressant et sujet à des erreurs. Cependant, tirer parti de l'automatisation étroite des processus peut améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et libérer un temps précieux pour l'analyse stratégique et la prise de décisions.

Explorons donc comment l'automatisation peut améliorer le processus de clôture financière et comment créer une stratégie d'automatisation efficace pour votre organisation.

Composantes clés d'une stratégie d'automatisation efficace

De nombreuses organisations commencent leurs initiatives d'automatisation en commençant par logiciel d'automatisation financière. Cependant, bien que la technologie joue un rôle important, il est préférable de ralentir avant d'aller vite.

Voici ce que devrait impliquer votre processus d'automatisation de la clôture financière.

1. Standardisation des processus. Avant de mettre en œuvre l'automatisation, il est essentiel de normaliser les processus à tous les niveaux. L'automatisation de processus incohérents et surchargés est difficile, voire impossible. Prendre le temps de normaliser et de rationaliser vos processus de clôture financière garantit la cohérence dans la manière dont les tâches sont exécutées, ce qui rend l'automatisation plus simple et plus efficace.
2. Intégration des systèmes. Méfiez-vous des logiciels d'automatisation de la clôture financière qui ne s'intègrent pas à vos systèmes existants, tels que votre logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM). L'intégration fluide permet un flux de données en temps réel et réduit le besoin de saisie manuelle des données.
3. Des solutions évolutives. Les outils d'automatisation que vous avez choisis doivent être évolutifs pour s'adapter aux besoins croissants de l'entreprise. L'ajout de nouveaux utilisateurs et de nouveaux modules selon les besoins garantit que vous n'aurez pas à magasiner pour une nouvelle solution à la même époque l'année prochaine.
4. Assistance complète à la mise en œuvre et formation. Si vous ne mettez pas en œuvre correctement votre nouveau logiciel d'automatisation de la clôture financière, vous risquez de perturber votre équipe, d'avoir un impact négatif sur l'information financière et de mettre le public dans l'embarras, en particulier pour les entreprises publiques surveillées par les organismes de réglementation, les investisseurs et les autres parties prenantes. Votre fournisseur de solutions d'automatisation doit disposer d'un plan de mise en œuvre bien conçu pour vous aider à vous assurer que tout le personnel est formé à votre nouvel outil.
5. Surveillance et amélioration continues. La mise en œuvre de l'automatisation n'est pas une tâche ponctuelle. Les progrès technologiques et l'évolution des besoins et des rôles obligent vos processus de clôture financière à évoluer en même temps. Surveillez et mettez à jour en permanence vos processus pour vous assurer qu'ils restent efficients et efficaces.

Étapes pour automatiser votre clôture de fin de mois

Maintenant que vous êtes prêt à tirer parti automatisation robotique des processus (RPA), apprentissage automatique et intelligence artificielle dans le cadre de votre processus de clôture de fin de mois, suivez les étapes ci-dessous.

1. Évaluez vos processus actuels. Commencez par évaluer minutieusement votre processus de clôture de fin de mois en cours. Réalisez des enquêtes ou des entretiens pour découvrir quels processus vos professionnels de la comptabilité suivent réellement, et pas seulement ce qui est documenté dans un manuel de processus ou liste de contrôle de clôture de fin de mois. Cette étape vous permet d'identifier les dépendances, les goulots d'étranglement et les domaines qui bénéficieraient le plus de l'automatisation.
2. Sélectionnez les bons outils. Le choix d'un logiciel d'automatisation financière et d'autres outils de gestion des tâches peut s'avérer difficile. Recherchez les outils d'automatisation qui répondent le mieux aux besoins de votre organisation, en tenant compte des capacités d'intégration des données, de l'évolutivité, de la visibilité en temps réel, du budget et de la facilité d'utilisation. Les solutions qui intègrent des tableaux de bord peuvent également fournir des représentations visuelles de votre progression vers la clôture.
3. Mise en œuvre par étapes. Trop de changements à la fois peuvent submerger votre équipe et entraîner une certaine lassitude face au changement. Déployez l'automatisation par étapes, en commençant par les tâches manuelles les plus chronophages ou les plus sujettes aux erreurs. Cette approche progressive favorise l'adhésion des membres de l'équipe.
4. Formez votre équipe. Offrez une formation complète à votre équipe comptable sur les nouveaux processus et outils automatisés afin de vous assurer qu'elle est à l'aise et compétente dans leur utilisation. Votre fournisseur de solutions doit fournir des ressources de formation pour vous aider dans cette démarche.
5. Surveillez et optimisez. Surveillez en permanence vos processus comptables automatisés pour détecter les problèmes ou les inefficacités et apportez les ajustements nécessaires. La collecte régulière de commentaires auprès des équipes financières et comptables peut fournir des informations sur les domaines à améliorer.

Meilleures pratiques pour maintenir et améliorer une clôture de fin de mois automatisée

Une fois que vous avez investi du temps et de l'argent dans l'automatisation de votre processus de clôture financière, vous voulez vous assurer que les modifications sont maintenues. Les bonnes pratiques suivantes peuvent vous aider.

• Maintenez une source unique de vérité. L'absence d'un référentiel de données centralisé peut constituer un obstacle à l'automatisation intelligente des processus. Lorsque les membres de l'équipe disposent de feuilles de calcul Excel, de modèles de rapprochement et d'autres documents financiers requis pour la clôture de fin de mois stockés dans des e-mails et sur leurs appareils individuels, les collaborateurs ne peuvent pas y accéder rapidement et vous rencontrez des problèmes de contrôle de version. Assurez-vous de disposer d'un référentiel central pour tous les relevés bancaires, les rapprochements et autres documents de travail afin de garantir un processus de clôture financière fluide et de créer des pistes d'audit.
• Passez en revue et mettez à jour vos processus régulièrement. À mesure que la technologie, les rôles et les meilleures pratiques évoluent, votre cycle de fermeture devrait également évoluer. Des examens réguliers permettent d'identifier de nouveaux domaines d'automatisation et de garantir que les processus existants restent efficaces.
• Préservez l'intégrité des données. Il est difficile de garder vos rapports financiers exempts d'erreurs lorsque des personnes peuvent apporter des modifications de manière désorganisée. Mettez en œuvre des contrôles et des validations au sein de vos systèmes automatisés pour garantir l'exactitude et l'intégrité des données financières.
• Favoriser une culture d'amélioration continue. Encouragez votre équipe à rechercher et à proposer des améliorations au processus automatisé de clôture de fin de mois.

Avantages de l'automatisation de la clôture de fin de mois

Automatiser le processus de clôture de fin de mois offre plusieurs avantages, notamment :

• Efficacité accrue. L'automatisation réduit considérablement le temps nécessaire pour terminer correspondance des transactions, les écritures de journal, les régularisations, les rapprochements, les éliminations intersociétés et autres tâches de clôture. Cela permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur l'analyse et les activités stratégiques.
• Précision améliorée. Les processus automatisés réduisent le risque d'erreur humaine et vous permettent de détecter les écarts dans les livres beaucoup plus rapidement. Cela permet d'obtenir des rapports financiers plus précis et des états financiers fiables.
• Conformité améliorée. L'automatisation permet de garantir que toutes les transactions financières sont enregistrées et déclarées conformément aux réglementations et normes applicables.
• De meilleures décisions commerciales. L'automatisation des tâches répétitives permet à vos professionnels de la finance de fournir des informations financières plus précises et plus opportunes sur lesquelles les décideurs fondent leurs décisions financières.
• Une plus grande satisfaction des employés. L'élimination des processus répétitifs et manuels permet aux professionnels de la finance de consacrer plus de temps à des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée. Cela peut entraîner une plus grande satisfaction au travail et une baisse du taux de rotation au sein de votre équipe financière.

Pourquoi choisir FloQast pour automatiser votre clôture de fin de mois ?

FloQast aide certaines des plus grandes entreprises du monde à automatiser le processus de clôture financière. En proposant une suite complète d'outils conçus pour rationaliser et améliorer l'exactitude de l'information financière, nous réduisons temps de clôture de 26 % et augmentez la précision rapprochée de 39 %.

Les fonctionnalités de notre logiciel de gestion rapprochée incluent une intégration parfaite avec vos logiciels de comptabilité ou systèmes ERP existants, des outils de collaboration en temps réel et des flux de travail personnalisables adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation. Lorsque vous choisissez FloQast pour l'automatisation financière, l'ensemble de votre processus de clôture reste organisé en un seul endroit et vous pouvez tirer parti de la technologie pour obtenir un processus de clôture de fin de mois plus efficace, précis et sans stress.

L'automatisation du processus de clôture de fin de mois peut apporter des avantages importants à toute organisation. Le respect des étapes et des meilleures pratiques décrites ci-dessus peut garantir une transition en douceur vers un processus automatisé, ce qui se traduira par une efficacité et une précision accrues et des économies de coûts globales.

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