Optimisation de l'efficacité de la préparation des états financiers grâce à l'automatisation

Un sondage réalisé par la plateforme d'évaluation technologique Capterra révèle que 72 % des entreprises prévoient de dépenser plus en logiciels en 2024 qu'en 2023.

Les entreprises qui automatisent leurs processus de préparation des états financiers bénéficient souvent d'une précision accrue, de données en temps quasi réel et d'une efficacité accrue.

Réalité : Les entreprises qui automatisent une partie de leur processus de préparation des états financiers réduisent leurs délais de clôture de 33 % ou plus.

Si vous vous demandez comment optimiser l'efficacité de la préparation des états financiers grâce à l'automatisation, cet article révèle :

• Le besoin d'automatisation
• Les rapports financiers que vous pouvez automatiser
• Les avantages de l'automatisation de la préparation des états financiers

Qu'est-ce que l'automatisation des rapports financiers ?

Automatisation de l'information financière utilise la technologie pour automatiser les tâches liées à la préparation et à l'analyse des rapports financiers.

L'automatisation des rapports financiers a pour objectif d'améliorer l'efficacité et la précision en réduisant le nombre de tâches répétitives et manuelles.

Pourquoi l'automatisation de la préparation des états financiers est-elle nécessaire ?

Nous en reparlerons plus tard, mais la nécessité d'automatiser la présentation des états financiers consiste à gagner du temps et à consacrer du temps à d'autres activités stratégiques plus significatives.

Par exemple, une entreprise de technologie d'épicerie Instacart est passé de l'utilisation des listes de contrôle de Google Sheet pour la fermeture de fin de mois à un système automatisé fournissant une piste d'audit complète des modifications. C'est quelque chose que Google Sheets n'a pas pu faire efficacement.

L'automatisation a réduit le risque que l'évolution des chiffres d'affaires d'Instacart ne soit pas répercutée sur un compte de résultat consolidé.

Grâce à l'automatisation, les responsables n'ont plus à consulter plusieurs versions des soldes de vérification consolidées.

En quoi l'automatisation diffère-t-elle des méthodes traditionnelles d'information financière ?

Les méthodes traditionnelles de préparation et de reporting des états financiers impliquent le suivi manuel des dépenses, la saisie et la vérification des données financières, ainsi que la génération et l'analyse des états financiers.

L'utilisation de la méthode d'information financière traditionnelle signifie que le personnel de la comptabilité passe le plus clair de son temps à saisir manuellement des données dans des logiciels ou des feuilles de calcul, avec peu de possibilités de fournir des données en temps réel.

La méthode traditionnelle comporte également une grande quantité de documentation papier à utiliser comme piste d'audit.

D'un autre côté, dans les rapports financiers automatisés, de nombreuses tâches manuelles sont laissées à la charge du logiciel.

Les relevés bancaires peuvent être automatiquement comparés au registre de caisse, seules les exceptions étant examinées par le personnel.

Quelles fonctions d'information financière pouvez-vous automatiser ?

De l'analyse des états financiers aux rapprochements bancaires, la gamme de fonctions que vous pouvez automatiser est variée.

Prenons les exemples suivants :

Analyse des états financiers

Bien qu'une préparation précise des états financiers soit importante, l'essentiel réside souvent dans l'analyse des états financiers. L'analyse des états financiers vous permet de trouver des informations cruciales sur les principaux marqueurs financiers, d'évaluer les tendances et de comparer les indicateurs de l'entreprise aux moyennes du secteur.

Dans les systèmes financiers automatisés, le logiciel de comptabilité génère automatiquement des ratios clés et les compare aux périodes précédentes, mettant en évidence les changements notables en fonction des critères que vous avez choisis.

Rapports sur les états financiers

Un logiciel de comptabilité automatisé peut aider à générer divers rapports financiers, qu'ils soient mensuels, trimestriels, annuels ou même sur un coup de tête.

Si vous exercez vos activités sur plusieurs sites ou si vous vendez plusieurs produits, le logiciel peut désagréger votre rapport, vous donnant ainsi une idée plus claire des performances de chaque segment. Cela peut grandement contribuer à améliorer rapports de gestion.

Voici des exemples de rapports financiers qui peuvent être générés par un logiciel de comptabilité automatisé :

• Bilan
• Compte de résultat
• Tableau des flux de trésorerie
• État des variations des capitaux propres

Réconciliations

Un logiciel de comptabilité automatisé peut effectuer à la fois des rapprochements bancaires et des rapprochements intersociétés.

Pour les rapprochements bancaires, le logiciel de comptabilité fait automatiquement correspondre les entrées correspondantes (entre la banque et le registre de caisse), supprime les transactions en double et identifie les transactions en cours.

L'activité intersociétés peut être automatiquement conciliée avec les différences signalées dans un rapport d'exception.

Gestion fiscale

L'automatisation du calcul et de la déclaration des impôts garantit la conformité de l'entreprise. Et le logiciel d'automatisation se met automatiquement à jour avec les dernières lois et taux fiscaux.

Planification financière

Les fonctions telles que la budgétisation et les prévisions financières sont mieux exécutées par un logiciel de comptabilité automatisé qui peut extraire des données historiques pour établir des projections futures raisonnables.

En utilisant des données historiques, les logiciels automatisés peuvent effectuer une analyse des écarts afin de mettre en évidence les écarts importants par rapport aux prévisions.

De plus, certains logiciels de comptabilité peuvent exécuter des fonctions de modélisation de scénarios, y compris des analyses hypothétiques.

Fonctions de paie

Grâce à des processus comptables automatisés, vous pouvez calculer automatiquement les salaires et les déductions des employés, y compris les primes et les heures supplémentaires.

Processus de paiement

Les entreprises qui utilisent des systèmes financiers automatisés peuvent suivre les factures par statut (qu'elles soient payées ou échues), valider les factures par rapport aux bons de commande et planifier les paiements aux fournisseurs.

Quels sont les avantages de l'automatisation des rapports financiers ?

Selon un rapport Comme le souligne Bloomberg, 96 % des comptables interrogés considèrent que l'automatisation est importante pour l'avenir de la profession comptable.

Alors pourquoi les comptables sont-ils optimistes à l'égard de l'automatisation ?

La réponse réside dans les avantages de l'automatisation.

L'automatisation permet de gagner du temps

Comme nous l'avons mentionné précédemment, l'automatisation des tâches manuelles permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur des missions stratégiques importantes qui nécessitent du jugement humain ou de la créativité.

L'automatisation améliore l'efficacité

Outre le gain de temps et le gain de temps, l'automatisation peut améliorer l'efficacité. Nous parlons de processus et de flux de travail plus rapides au lieu de processus manuels longs et fastidieux.

Quand basé à Berlin Obtenez votre guide a automatisé une grande partie de son processus de clôture, passant d'une période de près de 20 jours à 7 jours.

L'automatisation permet d'améliorer la productivité

Cela devrait être évident. L'amélioration de l'efficacité entraîne souvent une hausse de la productivité.

Selon un récent étude, 70 % des entreprises qui ont automatisé au moins un quart de leurs fonctions comptables déclarent un retour sur investissement (ROI) modéré ou substantiel.

L'automatisation améliore la précision des données

Les comptables sont des êtres humains. Ils sont fatigués. Ils ont mal interprété les chiffres. Ils font des fautes de frappe.

Parce que l'automatisation réduit ou élimine l'implication humaine, elle garantit souvent des données plus précises.

Bien entendu, un humain est toujours nécessaire pour vérifier la précision de la sortie du système.

L'automatisation améliore la récupération des données

Les journaux physiques sont imprimés et classés dans des salles de stockage dans des systèmes non automatisés.

Ces salles de stockage se remplissent rapidement de tas de dossiers. La recherche d'une entrée de journal ou d'un rapprochement pour trouver des pièces justificatives reflète généralement une expédition de chasse.

Cependant, dans les systèmes automatisés, vous pouvez récupérer n'importe quelle entrée de journal en quelques secondes. Et la piste d'audit est également jointe et rapidement récupérée.

L'automatisation améliore la sécurité des données

Les entreprises doivent souvent conserver des registres financiers pendant plusieurs années, selon qu'elles sont privées ou publiques.

Cela s'accompagne souvent d'un défi. Dans les systèmes manuels, les factures et les journaux peuvent être perdus ou effacés.

Cependant, les copies numériques des documents peuvent être récupérées instantanément dans les systèmes de rapports comptables automatisés.

Comment sélectionner le meilleur outil pour automatiser les rapports financiers

Pour choisir le meilleur logiciel d'automatisation, vous devez évaluer soigneusement les besoins, les ressources et les objectifs de votre entreprise.

En supposant que vous respectez votre budget, voici comment sélectionner le meilleur outil pour automatiser les rapports comptables.

• Intégration des données : Le logiciel d'automatisation comptable que vous choisissez doit collecter et intégrer des données provenant de plusieurs sources, que ce soit Slack, Teams, Excel, l'ERP ou le CRM.
• Transparence: Le logiciel doit fournir des tableaux de bord faciles d'accès pour vérifier l'état de tous les flux de travail afin de vous assurer que vous êtes toujours prêt pour les audits.
• Rapports de qualité: L'outil que vous choisissez doit vous aider à obtenir une vue d'ensemble de toutes les entités sur une seule page ou à accéder à des données de performance granulaires et à des analyses plus approfondies. Les rapports doivent être personnalisables et fournis en temps réel.
• Sécurité : Pour garantir la sécurité, votre outil d'automatisation doit comporter des fonctionnalités telles que l'authentification à deux facteurs, le cryptage des données et des sauvegardes régulières.
• Évolutivité: L'outil que vous choisissez doit être en mesure de répondre aux exigences accrues de votre entreprise et à ses besoins en constante évolution.
• Assistance à la clientèle : Vous ne voulez pas avoir affaire à une entreprise connue pour son service client médiocre. Par mesure de sécurité, lisez toujours les avis des entreprises.

Comment FloQast peut-il contribuer à la mise en œuvre de l'automatisation des rapports financiers ?

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